Cómo Optimizar la Prevención de Desastres en la Empresa

La Prevención de desastres es responsabilidad de todos en cualquier sociedad, de los entes gubernamentales o públicos, los privados y la sociedad civil. Por lo que, entre los órganos privados se cuentan las empresas, las cuales juegan un papel importante en esta materia. Por supuesto, si desean garantizar su continuidad en el tiempo. Al igual que la integridad de sus trabajadores, instalaciones, equipos, y su activo intangible importante, la información.

Por consiguiente, la prevención de desastres es una responsabilidad compartida por todas las instituciones que practiquen la responsabilidad social. De hecho, representa una significativa oportunidad que tienen todos, para acercarse a las personas que han sido afectadas por desastres. Vale decir, sismos, huracanes, inundaciones, incendios, los cuales han cambiado la vida de más de 1.500 millones de personas.

Son varias las empresas y corporaciones que dedican recursos a programas de prevención de desastres, para reducir los riesgos y la posterior recuperación. Se trata de instituciones que han trabajado por años en diferentes zonas de desastres en el mundo. Especialmente, en aquellas en las que el índice de marginalidad eleva el riesgo de fatales consecuencias en caso de ocurrir desastres naturales.

Básicamente, su objetivo consiste en instrumentar acciones coordinadas para fortalecer capacidades en reducción de riesgos de desastres. Además, buscan promover una cultura de prevención mediante talleres de capacitación y acompañamiento para crear estrategias de reducción de riesgos. De esta manera, pueden dar continuidad a todas las actividades que se ejecutan.

¿Qué puede hacer la empresa en materia de prevención de desastres?

No importa que tan grande o pequeña sea la organización ya que cualquier persona o institución puede verse afectada por algún fenómeno de la naturaleza. Esto es, tsunamis, sismos, huracanes, terremotos, inundaciones e incendios. Evidentemente, entre tantas cosas a las que se enfrentan las empresas, están las catástrofes naturales, que ocurren inesperadamente.

Por consiguiente, los planes para prevenir o atender contingencias y reconstruir, deben estar diseñados a la medida de cada una de ellas. Por tanto, es importante que cada negocio, sin importar tamaño o número de empleados, cuente con un plan para emergencias.

Por ejemplo, para la prevención de desastres en la empresa o negocio, en el caso de terremotos o sismos, se sugiere lo siguiente:

1. En materia de prevención.

1. Identificar todos los posibles riesgos a los que se enfrenta la empresa según el tipo de actividad que realiza. También, debe considerar la zona geográfica donde opera, los riesgos ambientales y otros. Una vez determinados los riesgos, sean naturales, operacionales o tecnológicos, deberá crearse una estrategia para la prevención de desastres y mitigar sus consecuencias. Indudablemente, los riesgos en las empresas, varían de una a otra. Por lo tanto, cada empresario debe estar consciente de los inherentes a su negocio para evitarlos o enfrentarlos.
2. Revisar las opciones que ofrecen las aseguradoras para proteger el patrimonio empresarial, debiendo reunirse con varios promotores para tomar la decisión. Especialmente, debe verificarse que la póliza a contratar cubra todos los riesgos posibles que se hayan analizado.
3. Desarrollar el plan de prevención de desastres, debiendo incluir medidas de seguridad del inmueble con la señalética respectiva. Igualmente, establecer medidas de seguridad para los trabajadores, destacando el uso de los elementos de protección personal (EPP). Por ejemplo, botas, cascos, guantes, máscaras, mascarillas. También, establecer los insumos para la seguridad, programar simulacros y cursos de formación para el personal. Por último, deben agendarse revisiones periódicas de la estructura del inmueble.

Es importante involucrar a todos los miembros de la empresa, designando los responsables de movilizar al personal ante situaciones de emergencia. De hecho, el objetivo es establecer un plan de acción indicando los roles asignados y qué hacer frente a la contingencia.

