La productividad informática es un concepto vanguardista que hoy en día es parte de la cotidianidad de las organizaciones, y por ende, de las Pyme que quieren incursionar en este mundo.
Actualmente se desarrollan nuevos procesos tecnológicos, que se aplican para mejorar la productividad informática en la empresas, promoviendo así el desarrollo de la eficacia y eficiencia, términos con alta trayectoria en el campo laboral, y objetivo final de toda organización. Siendo la eficacia la capacidad de alcanzar las metas en el tiempo estipulado. Mientras que la eficiencia, es el logro de esas metas propuestas, a través del uso adecuado de los recursos, para generar altos niveles de productividad y calidad. Ambos garantizan la viabilidad de cualquier negocio.
Las Pyme, para ingresar y mantenerse en el mundo laboral, se adecuan rápidamente a la exigente dinámica que se requiere para ser eficientes y eficaces en todos los procesos. Para ello, entre otras actividades, una de las más trascendentales es la implementación de estrategias que aumentan y mejoran la productividad informática, y mantenerse así estables en el tiempo.
Herramientas para mejorar la productividad informática:
- En la nube (on site). Este servicio no puede faltar en una empresa en crecimiento. La utilización productiva de este espacio será factor clave para la evolución del negocio. La distancia que marca hoy día la tendencia en los nuevos emprendimientos, no es una limitante. Ahora se cuenta con un sitio confiable para intercambiar y conservar información en tiempo real entre muchos usuarios, logrando la participación de todos a la vez. Actualmente, es parte de la economía de gran escala.
- Copias y seguridad de datos. Las Pyme requieren resguardar información relevante, para ello, un buen recurso es utilizar servicios de almacenamiento virtual o soluciones disponibles en algunos motores.
- La estandarización de los hardwares y softwares. A fin de conseguir altos niveles de eficiencia y calidad, es preciso mantener actualizados todos los recursos informáticos, tanto tangibles como intangibles, al igual que el talento humano que lo opera, siempre entrenado y capacitado. Capaz de llevar a la práctica los conocimientos teóricos y adaptarlos a los continuos cambios del auge informático.
- La nueva economía de gran escala. Este herramienta contribuye especialmente con el mantenimiento de la estabilidad del negocio, mejorando su productividad informática. Siempre dirigiendo y consolidando su objetivo, que son los usuarios, para recoger la información de distintas empresas e integrarlas para un mejor desempeño, utilizando la nube como medio virtual de información.
- Co-sourcing. Incluir la descentralización de los departamentos en algunas de sus gestiones tecnológicas, es parte de la productividad informática. Para ello, es importante considerar a proveedores de servicios, de trayectoria comprobada y reconocida solvencia y transparencia, para ser parte de la administración a nivel tecnológico. Otra alternativa para las Pyme es el servicio informático de alquiler que ofrecen desarrolladores tecnológicos, los cuales permiten contar con una variedad de licencias para el hardware o el software, que se requieren para mejorar las experiencias laborales, haciéndolas más efectivas y placenteras, todo por una módica suma mensual.
- Project management office o PMO. Esta herramienta útil supervisa la calidad de los proyectos que se tienen planficados, otorgando elementos claves para definir cada paso a seguir.
- Las TIC. Permiten comunicarse a distancia por vía electrónica. Permiten alinear proyectos con la empresa, determinando la unión con la organización.
- La innovación, Investigación y Desarrollo. Es una cualidad netamente necesaria para aumentar la productividad informática. Las TIC son los centinelas de estas metodologías y herramientas prácticas, fomentando en la organización, la constante búsqueda de la excelencia operativa, administrativa y logística.
- El Talento humano. Es el recurso vital para los proceso de gestión en la productividad informática. Es de suma importancia que se encuentre preparado y formado para asumir estos retos, que esté dispuesto, motivado, y que sea partícipe activo de estos nuevos cambios y propuestas, utilizando las herramientas para alcanzar los más altos niveles calidad.
- Manejo avanzado de paquetes de programas de oficina, aplicaciones ofimáticas, que mejoran la relación que se tiene con las nuevas tecnologías de productividad informática. Importante recurso para los profesionales y para los que quieren emprender nuevos caminos comerciales. Los programas se pueden encontrar en cualquier motor de búsqueda, y se consideran las herramientas básicas por excelencia de toda empresa. Bien sean gratuitos u optando por un paquete de servicios a costo módico.
- Los procesadores de texto y hojas de cálculo, programas que son utilizados como herramienta práctica para la elaboración de informes basados en indicadores de gestión.
- Programas de diseño, herramienta de edición para vídeos o gráficos, de fácil manejo y útiles para realizar presentaciones y/o Marketing digital o Multimedia, alcanzando así la calidad y eficiencia que se busca.
Otros recursos para elevar la productividad informática
- Aplicaciones de almacenamiento: Servicio de almacenamiento de datos virtual y en línea. Como el drive. Herramienta útil que comparte archivos de hasta 15 Gb totalmente gratis, el cual es proporcionado por uno de los motores de búsqueda más conocidos en la red. Es cuestión de indagar y definir cuál se ajusta a las necesidades del emprendimiento.
- Calendarios virtuales. Excelente recurso para pequeños emprendedores que será de aporte para la planificación estratégica de trabajos en equipo.
- Micro organizadores. Herramienta que es utilizada para organizar archivos, planificaciones o tareas tanto a nivel individual o grupal.
Metodologías para mejorar la productividad informática
El propósito de la productividad informática, es proporcionar elementos fundamentales a nivel tecnológico para el fortalecimiento de cada emprendimiento. Los encargados del área tecnológica deben hacer un análisis operativo, trazar los objetivos y seleccionar el modelo IT (Tecnología de la Información) y determinar cuáles serán los aportes que le otorgará a la empresa, para posteriormente definir los planes estratégicos que serán de valor tecnológico.
Sin embargo, todo no termina con la implementación de estas herramientas para la mejora de la productividad informática en las Pyme. Gran parte de este proceso tendrá un éxito sostenido, si el talento humano es formado y capacitado para ello. La transición de los medios tradicionales a los innovadores, es fundamental para la eficiencia de las empresas.
Los cambios positivos que está generando la productividad informática en el desarrollo de las Pyme, cada vez se hacen más evidentes, requiriendo la modernización que apunte a una gestión confiable, oportuna y económica.
Las Pyme y los emprendedores que apuestan por su éxito deben adaptarse a los distintos cambios que se generan en el entorno organizacional y aprovechar los beneficios que proporciona la productividad informática. Sin dejar de tomar en cuenta la inversión en el talento humano y su capacitación continua. La combinación de estos elementos determinará el éxito del negocio.
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