Cuando se analiza el funcionamiento de las empresas japonesas, algo destaca por encima de cualquier otra cosa: su eficiencia. Muchas compañías de nuestro lado del mundo quisieran tener un desempeño como el suyo, pero obviamente no es tan sencillo. Por eso, terminan resignándose al hecho de que somos culturalmente distintos y que las personas allá normalmente son más disciplinadas. Pero, ¿y si su eficiencia no estuviera fundamentada en las personas, sino en su modelo productivo? De ser así, nuestras empresas solamente tendrían que trasladar esa metodología a su estructura para gozar de sus beneficios. Afortunadamente, es posible y ya se ha implementado en el mundo occidental. De eso se trata la Manufactura Esbelta, que conoceremos mejor en este artículo.
Esta filosofía empresarial gira en torno a la eficiencia de los procesos y no al desempeño de las personas. Su nombre viene del término en inglés “lean manufacturing”, que quiere decir literalmente, “manufactura magra”, es decir, sin grasa. Es una comparación con el estado de forma física de una persona. Cuando decimos que alguien es esbelto, nos referimos a alguien saludable y de contextura proporcional a su estatura, sin grasa. Así que, la idea es lograr que la empresa se mantenga en buena forma para que sus procesos sean eficientes. Pero, ¿cómo se logra eso mediante la manufactura esbelta? Vamos a conocer de qué se trata para comenzar a comprenderla mejor.
¿Qué es la Manufactura Esbelta?
Es un modelo de gestión empresarial fundamentado en la mejora continua y en la reducción de residuos durante la producción. Su propósito es analizar permanentemente cada etapa, actividad y tarea del proceso productivo para hacerlas más eficientes. Esto se logra tratando de utilizar cada vez menos recursos para producir la misma, o mayor, cantidad de productos. Estos recursos pueden ser de cualquier tipo: personas, tiempo, espacio, materia prima, equipo tecnológico o cualquier otro.
El criterio empleado en la manufactura esbelta para saber dónde es necesario reducir residuos es muy sencillo. Se debe identificar y eliminar cualquier operación que no le aporte nada valioso al producto o al cliente. También, aquellas que produzcan gastos innecesarios o que, directamente, le resten valor al producto. Al decir que se trata de un modelo de mejora continua, significa que es permanente. Por lo tanto, la empresa debe auto-evaluarse constantemente para saber en qué áreas debe seguir mejorando.
¿Realmente viene de Japón?
De hecho, sí, el modelo de manufactura esbelta proviene del estudio de la eficiencia en las empresas japonesas. Pero, hay que retroceder un poco en el tiempo para entender su origen. Luego de la Segunda Guerra Mundial, en apenas un par de décadas, Japón pasó de ser un país devastado por la guerra a convertirse en uno de los mayores productores y exportadores de tecnología. Esa rápida recuperación económica fue una sorpresa para los países occidentales que, obviamente, querían saber cómo lo habían logrado.
Se estudiaron muchas empresas japonesas, entre ellas las automotrices, cuyos vehículos estaban por todo el mundo. Precisamente, el término “lean manufacturing” se deriva de la denominación “Toyota Lean Management”, el nombre que le dieron en inglés al modelo productivo de la empresa Toyota. Décadas atrás, los expertos de Toyota habían analizado la cadena productiva de Ford, un gran avance industrial de la época. Y posteriormente, la compararon con sus propios métodos tradicionales para producir un modelo que mezclaba lo mejor de ambos mundos. Así, desarrollaron un método para reducir costos, mantener la calidad y simplificar los procesos de fabricación y distribución.
Diferencias entre la manufactura esbelta y otros procesos productivos.
Los otros procesos productivos con los que normalmente se compara a la manufactura esbelta son los tradicionales. Por un lado, la producción artesanal, el método empleado por la humanidad durante siglos para la fabricación de productos. Y por otro lado, la producción en masa, que nació a partir de la revolución industrial.
En la producción artesanal, los productos son elaborados íntegramente por artesanos expertos y sus ayudantes. Ellos fabrican el producto en su totalidad, prestando atención a cada detalle y tomando en cuenta los requerimientos del cliente. Este método requiere invertir bastante tiempo en cada unidad producida y la calidad del producto final suele ser alta.