4. Resguardar y proteger la información, es decir, respaldar una copia de los registros y actividades del negocio en otro lugar. Por tanto, puede ser en otro espacio físico, en la nube, o en la intranet de la empresa. De esta manera, se evitará que los mismos sean destruidos en ocasión de catástrofes.
5. Asegurar periódicamente, la disponibilidad de los insumos y elementos básicos de emergencia, en el lugar adecuado y en cantidades suficientes. Por lo que se recomienda efectuar verificaciones, al menos, una vez al mes. Al respecto se citan los siguientes ejemplos:

• Que los extintores estén llenos y funcionando. Verificar su vigencia y que hayan sido inspeccionados por expertos que los certifiquen para su uso.
• Comprobar que las rampas de acceso y otros lugares de accesibilidad para personas con movilidad reducida, no estén obstruidas y funcionen correctamente.
• Verificar que las salidas de emergencia estén libres y sin obstrucciones.
• Garantizar la disponibilidad de botiquines o mochilas de suministros de emergencia en los sitios adecuados y en suficiente cantidad.
• Asegurar que en cada área o departamento existan botones de activación de alarma o silbatos de emergencia.
• Crear y mantener capacitadas las brigadas de emergencia, conformadas por trabajadores en cada área o departamento.

6. Establecer rutinas para realizar simulacros, con el objeto de asegurarse que cada empleado sepa qué hará ante una emergencia. Primeramente, se recomienda que todos los colaboradores o empleados participen en los simulacros de forma activa. Evidentemente, el conocimiento alcanzado por cada miembro mejora y agiliza el plan de evacuación que haya sido establecido.

2. Acciones durante el desastre.

A pesar de recomendar invertir en los planes de prevención, muchas empresas asumen el peligro enfocándose en cómo van a reaccionar. Por su parte, la empresa que cuenta con un plan de contingencia debe cumplir cada paso que diseñó para atender la emergencia. Por ejemplo, en caso de fuerte sismo o terremoto, la primera reacción consistiría en comenzar el protocolo para evacuar por la ruta originalmente fijada.

Igualmente, asegurar la concentración de todos los trabajadores en el punto de reunión acordado en dicho plan.

Sugerencias mientras ocurre el desastre:

• Evitar que el personal entre en pánico, debiendo seguir todas instrucciones de la persona designada para los casos de emergencia.
• Procurar aplicar lo aprendido en los simulacros.
• Vigilar por el bienestar del personal en el momento del suceso. Primeramente, el objetivo es salvaguardar la vida de todos.
• Establecer una comunicación estrecha con todos los trabajadores, así podrá saber en qué lugar se encuentran y si están a salvo.

3. Acciones después del desastre.

El principal objetivo de cualquier plan de prevención de desastres es evitar la pérdida de vidas humanas. Igualmente, se procura que la catástrofe no provoque el cierre de las operaciones de la empresa. Por lo tanto, es relevante que se establezca también la ruta que ha de seguirse una vez ocurrido el siniestro.

Por otro lado, debe designarse previamente, uno o más voceros que se encarguen de comunicarse con la familia de los trabajadores y con la prensa. En particular, esta persona debe informar acerca del estado en que se encuentran y si han sufrido pérdidas materiales o humanas. Además, comunicar para cuándo será posible que la empresa reanude sus operaciones. Adicionalmente, ese vocero será responsable de establecer y determinar si la situación amerita activar algún plan de continuidad del negocio, identificando los procesos críticos.

En materia de prevención de desastres, para atenuar los impactos en tecnología de información (TI), se plantean 10 exhortaciones. De tal forma, que su observancia hará que las empresas se sientan más seguras. Así tenemos:

1. Conocer los sistemas y procedimientos más importantes de cada negocio que deben funcionar en los casos de desastres.
2. Desplegar un plan para recuperar los datos y probarlo al menos dos veces al año para determinar e identificar los requerimientos necesarios.
3. Establecer un plan de acción para restaurar los sistemas indispensables a partir de la copia de seguridad frente a un desastre.
4. Ejecutar continuamente los acuerdos de acción con los responsables de sistemas con el fin de garantizar la recuperación de datos. Por ejemplo, reuniones de trabajo con el objetivo de destacar y reforzar las acciones de cada miembro o colaborador.
5. Utilizar las mejores prácticas en los términos de las estrategias de TI. Sin importar la tecnología que use la empresa, debe aplicar las mejores prácticas. Básicamente, para que, ante cualquier desastre, los sistemas estén optimizados con la capacidad de recuperar su funcionalidad a la mayor brevedad.
6. Instaurar manuales de procedimientos de ejecución para todos los ambientes críticos, que indiquen instrucciones detalladas para restaurar los sistemas. De hecho, las instrucciones detalladas y claras permiten que alguien no tan experto en el sistema, realice su restauración. Esto, en el caso que los responsables de TI no puedan acudir al sitio para ejecuta tal acción.
7. Tomar en cuenta sistemas automatizados virtuales para eliminar las aplicaciones indispensables y así prevenir complicados procesos de recuperación.
8. Implementar una estrategia de acceso remoto para que el personal clave trabaje y controle el sistema desde fuera de la empresa.
9. Tener identificados a los terceros que puedan apoyar en el proceso de recuperación del sistema. En particular, ante la posible contingencia de no contar con la disponibilidad del equipo de trabajo de la empresa.
10. Realizar un benchmarking con proveedores y colegas para determinar las mejores prácticas aplicadas para la recuperación más rápida de sistemas.

Prevención de desastres y riesgos laborales

Son muchos los riesgos que pueden visualizarse en relación a los desastres naturales, en especial los laborales. De tal manera, que las empresas deben cumplir con ciertas obligaciones antes del desastre, durante y después.

1. Antes del desastre.

1. Identificar los peligros, evaluar y controlar los riegos.
2. Elaborar el plan de emergencia.
3. Capacitar y evaluar.
4. Establecer el reglamento interno de seguridad y salud en el trabajo.
5. Realizar Simulacros

2. Durante el desastre.

Mientras ocurre la catástrofe natural, la empresa deberá ejecutar el plan de contingencia que aplique según el tipo de emergencia. De esta forma, procurar cumplir con las siguientes acciones:

1. La suspensión inmediata de todas las actividades.
2. La activación de alarmas y luces de emergencia.
3. Guiar ordenadamente a todos los trabajadores por las rutas de evacuación o zonas seguras, previamente establecidas y señalizadas.
4. Efectuar la concentración de todo el personal en el punto o lugar acordado. Una vez reunidos, proceder con la identificación de los trabajadores ausentes y los heridos.
5. En todo momento deben portarse los equipos de emergencia y demás implementos de seguridad.
6. Brindar los primeros auxilios necesarios.
7. Establecer comunicación constante con las autoridades de defensa civil, policiales, bomberos y de administración local, acerca de los incidentes. Por lo que, se sugiere entregar planos de la empresa e informar sobre los ausentes y heridos.

3. Después del desastre.

1. Verificar, acompañados de especialistas en la materia, que las instalaciones estén aptas para reanudar las labores.
2. Determinar si la destrucción del establecimiento de trabajo fue parcial y si requiere de algún tiempo para su reconstrucción. En este caso, puede optar por otorgar vacaciones no disfrutadas o concederlas adelantadas. Caso contrario, si requiere de mayor tiempo para reconstruir, deberá solicitar ante las autoridades del trabajo, la suspensión de labores.
3. En el caso que la destrucción fuese total, puede evaluarse el cierre definitivo de la empresa por ser inviable su continuidad.

En cualquier caso, los directivos y gerentes de empresas están conscientes que la prevención de desastres es elemental como política. Por lo que, es muy importante anticipar las interrupciones de las operaciones, sean éstas planificadas o no. De hecho, esto marca la diferencia en el impacto económico que la catástrofe puede tener sobre la empresa. En particular, este puede ser por las oportunidades de negocio o por las pérdidas que directamente ocasiona la contingencia.