5 Pasos para Realizar una Agenda Estratégica de Reclutamiento

Agenda Estratégica de Reclutamiento, Pilar de las Organizaciones.

La agenda estratégica de reclutamiento, es la programación de las actividades relacionadas con la captación de candidatos, quienes cumplirán funciones vitales en la empresa solicitante.

Se considera reclutamiento el proceso previo a la selección de talento humano. Sin embargo, cuenta con diversos pasos estratégicos que serán determinantes para lograr su objetivo final. El cual es contar con la persona adecuada para cumplir con alguna función específica. No obstante, no estará demás agendar estos pasos para no correr el riesgo de obviar alguno.

El reclutamiento es uno de los procesos medulares que depende de los encargados de la gestión humana de las empresas. Su importancia ha perdurado en el tiempo. Debido a la influencia directa que tiene sobre el cumplimiento de las metas organizacionales. Específicamente, porque es la herramienta para atraer a los candidatos que formarán parte del activo principal de las empresas, el recurso humano.

No obstante, existen dos tipos de reclutamiento de personal, que se aplican según las necesidades, estilos o proyecciones de las empresas. El Reclutamiento Interno y el Reclutamiento Externo.

El reclutamiento interno, hace referencia a la búsqueda del perfil que cubrirá determinada vacante dentro de la organización. De esta manera, se le otorga oportunidad aquellos que han hecho carrera dentro de la empresa. Es una opción, que no sólo  genera oportunidades a todo aquel que aspira crecer profesionalmente. Sino es una posibilidad para que la empresa ahorre costos en selección y capacitación de nuevos ingresos.

Por otro lado, el reclutamiento externo, consiste en la búsqueda de potencial humano en el mercado laboral. A través de ofertas y anuncios se intenta llegar a los perfiles con las competencias requeridas por el cargo a ocupar. En este caso, utilizar este tipo de reclutamiento dependerá de las necesidades de la empresa. Sin embargo, su principal ventaja es otorgarle innovación y refrescamiento a la empresa, con la llegada de nuevos talentos.

Aún así, para cubrir una plaza vacante se puede usar el reclutamiento interno, externo o una combinación ambos. En el caso del externo, se pueden usar las siguientes técnicas para llegar a la mayor cantidad de aspirantes posibles: Publicación de anuncios en la web o en cualquier medio publicitario. Utilización de los métodos de los Headhunters y del Reclutamiento 2.0 ó 3.0.

En cuanto al reclutamiento interno, los ascensos y promociones, con previas evaluaciones, son las técnicas más usadas para cubrir las vacantes dentro de las organizaciones.

En consecuencia, para conseguir el éxito de esta ardua y consecuente tarea, es recomendable establecer una agenda estratégica de reclutamiento. Cuyo propósito sea organizar las actividades y distribuirlas de tal manera que se desarrolle planificadamente y por prioridades. A continuación se menciona un ejemplo de cómo agendar las tareas de reclutamiento:

  1. Definir la plaza vacante. Ante de iniciar cualquier búsqueda de talento humano. Es necesario ubicar en primer lugar en la agenda estratégica de reclutamiento. La definición de la vacante, es decir, del cargo a ocupar. Por ende, es importane precisar si el cargo es nuevo, o está disponible por causa de despido, renuncia, fallecimiento o por alguna transferencia o promoción.
  2. Dar prioridad a las vacantes. En algunas empresas la rotación de personal es alta y esto implica continuos ingresos de empleados.  Por tal razón, es recomendable establecer en segundo lugar, en la agenda estratégica de reclutamiento, la cantidad de cargos solicitados, y establecer prioridades. Para así iniciar la búsqueda y distribuir la tarea en el equipo de trabajo, según sea el volumen.
  3. Revisar Descripción de cargos vs perfil solicitado. Al tener definido el cargo o los cargos solicitados. Es importante incluir, en tercer lugar, en la agenda estratégica de reclutamiento, la revisión de manera exhaustiva del perfil solicitado vs la descripción del cargo. Este análisis llevará a complementar la información y entender lo que se busca y para qué se requiere. Logrando así, obtener una radiografía de lo que se espera en un candidato.
  4. Análisis del puesto de trabajo. Por otro lado, en cuarto lugar, se ubicará en la agenda estratégica de reclutamiento, el análisis del puesto de trabajo. Con el propósito de definir cuán necesario y cuán clave es el cargo dentro de la organización en determinado momento.
  5. Decisión de tipo de reclutamiento. Posterior a esta revisión exhaustiva del cargo y su impacto dentro de la empresa. Se ubica en quinto lugar, la decisión del tipo de técnica que se ha de utilizar. Es decir, reclutamiento interno o externo.