En la producción en masa, la fabricación del producto se divide por etapas en una cadena de producción. Cada parte se realiza por separado y, una vez que están todas listas, se ensambla el producto final. Quienes fabrican el producto no deben ser artesanos expertos, ni saber cómo se hace toda la fabricación. Basta con que se enfoquen solamente en una de las etapas del proceso, ya que sus compañeros hacen el resto. Este método permite fabricar más unidades en menos tiempo y a un menor costo.
Por su parte, la producción esbelta combina lo mejor de los dos modelos anteriores: alta calidad y bajos costos. Como en la producción artesanal, la filosofía Lean promueve trabajar a partir de pedidos específicos del cliente para satisfacerlo siempre. De esta manera, se busca asegurar la venta del producto sin generar sobreproducción. Y, como en la producción en masa, en este método se establece una cadena de producción para que los tiempos de fabricación se mantengan bajos y se haga un uso eficiente de la materia prima.
¿Cómo ayuda a mejorar la eficiencia de las empresas?
Como se mencionó anteriormente, los dos pilares de la manufactura Lean son la mejora continua y la reducción de desperdicios. Para comprender mejor cómo estos factores ayudan a mejorar la eficiencia de las empresas, conviene analizar cada uno.
Mejora continua.
Implementar un modelo de mejora continua requiere un cambio profundo en la cultura de la empresa. Para que pueda ser viable a largo plazo, se debe revisar toda su estructura, sistemas y procesos. La idea es identificar y corregir progresivamente cualquier error que se pueda estar cometiendo e instaurar mejores prácticas. Esto va de la mano con la reducción de residuos, porque son aspectos que no se pueden llevar por separado. Por lo tanto, para lograr ese cambio de mentalidad empresarial, la manufactura esbelta propone perseguir los siguientes objetivos:
- Satisfacer los requerimientos del cliente con un producto de alta calidad.
- Producir y entregar el producto en el menor tiempo posible.
- No generar inventario o producir mercancía que no haya sido ordenada por un cliente.
Si la empresa logra adecuar sus sistemas y capacitar a su personal para perseguir estas metas, debería obtener estos beneficios:
- Aumentar la calidad de sus productos.
- Mejorar los tiempos de entrega.
- Reducir los costos de producción.
- Eliminar los costos asociados al almacenamiento de inventario.
- Aprovechar mejor el talento humano y el resto de los recursos.
Reducción de desperdicios.
En los modelos productivos tradicionales, las empresas normalmente generan desperdicios que la manufactura esbelta recomienda eliminar. Algunos de ellos suelen pasar desapercibidos, ya que no se les considera un problema. Sin embargo, aunque parezcan algo normal en una empresa convencional, para este método representan una fuente de ineficiencia. Algunos de esos desperdicios son los siguientes:
1. Procesos innecesarios.
Muchas veces, algunas tareas o actividades del proceso productivo están de más y podrían eliminarse, fusionarse o redistribuirse. Si no se identifican a tiempo, esas operaciones seguirán empleando recursos que podrían usarse en otras áreas. Realizar los ajustes necesarios a los procesos permite que la empresa sea más eficiente.
2. Tiempos de espera.
La palabra “eficiencia” implica lograr un objetivo en el menor tiempo posible. Por lo tanto, el proceso productivo de una empresa debe ser fluido y no debe tener tiempos de espera entre una tarea y otra. Si en una agencia de publicidad, por ejemplo, el diseñador gráfico no recibe a tiempo las imágenes tomadas por el fotógrafo, no tendrá nada que hacer mientras las espera. Ese es un tiempo desperdiciado.
3. Movimientos innecesarios.
Este es uno de esos desperdicios que fácilmente podrían pasar desapercibidos en muchas empresas. A veces, los empleados deben realizar movimientos físicos que son innecesarios, o que podrían reducirse, para ejecutar sus tareas. También, los productos o materiales pueden ser trasladados a lugares innecesarios entre un proceso y otro. Por ejemplo, si un contador debe caminar hasta el otro lado de la oficina para retirar de la impresora cada documento que imprime, está malgastando su tiempo y su energía. Redistribuir el mobiliario para que la impresora y su escritorio estén más cerca, haría su trabajo más eficiente.
