Gestionar Correctamente un Proyecto para garantizar su éxito va desde plantear una idea basada en la detección y definición de alguna necesidad, pasando luego a estructurar un Plan, que será ejecutado en un determinado período de tiempo, a unos costos presupuestados, y ejerciendo el control adecuado para lograr el objetivo establecido en la planificación y así satisfacer la necesidad inicialmente identificada y definida.
La fase de ejecución es importante, más si no se planifica correctamente y no se controla esa ejecución, el proyecto fracasará indiscutiblemente.
Veamos entonces ¿Qué se entiende por Planificación?
R. Se trata de una metodología para la toma de decisiones, es decir, una metodología para seleccionar entre varios cursos alternativos de acción. La planificación es la fase del proceso administrativo a través de la cual se pretende sistematizar por adelantado lo que se quiere hacer en el proyecto.
Y, ¿Qué comprende la Planificación de Proyectos?
R. La planificación de Proyectos implica las decisiones de qué, cuándo, cómo, quién y por qué, para cada elemento involucrado. Es una ayuda fundamental para organizar los departamentos, la gente y el manejo y control del trabajo de un proyecto. Sin una planificación eficiente, el proyecto se transformaría en un caos.
¿Por qué es importante la Planificación?
R. La Planificación es la fase inicial y fundamental en la Gestión de un Proyecto, siendo el medio que permitirá:
- Decidir quién, qué, cuándo, cómo y por qué se realiza cada trabajo.
- Determinar los instrumentos requeridos.
- Organizar el trabajo del proyecto.
- Asignar estos instrumentos en el tiempo.
- Establecer sistemas de comunicación.
- Coordinar las actividades y el personal.
- Estimar tiempos de iniciación y terminación.
- Manejar sucesos y cambios inesperados.
- Integrar los trabajos de todas las organizaciones involucradas en la realización de un proyecto.
- Asignar y definir responsabilidades.
- Proporcionar bases para la delegación de autoridad.
- Proporcionar las bases para el autoanálisis y el aprendizaje.
La planificación es efectiva cuando ayuda a completar el proyecto en menos tiempo y al menor costo que en cualquier otro caso, cumpliendo además con las especificaciones acordadas (calidad).
La planificación de Proyectos contempla cuatro etapas:
1. Diagnóstico: Consiste en precisar la naturaleza y magnitud de las variables que afectan la actividad objeto de estudio.
2. Planificación propiamente: En esta fase se precisan las acciones o cursos alternativos de acción para conseguir que la situación real se aproxime a la situación deseada que se espera. Para ello se fijan objetivos compatibles y realistas, se determina el lapso en el que se lograrán las metas y se seleccionan los instrumentos que se necesitan para obtenerlas.
3. Discusión y Decisión: Generalmente cada opción nos conduce a todo un conjunto de conclusiones, cuyos resultados pueden darse en grados y momentos diferentes para cada situación; procediendo entonces a discutir y decidir sobre cuál curso de acción tomar.
4. Ejecución y Control: Son dos fases muy estrechas e interrelacionadas, ya que para lograr el éxito del proyecto la ejecución debe seguir las pautas dictadas por el plan, debiendo aplicar los controles más idóneos para garantizar el logro de dicho éxito. En esta oportunidad haremos énfasis en el control.
La Planificación ofrece muchas ventajas como también presenta algunas limitaciones, las cuales están referidas a:
1. Seguridad en las previsiones.
Cuando se planifica se hacen “Predicciones o Previsiones” y Predecir es basarse en suposiciones o premisas, por lo que todos los que hemos tenido que ver con pronósticos sabemos cuán peligrosos pueden ser. La mayoría de los planes están basados en un conjunto de condiciones supuestas, y sólo serán útiles en la medida que estas demuestren ser correctas. En otras palabras, si las condiciones futuras no pueden ser previstas puede dudarse de la utilidad de la planificación.
Entonces, ¿Cómo podemos superar las previsiones inseguras?
R. Las Previsiones inseguras, aunque parcialmente, pueden ser superadas realizando estudios para mejorar las previsiones, evitando áreas de gran incertidumbre y, recurriendo al análisis de posibles escenarios para obtener respuestas a los cambios de las variables estratégicas.
2. Repetición de problemas similares.
Se recomienda utilizar vías alternativas para situaciones operativas cambiantes, aislando aspectos repetitivos de la situación y controlando la situación operativa de manera que se dé la mayor repetición.
3. Tendencia hacia la inflexibilidad.
El establecimiento de programas anticipados tiende a hacer inflexible a la gerencia y cuanto más estrechos y detallados sean los mismos, mayor será la inflexibilidad.
Los planes deben variarse para ajustarlos a los cambios de las variables estratégicas por lo que los programas o la planificación deben ser "el medio para" y no deben convertirse en un fin en sí mismos.
¿Cómo disminuir esa inflexibilidad?
- Demorando los compromisos hasta que sea conveniente cumplirlos siguiendo un método ordenado y juicioso.
- Preparando revisiones regulares de los planes con el fin de actualizarlos cuando las circunstancias lo exijan.
- Disponiendo de excepciones a ciertos programas.
- Creando una actitud sicológica más favorable a la adaptación que a la inflexibilidad.
4. Costo de Planificación.
Un excesivo nivel de detalle o nivel exagerado de desagregación del trabajo, genera vastas cantidades de papeleo, cuyo proceso exige a los supervisores mayor tiempo y mayor esfuerzo, afectando su moral y eficiencia, haciendo la planificación más costosa y arrastrando la gestión a costosos errores.
La actividad creadora esencial para el éxito de los proyectos puede verse frenada y ahogada por una planificación amplia en dimensiones y extensa en el detalle de sus actividades. Esto se evita logrando un nivel de detalle o de desagregación que sólo sea rígido donde sea necesario y que permita el seguimiento y control del proyecto sin excesivo papeleo, y la flexibilidad para el trabajo del supervisor.