De esta forma, se determina si el candidato idóneo para el cargo, está dentro o fuera de la organización. O si es necesario combinar su método de búsqueda, pasando a un tipo de reclutamiento mixto. En consecuencia, cualquiera que sea la decisión, en este punto se escogerán las técnicas de reclutamiento a emplear.

  1. Técnicas de reclutamiento. De este modo, al tener ya definido el tipo de reclutamiento a aplicar. Destacan entre ellas anuncios en los medios publicitarios o en web, utilización de portales de empleos, reclutamiento 2.0 y 3.0, que implica la utilización de las redes y plataformas sociales. Incluso es posible la utilización de las estrategias de los Headhunter, quienes literalmente, se encargan, de cazar talentos.
  2. Diseño de estrategias. Es importante en este punto incorporar a todo el equipo de trabajo del área de reclutamiento y selección. Principalmente para diseñar los anuncios y definir las estrategias personales que se han de utilizar y aplicar al momento de buscar aspirantes. También, en este nivel es importante definir los filtros de selección que se han de aplicar y los tiempos de respuestas que se han de esperar.
  3. Recepción y Captación de candidatos. Es imprescindible agendar las fechas pautadas para recepción, entrevistas y evaluación de candidatos.
  4. Preselección de aspirantes. Luego de este proceso de evaluación hace una revisión de los resultados de las evaluaciones. De esta  forma, se hará una preselección de los candidatos que más se acercan al perfil solicitado.

En este punto, dependiendo del cargo, puede ser seleccionado el aspirante que cumple con los requisitos solicitados. O simplemente se puede llevar un a peldaño más en la escala evaluativa. Complementando este proceso de selección con una entrevista técnica final.

  1. Revisión de soportes y referencias. Finalmente, no está de más, incluir la revisión y comprobación de los soportes curriculares, de las referencias labores y personales.  De esta manera, se tendrá una visión global del candidato. Por consiguiente, una posible decisión final, que establezca  si el aspirante podrá o no asumir la funciones del cargo al que se postula. O, por el contrario, decidir si es necesario reanudar el proceso de búsqueda.

La agenda estratégica de reclutamiento, es un recurso donde se desglosan paso o paso las tareas a realizar. Alli, se establecen fechas, horarios y tiempo de respuesta. Sus beneficios son innumerables. Sin embargo, a continuación se mencionan alguno de ellos:

  1. Organización. Con la agenda estratégica de reclutamiento, el líder del departamento podrá organizar sus actividades, determinando prioridades. Por consiguiente, podrá delegar las actividades al equipo de trabajo, a fin de obtener eficientes resultados.
  2. Análisis de las tareas. La tarea de captación de personal puede volverse monótona y repetitiva. Sin embargo, si se utiliza adecuadamente la agenda estratégica de reclutamiento. Todo el equipo de trabajo puede analizar el proceso y hacer aportes innovadores y creativos al momento de iniciar una búsqueda de personal.
  3. Proceso metódico. Por otro lado, La agenda estratégica de reclutamiento fomenta el trabajo metódico y planificado, pautando y respetando tiempos de repuesta. Sin dejar de tomar en cuenta, pasos importantes y decisivos.
  4. Trabajo en equipo. Cabe acotar, que la agenda estratégica de reclutamiento muestra todas las actividades a realizar para hacer una búsqueda de personal. En ese sentido, promueve el trabajo en equipo, debido a la oportunidad que propicia para que cada miembro realice alguna actividad en un tiempo estipulado.
  5. Tiempo de respuesta. Los tiempos de respuesta con agenda estratégica de reclutamiento son definidos. Por ende, se espera obtener resultado en una fecha prevista.

La agenda estratégica de reclutamiento puede parecer poco importante pero su utilidad realmente agrega valor al proceso de reclutamiento de personal. Su finalidad es establecer un conjunto de iniciativas principales que llevarán a cumplir las metas finales. No obstante, esta agenda no es sólo establecer actividades y tiempo de respuesta. También se trata de definir responsables, lineamientos, presupuestos e indicadores de control y de gestión.

Justamente, es este conjunto el que determinará el grado de avance de las tareas ejecutadas, los resultados finales vs los resultados esperados. De esta manera, es posible definir estrategias para las correcciones futuras.

La agenda estratégica de reclutamiento obliga a los reclutadores a desarrollar un plan detallado de trabajo y un cronograma de actividades estratégicas.