4. Potencial humano no aprovechado.
Tener personal mal distribuido o estancado en un cargo sin posibilidades de crecimiento, significa desaprovechar su potencial. Obviamente, desperdiciar el talento de un empleado puede incidir directamente en la calidad del servicio o del producto. Y, como consecuencia de eso, los procesos de la empresa se vuelven ineficientes.
5. Tecnología inapropiada.
No siempre lo más novedoso es lo más adecuado para una empresa. Adquirir nueva tecnología podría significar mayores costos de inversión y mantenimiento, sobre todo si los equipos anteriores cumplían bien su función. Y lo mismo ocurre en el sentido contrario, una tecnología obsoleta puede hacerle perder tiempo y esfuerzo a la compañía.
6. Sobreproducción e inventario.
¿El inventario de productos listos para distribuirse puede ser considerado un desperdicio? Para la manufactura esbelta, sí. La razón es que son productos cuya venta no está asegurada y, mientras permanecen almacenados, se deterioran y pierden valor. Además, generan gastos de mantenimiento asociados al espacio de almacenamiento. Para evitarlo, se recomienda trabajar con un modelo de pedidos, de modo que solamente se produzca lo que el cliente ya ordenó.
7. Productos o servicios defectuosos.
Si el cliente recibe un mal servicio o producto, su experiencia será negativa. Si esto sucede, podría demandar tiempo extra para que su problema sea resuelto, el cambio del producto por uno en mejores condiciones o incluso la devolución de su dinero. Aparte de generar trabas en el proceso productivo, resolver estos problemas puede requerir más tiempo y recursos materiales. Para evitar que esto suceda, la manufactura esbelta propone un cambio en el sistema de control de calidad.
En vez de esperar a que el producto esté finalizado, la evaluación debe hacerse durante cada etapa de su producción. Por ejemplo, en una fábrica, cada empleado debería revisar lo que recibe para asegurarse de que esté en buenas condiciones. Luego de eso, continuaría con la parte del ensamblado que le corresponde. Y, finalmente, lo entregaría para que, en la siguiente etapa de producción, su compañero repita la evaluación antes de continuar. De este modo, ningún producto defectuoso avanzaría en la cadena productiva, ni mucho menos llegaría a las manos del cliente.
8. Transporte del producto.
Las distancias entre el sitio donde se produce y donde se consume el producto no deberían ser muy grandes. Para evitar gastos innecesarios de recursos en transporte, se deben evaluar constantemente las rutas y los canales de distribución.
¿Se puede aplicar a cualquier empresa?
La metodología Lean está pensada originalmente para empresas de manufactura, porque fue en ese ámbito en el que se desarrolló. Sin embargo, eso no quiere decir que no se pueda aplicar a otro tipo de empresas. Pero, para hacerlo, es importante conocer bien de qué se trata y estar dispuesto a realizar cambios profundos.
Como cualquier modelo de gestión empresarial, este también incide en toda la estructura de la compañía. Desde la conformación de su organigrama, hasta su cadena de procesos, todo debe estar alineado con esta filosofía para que pueda funcionar. No basta con hacer pequeños ajustes para adaptarse a este método. Su implementación debe tomarse muy en serio, porque implica un cambio en los valores y la cultura de la empresa.
La Manufactura Esbelta como cultura empresarial.
Mientras otros modelos sacrifican calidad y se enfocan en lo que está haciendo la competencia, este prefiere ver hacia adentro. La cultura Lean promueve hábitos, valores y principios que permitan establecer ese deseado modelo de mejora continua. Por esta razón, los empresarios deben evaluar detenidamente si esto entra, o no, en conflicto con sus propios valores empresariales. La adaptación a la manufactura esbelta es un proceso individual de cada empresa. No se puede esperar que funcione de la misma manera en todas, porque depende de las características de cada una.
Los principios de la cultura Lean se pueden resumir de la siguiente manera:
- Establecer una mentalidad de mejora continua mediante la adaptación de los procesos.
