Los sistemas y las tecnologías de la información se han convertido en un componente fundamental de las empresas y organizaciones exitosas, constituyendo un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Hoy día se hace imperativo que los especialistas en administración deben desarrollar competencias en el manejo de sistemas de información lo cual contribuye a la comprensión básica de los mismos para poder entender cualquier otra área funcional de la Empresa.
Los sistemas de información abarcan muchas tecnologías complejas, conceptos abstractos y aplicaciones especializadas en innumerables áreas de la organización. El rol del usuario final o del gerente no requiere absorber todo este conocimiento para ello debe concentrar sus esfuerzos en cinco áreas:
- Conceptos base: Orientar esfuerzo en los conceptos técnicos que le permitirán comprender los sistemas de información y su contribución a las operaciones empresariales, la toma de decisiones gerenciales y la ventaja estratégica de la empresa según su naturaleza.
- Tecnología: conceptos, desarrollos y aspectos gerenciales en la tecnología de la información, es decir hardware, software, redes administración de base de datos y otras tecnologías de procesamiento de información.
- Aplicaciones: Los principales usos de los sistemas de información para operaciones, administración y ventaja competitiva de una empresa, incluidos el comercio electrónico mediante el uso de internet, intranets y extranets.
- Desarrollo: Comprende la forma en que los usuarios finales o especialistas de información desarrollan soluciones de sistemas de información a problemas empresariales utilizando metodologías de desarrollo de sistemas de información.
- Los desafíos de manejar en forma efectiva y ética los recursos y estrategias en el uso de la tecnología de la información en los niveles global, empresarial y de usuario final.
Recursos y tecnologías de los sistemas de información
Los sistemas de información es una combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que recopila, transforma en productos y servicios en una organización tanto a sus clientes internos y externos. Las empresas y otras organizaciones necesitan talento humano que puedan utilizar estaciones de trabajo en red para aumentar su propia productividad y la productividad de sus grupos de trabajo, equipos de procesos y departamentos.
La información obtenida tiene sus bases en la comunicación establecida entre sí, utilizando mecanismos físicos (hardware), procedimientos e instrucciones de procesamiento de información (software), canales de comunicaciones (redes) y datos almacenados (recursos de datos). Desempeñando así un papel principal al ver que los recursos de sistemas de información se utilizan de manera eficiente y efectiva para beneficiar las metas individuales, colectivas y por ende las metas de la empresa; lo cual se traduce en términos de minimizar sus costos, el tiempo y el uso de recursos. La medición de la efectividad de la tecnología de la información se mide en cuanto ésta contribuya y respalde las estrategias de la organización, los procesos del negocio, sus estructuras, la cultura organizacional e incremente el valor comercial de la empresa en un entorno dinámico.
La administración apropiada de los sistemas de información
La administración apropiada de los sistemas de información es un desafío para los gerentes lo cual representa:
- Un área funcional principal de la organización, que es tan importante para el éxito de la empresa como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing y administración de recursos humanos.
- Herramienta de apoyo para la eficiencia operativa, la productividad y la moral del talento humano, el servicio y la satisfacción del cliente.
- Una fuente importante de información y respaldo necesaria para promover la toma de decisiones efectiva por parte de los gerentes.
- Un factor importante en el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a la organización una ventaja estratégica en el mercado, local, regional, nacional y global.
- Un activo importante para la organización lo cual maximiza su inversión versus el costo y su valor estratégico en el manejo de recursos.
- Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para el talento humano que vincula a su entorno interno y externo.
Una sociedad de Información Global
Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía que depende cada vez más de la creación, la administración y la distribución de recursos de información a través de redes globales interconectadas como internet.
Por consiguiente, la información es un recurso básico en la sociedad de hoy. Las personas de muchas naciones gran parte de la fuerza laboral se compone de trabajadores que se ocupan en labores de prestación de servicio o trabajadores del conocimiento, es decir, personas que se dedican la mayor parte del tiempo a la comunicación y colaboración en equipos y grupos de trabajo, y a la creación, el uso y la distribución de información.
Entre los trabajadores del conocimiento se incluyen ejecutivos, gerentes y supervisores; profesionales como contadores, ingenieros, científicos, corredores de seguros, corredores de bolsa y profesores, personal de staff como secretarias y personal administrativo de oficinas.
La dimensión ética de la Tecnología de la Información
En una sociedad globalizada hay un factor preponderante en el uso de la tecnología de información el usuario debe tener en consideración la responsabilidad ética que esto implica.
El uso inadecuado e irresponsable es perjudicial para sí mismo y su entorno en independientemente del rol que ejerza debe conocer aquellos aspectos generales y específicos sobre los delitos informáticos y otros riesgos asociados al uso de la tecnología de información.
Las organizaciones deben desarrollar estrategias que permitan mitigar los riesgos y el costo que ello implica mediante la autorregulación, defensa, educación, código de ética, incentivos y certificación en nomas internacionales y mejores prácticas en materia de seguridad información y sus componentes. Por ende la información y los sistemas de información son recursos valiosos para los trabajadores, las organizaciones y la sociedad, cumpliendo las metas en cada uno de los ámbitos de acción orientando sus esfuerzos a ser más eficientes, rentables y socialmente responsable.
La importancia de los sistemas de información no solo se basa en el apoyo que ésta pueda brindar a las operaciones de la organización, la toma de decisiones y la ventaja estratégica que propendan al posicionamiento de la empresa. Es el compromiso que se desprende desde el nivel estratégico y en cascada hacia las unidades de apoyo y táctico operativa de gestión, adicionalmente a ello, un elemento importante serán aquellos mecanismo de control que se implementen a los fines ejercer el mejoramiento continuo de los distintos procesos lo que permitirá a las empresas cumplir con las metas y demandas del mercado, su capacidad de respuesta y el ser resiliente antes los cambios adverso en el entorno.
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