Un líder organizado es aquel que planifica el desarrollo de las actividades diarias de los proyectos, monitorea las tareas y da respuestas oportunas. Una forma de organizar las labores y dar cumplimiento a las metas es mediante el uso de una bitácora del gerente.
La palabra bitácora proviene etimológicamente de vocablo francés bitacle. Este término se empleaba en el ámbito de la navegación, para referirse a un cajón de madera ubicado en los barcos.
Seguidamente, dentro de esta caja se guardaba un cuaderno que servía, para registrar el acontecer durante la navegación. Con el tiempo, el cuaderno que era guardado en la caja comienza a llamarse bitácora.
A las bitácoras se les conocen como diarios y en diferentes ámbitos de la vida cotidiana, han sido empleados para registrar actividades cronológicamente.
En los negocios la bitácora del gerente, es una herramienta para llevar a cabo la planificación estratégica de la organización. Hace algunos años, las actividades de la bitácora se escribían a mano en un cuaderno.
Además, la información se estructuraba en orden cronológico, en forma de diálogo, registrando la fecha y hora de la actividad. Los datos de la bitácora del gerente nunca se modificaban o borraban, al ocurrir un error se colocaba una fe de errata.
Con la revolución empresarial 4.0 y la tecnología en avance, las organizaciones deben agilizar las tareas, hacerlas equilibradas, flexibles y estables. Además, los mercados más difíciles y cambiantes exigen innovar, disminuir costos en pruebas y rápidamente adaptarse a los cambios.
Por lo tanto, es indispensable que en actividades corporativas fundamentales para el desarrollo productivo de la empresa como:
- La planificación estratégica.
- Asignación de tareas.
- El seguimiento de los proyectos.
- La presentación de resultados.
Se evite que sean registradas y controladas en un cuaderno físico o en documentos de procesadores de texto empleados como bitácora del gerente Esto ocasiona pérdida de información, repetición de actividades, confusión en las tareas, retraso en las labores, entre otras.
Por lo tanto, para que un proyecto sea exitoso, es preciso planificarlo cuidadosamente. Asimismo, las empresas deben actualizarse tecnológicamente, para que la planificación de actividades y el trabajo del equipo sean fructíferos y se cumplan las metas.
Giro tecnológico a la bitácora del gerente
Con el desarrollo de software como soluciones empresariales, muchas organizaciones tienen la tecnología a disposición para facilitar su trabajo. De esta forma cuentan con sistemas que les permiten dar un giro tecnológico a la bitácora del gerente. Por citar como por ejemplos:
- Programas administrativos Cloud.
- Sistemas de chat en directo.
- Software para conferencias y reuniones en línea.
- Aplicaciones para gestión de proyectos.
Las aplicaciones para gestión de proyectos representan la solución más eficiente, para que la bitácora del gerente se automatice. La mayoría de los softwares comerciales, ofrecen muchas ventajas y beneficios escalables a las organizaciones, a continuación se detallan algunas:
- Entorno gráfico agradable: Estos programas por su diseño gráfico, facilitan la interacción del usuario con la aplicación.
- Idioma: En estos momentos la mayoría del software está desarrollado en español, para facilitar a la gran cantidad de hispanoparlantes su utilización.
- Eficacia y Rapidez: El uso de menús e iconos permite rápido acceso a todas las secciones de los programas. Además permiten organizar períodos, tareas, reuniones de proyectos. Incluso con alarmas, así al finalizarlos el líder del proyecto, es notificado con un mensaje.
- Eficiencia en la delegación de actividades: Con la automatización de la bitácora del gerente las tareas se asignan y organizan de acuerdo con la prioridad de las mismas. Además, se programan indicando cuando inician, fecha de entrega, persona responsable del trabajo, instrucciones de la asignación y cuáles recursos deben emplearse.
Todo esto permite, establecer cuando pueden iniciarse otros proyectos y los sistemas contribuyen a que, la planificación sea más precisa.
- Constante seguimiento del proceso: Una ventaja de automatizar la bitácora o diario del gerente es que estos sistemas hacen seguimiento del avance de los proyectos. Asimismo, mediante gráficos se puede evidenciar el progreso de las actividades, la rentabilidad de las mismas y si fuese necesario adaptar la planificación a nuevos requerimientos.
- Diagrama de Gantt: Ésta importante herramienta gráfica que se emplea en el área administrativa, se incorpora en varias bitácoras del gerente. De manera sencilla se puede visualizar las tareas planificadas en un período de tiempo, para efectuar el control y seguimiento de las mismas.
Inclusive si el plan de trabajo y fechas se modifican, efectuar el ajuste es muy sencillo para actualizar el proyecto. Además, el sistema informa de inmediato a todos los integrantes del equipo.
- Modalidad Web y Móvil: Las herramientas automatizadas para la gestión de proyectos, pueden utilizarse desde un computador en la oficina o mediante un Smartphone.
- Equipo colaborativo: Con la automatización de la bitácora del gerente, es fácil incorporar y cohesionar al equipo de trabajo en tareas colaborativas. Esto se logra creando un grupo, donde se incorporan mediante una sección de acceso, a los participantes del proyecto.
- Seguridad: La bitácora del gerente automatizado garantiza un espacio seguro para equipos y proyectos confidenciales. El administrador del sistema establece controles de seguridad, para que la información esté lo más resguardada posible.
- No más repetición de tareas: Ciertas actividades de un proyecto pasado, pueden ejecutarse en otro nuevo. No se necesita repetir tareas y perder tiempo, se pueden diseñar plantillas de procesos habituales, para ser utilizadas por los miembros del equipo.
- Información de tareas: Estos sistemas tienen dos maneras de informar la asignación de tareas. La primera, mediante el acceso como usuario al sistema y otra mediante notificaciones. Las cuales llegan al correo electrónico de los miembros del equipo.
- Integración con otros sistemas: La bitácora del gerente automatizada da el beneficio de integración con cualquier aplicación que se emplee en la organización. No existen problemas al conectar el proyecto con una suite de oficina, aplicaciones chat y herramientas para desarrollar software.
- Períodos de prueba gratis: La mayoría de estas aplicaciones sobre la gestión de proyectos ofrecen a los posibles clientes oportunidad de probar el sistema antes de comprarlo. Se puede descargar demostraciones gratis, para que las organizaciones interactúen con el producto, lo conozcan y escojan cual adquirir.
- Envío de archivos en diversos formatos: Con la bitácora del gerente automatizada pueden enviarse archivos en diversos formatos como imágenes, PDF, DOC, notas de voz, entre otros.
- Sin descarga de archivos: Para tener acceso a muchos de estos sistemas no se necesita descargar ningún archivo, para instalar en el computador. El empleado con su usuario y clave de acceso, entra al sistema con rapidez y seguridad.
Para finalizar, una forma de aumentar la productividad de la organización y expandirla es mediante la planificación estratégica de sus actividades. Esta estrategia permite conocer la situación de la empresa, disminuir la incertidumbre y efectuar acciones, para el logro de los objetivos.
Tomando en consideración la importancia de la planificación, no se pueden organizar los planes mediante procedimientos manuales, engorrosos, repetitivos y poco confiables. Por lo tanto, utilizar una bitácora del gerente automatizada permitirá a los líderes organizar tareas de acuerdo con las necesidades de la organización.
Además, cohesionar eficientemente al equipo de trabajo para el logro de las metas propuestas, permite la consolidación de un clima laboral favorable. A fin de que, la organización se posicione en la cima del éxito.
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