Cómo Crear y Gestionar un Email de Empresa Correctamente

 

Toda empresa, dueño de negocio y emprendedor tiene obligatoriamente que manejarse con un email de empresa. El correo electrónico es una herramienta indispensable de comunicación a nivel empresarial. Una buena gestión y procesamiento del correo es fundamental para el óptimo funcionamiento de cualquier negocio.

Un email de empresa, que incluya el nombre de la empresa y la dirección del sitio web, proyecta confianza, seguridad y seriedad ante los clientes y proveedores.

El correo empresarial ayuda a consolidar la imagen corporativa y hace que los mails sean identificados con mayor celeridad. Esto contribuye a reforzar el marketing referencial. Sin embargo, cuando se utilizan cuentas de correo electrónico gratuitas se está transmitiendo una imagen poco seria del negocio. Lo cual puede despertar cierta desconfianza entre clientes potenciales.

Claves que aportan al tener un email de empresa

  1. Gestión

Además de reforzar la identidad empresarial, un correo electrónico corporativo ofrece una gestión del correo electrónico más eficiente.

Con una cuenta de empresas se pueden crear grupos o listas de trabajo. De esta forma los empleados pueden comunicarse entre sí fácilmente. Los correos electrónicos de los clientes llegan a todos los responsables de cada departamento, siendo más fácil las respuestas.

Por otra parte, para realizar campañas de e-mail marketing es necesario contar con una cuenta de correo empresarial. Esta cuenta va asociada a un servidor desde el cual se envíen los correos informativos a los clientes.

  1. Seguridad

La seguridad es un aspecto fundamental a la hora gestionar un email de empresa. Los correos corporativos ofrecen mayores medidas de seguridad, firewalls, antivirus y filtros avanzados anti-spam, lo cual protegerá tanto la información confidencial como los dispositivos y equipos de posibles virus o ataques informáticos.

Además, los correos enviados desde este tipo de cuentas son más difíciles de ser clasificados como spam, aumentado la tasa de email recibidos correctamente.

  1. Auditoría y control

Los servicios para un email de empresa, cuenta con herramientas de registro (logs) de ingreso/salida de mensajes. De esta manera  es posible tener control de mensajes rechazados, devueltos o fallidos, información fundamental para empresas que realizan negocios vía E-mail.

Tipos de email corporativos

Existen diferentes tipos para el email de empresa que pueden utilizar en los envíos por correo electrónico. De acuerdo al objetivo de la campaña, se puede elegir entre correos de marketing, notificaciones o transaccionales. Conocer cada uno de ellos le permitirá mejorar sus envíos de e-mail marketing.

  • El e-mail marketing puede utilizarse con otros fines, además del principal, que es dar a conocer su empresa o captar nuevos clientes.

Las campañas de email, pueden también aprovecharse como un canal de comunicación más con los clientes. Se debe tener en cuenta la rapidez y eficiencia que caracteriza al correo electrónico.

Otra aspecto a tener en cuenta, son los tipos de e-mail que pueden utilizar. Estos se clasifican de acuerdo a los objetivos que tengan. Es así encontramos aquellos que se utilizan solamente para publicidad. También los correos que se envían en ocasiones especiales, cumpleaños, felicitaciones. Y hasta los que sirven para interactuar con el usuario después que éste haya realizado alguna transacción a través de la página. Por ejemplo la confirmación de una compra, o la emisión de un recibo de pago.

Conocer estos tipos diferentes de e-mails, permite implementar los que sean útiles, de acuerdo a los objetivos que se quieran cumplir. De esta forma, podrá introducir nuevas herramientas en los correos que emite. Encontrará así alternativas que pueden ayudar a mejorar el contacto con los usuarios.

  • Email de notificación

Para enviar este tipo de correo, se debe haber establecido un contacto más directo con el usuario. Esto le permitirá conocer datos, como fechas de nacimiento o las transacciones que ha realizado en la página.

La información puede utilizarse para el envío de correos al usuario en fechas especiales. Así mismo  para felicitarlo por su compra o adquisición o bien para conocer su opinión acerca de la experiencia en el sitio web. A través del email de empresa se busca entablar una relación más personal con el usuario. Generando confianza y que el usuario pueda sentir que es importante para la empresa y que su opinión es valorada.

  • Email transaccional

Se trata de los correos que se envían posteriormente a alguna acción realizada por el usuario. Por ejemplo, un email de bienvenida luego de la suscripción al sitio web, o bien un correo para confirmar una compra o el envío de un producto.

Lo que debe tenerse en cuenta en este tipo de correos, es que deben ser enviados de manera rápida, para lograr que el usuario continúe con el proceso de suscripción o el de compra. Los e-mails transaccionales tienen como objetivo final la fidelización del cliente.

Si inmediatamente después de que éste se haya suscrito, por ejemplo a un newsletter, se le envía un e-mail de bienvenida. El usuario sentirá que no sólo es un número, sino que se valora su inclusión a la base de datos. Son muy importantes en el caso que se trata del seguimiento de una compra, o para la confirmación de pagos recibidos. Ya que el usuario sentirá seguridad al momento de hacer futuras transacciones en el sitio web de su empresa.

Tres Servicios de correo electrónico para la empresa

Hay que destacar que existen muchos servicios de correo electrónico para las pequeñas empresas. Pero todo depende del uso que se le dé. Si se envía sólo unos pocos correos electrónicos, probablemente se  pueda hacer con cualquier servicio regular de correo electrónico.