- Tener el propósito ambicioso de crecer indefinidamente a largo plazo.
- Respetar el rol de las personas dentro de la organización, capacitarlas y fomentar una buena integración de los equipos de trabajo.
- Abordar positivamente las situaciones problemáticas, asumiendo que la falla está en el proceso y no en las personas.
Aplicación de la manufactura esbelta.
Luego de cambiar la cultura de la empresa a través del establecimiento de nuevas metas y valores, se debe llevar eso a la práctica. Este modelo es aplicable a cualquier empresa porque, ya sea que ofrezcan un producto o un servicio, todas tienen un proceso productivo o un método para satisfacer una necesidad del cliente. Por lo tanto, la dirección empresarial debe asumir la tarea de diagnosticar las áreas que entran en conflicto con la nueva cultura y diseñar nuevos sistemas que se adapten a ella.
Diagnóstico.
El primer cambio está en comprender que debe ser un proceso permanente, la empresa debe auto-evaluarse constantemente en el tiempo. Y para que ese análisis sea posible, se debe perder el miedo al cambio. Es importante salirse de las zonas de confort y de las cosas se hayan hecho siempre de una misma manera. Para perseguir la excelencia y mejorar la eficiencia, hay que tener la capacidad de implementar los cambios que sean necesarios.
Esos cambios no deben ser al azar, sino que deben estar orientados a la obtención de los nuevos objetivos. Y esos objetivos vienen dados por el cambio de cultura y mentalidad de la empresa. Teniendo esto claro, es más fácil identificar las áreas que requieren ajustarse al nuevo método. Para que el diagnóstico sea efectivo en la práctica, es necesario involucrar a todos los miembros de la empresa. Todos deben conocer las metas trazadas, especialmente, quienes ocupan cargos de responsabilidad.
Normalmente, el diagnóstico lleva a la conclusión de que se deben desarrollar nuevos procesos o ajustar los que ya existen, capacitar al personal, contratar a nuevos empleados, adquirir nuevos equipos tecnológicos, redistribuir funciones en distintas áreas o equipos de trabajo. Por eso, el cambio debe ser profundo y no superficial.
Diseño de nuevos sistemas.
Este diseño debe derivarse del diagnóstico realizado previamente. Es por eso que la manufactura esbelta se aplica de una manera distinta en cada empresa. Una vez identificados los cambios que se deben realizar, se debe establecer un plan para ejecutarlos, una hoja de ruta. Este plan debe ser conocido por toda la organización y debe tener metas realistas. La manufactura esbelta es un proceso progresivo y continuo, por lo que no es necesario apresurarlo.
Este proceso de transición hacia la nueva cultura empresarial debe ser flexible, ya que pueden presentarse situaciones imprevistas. Durante la aplicación de los nuevos sistemas, existe la posibilidad de diagnosticar nuevos problemas que también deban ajustarse. Esto debe asumirse positivamente, porque va de la mano con el modelo de mejora continua y el cambio de cultura. Si la empresa sigue ese camino, tarde o temprano, se hallará definitivamente inmersa en el modelo Lean.
¿Realmente se puede mejorar continuamente?
Se podría pensar que una empresa podría llegar a la perfección luego de mejorar progresivamente a lo largo del tiempo. Pero, los seres humanos no somos perfectos y tampoco es perfecto lo que creamos. Por eso, siempre podremos seguir mejorando, sin importar qué tan buenos seamos en algo. Quienes promueven la metodología Lean son conscientes de que una compañía tampoco puede llegar a ser perfecta. En consecuencia, nunca estará en una situación en la que no le quede nada por mejorar. Pero, proponen que, solamente aquellas que traten de alcanzar la perfección, así sea inalcanzable, serán capaces de mejorar continuamente.
Aunque esta filosofía empresarial se originó en Japón, se puede aplicar en la sociedad occidental. Combina lo mejor de los modelos productivos tradicionales y ofrece beneficios a la empresa y a sus clientes. Por eso, puede ser la solución para las compañías que desean ser más eficientes. Solo deben estar dispuestas a hacer un cambio de mentalidad para buscar su propia auto-superación.
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