Control de Proyectos.
El control implica la medición de los acontecimientos o eventos contra las normas y especificaciones de los planes. Abarca la corrección de desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo con lo planeado. En otras palabras, el control es necesario para medir el progreso, para poner de manifiesto sus desviaciones posibles y para indicar la acción correctiva.
La Acción Correctiva puede Implicar:
- Medidas sencillas como cambios menores en la dirección.
- El establecimiento de metas nuevas o la formulación de planes distintos.
- Modificación de la estructura de un proyecto.
- Medidas para mejorar la integración y hacer cambios de importancia en las técnicas de dirección y liderazgo.
El Gerente de Proyecto debe formalizar tres pre-requisitos antes de establecer un Sistema de Control:
- Los Controles requieren Planes.
- Los Controles requieren Estructuras Organizacionales.
- El Control de las Actividades opera a través de Personas.
¿Cuáles son las Características de un Sistema de Control?
R. Un sistema de control para que sea eficiente y eficaz debe cumplir con las siguientes características:
- Que sea Comparativo: para poder apreciar si la actuación o rendimiento ha sido bueno o malo, es necesario compararlo con alguna base, modelo, patrón de referencia. El rendimiento o desempeño se mide sobre una actividad, un paquete de trabajo, un sub-proyecto o sobre un proyecto en conjunto.
- Debe ser Costo-Compatible: es decir, que el costo de la acción de control debe ser más bajo que el valor de lo que se trata de controlar.
- Debe ser Oportuno: El control debe proporcionar información cuando aún se está a tiempo para enmendar las fallas encontradas. También debe proporcionar información para diagnosticar lo que va a ocurrir, evaluando la tendencia de la variable controlada. Recordar que el control no es solamente para reseñar acontecimientos o eventos sobre los cuales ya no se puede influir.
- Debe ser Frecuente: uno de los beneficios importantes que reporta el control estriba en el efecto sicológico que se ejerce sobre las personas fiscalizadas. El control no debe ejercerse siempre sobre toda la materia que se quiere controlar. Existen dos tipos de control: el Control Total que es sobre todas las variables y el Control Selectivo, que se aplica sobre una muestra representativa del total. También existe el control previo, el recurrente y el posterior o forense; recomendando los dos primeros durante la ejecución del proyecto.
- Debe ser Independiente: es de suma importancia que no exista dependencia ni relación directa de autoridad entre quien ejecuta la actividad y quien la controla, esto evita fijar parcialidades ejerciendo el trabajo del control de manera más objetiva y profesional.
El Control de Costos del Proyectos como el Factor más Importante en la Gerencia de Proyectos.
En la Gestión de Proyectos se le plantean al Gerente tres factores que le dictan pauta y lo limitan, ellos son el Tiempo, los Costos y las Especificaciones de Calidad, que conforman la llamada “Triple Limitación de La Gestión de Proyectos”.
Veamos a continuación que comprende el control de costos de proyecto:
- Influir en los factores que originan cambios a la base de costos para asegurarse que esos “cambios” hayan sido acordados.
- Determinar que se haya cambiado la base de costos.
- Manejar los actuales cambios cuando ocurran y a medida que ocurran.
- Monitorear el rendimiento de los costos para detectar y entender las variaciones con respecto al plan.
- Asegurar que se registren todos los cambios correspondientes en forma exacta en la base de costos.
- Evitar que se incluyan en la base de costos aquellos cambios incorrectos, inadecuados y no autorizados.
- Accionar a los respectivos responsables acerca de los cambios autorizados.
- Actuar para llevar los costos esperados dentro de límites aceptables.
- Incluye buscar los “por qué” tanto de las variaciones positivas como de las negativas.
El Control de Costos debe integrar cabalmente con los demás procesos de control, como el control de cambio del alcance, el control del programa, el control de calidad y otros.
Existe una técnica muy útil para controlar los proyectos que se denomina “Técnica del Valor Ganado”, conocida como “Análisis de Variaciones”. Ha resultado ser el mejor método de control integrado de un proyecto para lograr detecciones incipientes en las variaciones de desempeño. Su configuración se basa en la relación de la Estructura de Partición del Trabajo del Proyecto (EPT) con la Estructura de Partición de los Costos (EPC), en otras palabras, relaciona tiempos y costos, a la vez que permite las proyecciones necesarias para visualizar cómo serán esos tiempos y costos al final del proyecto, partiendo de la base real del momento o período evaluado.
¿Cuál es la función de un Sistema de Control Tiempo-Costo en la Gestión de Proyecto?
R. Un sistema de control Tiempo-Costo debe facilitar al Gerente de Proyecto:
- Determinar el Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP). Es la sumatoria de todas las unidades del proyecto y servirá como línea base.
- Establecer el Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR). También se denomina Valor Ganado, es decir, el valor del trabajo realmente ejecutado a su costo presupuestado.
- Determinar los Costos Reales del Trabajo Realizado (CRTR), mediante la relación de todos los gastos incurridos y contabilizados en valoración monetaria.
- Producir reportes periódicos de progreso comparando los diferentes tipos de costos definidos anteriormente (CPTP, CPTR y CRTR). En este sentido, se utilizan las “Curvas S”.
“Lo que no se mide, no se conoce, lo que no se conoce no se administra; lo que no se Administra no se mejora”
Habiendo detallado dos de las fases fundamentales en la Gestión de un Proyecto, como son la Planificación y el Control, esperamos que ahora tenga las herramientas suficientes para comprender por qué el éxito de todo proyecto descansa en una correcta Gestión de su Planificación, de su Ejecución y de su Control.
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