Pero, si ese email de empresa tiene una lista grande, seguramente necesitará que los mensajes de correo electrónico se vean correctamente. También si se quiere realizar un seguimiento exhaustivo a este proceso, será necesario el uso externo de un proveedor que ofrezca  muchas más ventajas.

El correo electrónico es una parte imprescindible del sistema de comercialización de una  pequeña empresa. Los proveedores de servicios de correo electrónico existen en variadas formas y tamaños. Y aparte del precio, cada uno tiene ventajas diferentes.  

Hay dos de estos servicios que rápidamente se pueden conocer. Los candidatos más obvios son Gmail, y ZohoMail, que existen desde hace años.

Ahora se consideran tres servicios de correo electrónico para el propietario de una pequeña empresa.

  • Gmail: Gmail pone la publicidad contextual junto a los mensajes de correo electrónico que se leen. Allí se Dispone de almacenamiento en línea gratuito prácticamente ilimitado que permite recoger todos los mensajes. Tiene una interfaz simple pero bastante inteligente la cual permite encontrarlos con precisión y verlos en su contexto y sin prácticamente esfuerzo.

Existen versiones de pago para empresas que se deben revisar de acuerdo a las necesidades.

  • ZohoMail: Tiene menor costo que Gmail aunque dispone de un menor número de gigabytes de almacenamiento. Algunos de los servicios Zoho que Google no tiene, han de integrarse con Gmail. Comparte muchas características del anterior, ZohoMail es una opción de correo electrónico construido específicamente para las empresas.

Dispone de más de treinta servicios diferentes. Es importante destacar que supera a Gmail y Outlook con sus herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM), un servicio de factura, wiki y muchos más aplicaciones web. Todo ello integrado con una cuenta de Zoho.

  • Shortmail: Un servicio que se centra en una comunicación fácil, rápida y eficaz con un correo electrónico limitado a 500 caracteres por mensaje. Se pueden reenviar mensajes de correo electrónico más largos. Además Shortmail ofrece herramientas sencillas pero eficaces para organizar y buscar el correo. Hace poco fue refinado y cumple bastante bien su cometido.

¿Cómo utilizar el email de empresa para hacer negocios?

Existe una lista de los principales problemas que se observan  en las comunicaciones de algunos emails de empresas. Muchos usuarios noveles de Internet deben mejorar y controlar esos detalles si quieren hacer negocios por medio del email.

·La Firma es util

Casi todos los programas permiten que se genere uno o más archivos con la  “firma”.
Generalmente es un archivo de texto en el que puede colocar un nombre, dirección, teléfonos, sitio Web u otras direcciones de email.

Como el programa la coloca automáticamente al final cada vez que se remite un email, no debería estar reiterando los datos. Además, en los programas que permiten contar con varias “firmas” podrá utilizar la que más  convenga según el destinatario al que se dirige el mensaje.

Recuerde que tener la firma y los datos de contacto ayudará a resolver muchas situaciones debido a que allí se deja decir: aquí estoy si necesita algo.

No replique el texto inútilmente

En muchas respuestas resulta práctico reiterar el texto que nos enviaron originalmente para facilitar al interlocutor mantener el “hilo” de la conversación.

Pero en otros casos es totalmente inútil. El hecho de hacer “REPLY” a todo el texto que nos enviaron es particularmente incómodo para quién recibe el mensaje. Por eso, tome en cuenta siempre la comodidad de quien lo estará leyendo.

Cuidado con las Cuentas Gratis

Sin duda el hecho de contar con los servidores de emails gratuitos y accesibles por la web es muy rentable y positivo. Se pueden crear diferentes cuentas, para diferentes usos, y si el acceso a Internet se hace desde el trabajo o la Universidad, se mantiene independencia en las comunicaciones.

Cuando se pretende hacer negocios en Internet, se debe tener presente que la dirección de email es el equivalente a una tarjeta de presentación, por lo que ese email de empresa, debe ser totalmente corporativo.  

Para el que recién empieza a navegar y desea pedir información desde cuentas gratuitas, rápidamente está dando una pauta de que es una empresa improvisada o que busca el anonimato.

El cuidado que se debe tener es no ser tildado de estafador, spam o bien falto de seriedad. Ya que no tener un email de empresa para hacer negocios cuenta al momento de cualquier decisión. Es difícil confiar en alguien que haga negocios desde cuentas de correo no corporativas.

Cuidar la ortografía

En esta parte es donde puede caer o proseguir un negocio. Una empresa puede tener el correo corporativo y cuidar detalles dentro del proceso. Salvo por los acentos y hasta las “eñes” que pueden ser difíciles de lograr en algunos equipos, se debe tener cuidado con la ortografía para los mensajes de negocios.

Existen mensajes que no se leerán – dependiendo del lector – debido a que traen errores ortográficos importantes.

Todos estos factores son dignos de tener en cuenta por cuanto agregar o restan valor a un proceso comunicacional esencial en estos tiempos. 

Si la intención es contactar más clientes, proyectar su marca o servicio, o bien manejarse de mejor manera a través del correo electrónico, lo primero es generar un email de empresa. Una vez definido este email de acuerdo a la necesidad, tendrá que entender que ese email es la presentación, por ende debe ser trabajado, seleccionado y sobre todo hacer buen  uso de los elementos que exige tener un email corporativo.