Al implementar innovaciones tecnológicas en la organización, el teletrabajo surge como alternativa para flexibilizar horarios de trabajo, reducir gastos operativos de oficinas, contratar un excelente personal aunque residan lejos de la empresa y un menor desembolso en salarios. Por lo tanto, el departamento de recursos humanos debe formarse con nuevas tácticas de gestión estratégica de teleempleados, para lograr con el teletrabajo, que la comunicación sea efectiva, aumente el rendimiento y se cumplan los objetivos de la organización.
Muchos autores han escrito sobre el talento humano, definiéndolo como el activo más importante de la empresa y los departamentos de recursos humanos gestionan con eficiencia todo lo relativo a los trabajadores pero, actualmente con la inclusión del teletrabajo en muchas organizaciones, es necesario reorientar la forma de dirigir el recurso humano y fortalecer el equipo con herramientas para la gestión estratégica de teleempleados.
Capacitación en Gestión Estratégica de Teleempleados
Es fundamental que el personal del departamento de recursos humanos por medio de cursos se capacite sobre todos los aspectos que implican el teletrabajo, estos elementos están fundamentados en las normativas que rigen el trabajo a distancia, tipos de teletrabajo, implementación en la organización, condiciones de esta modalidad laboral y cómo gestionar los equipos virtuales por medio de herramientas digitales.
Selección de teleempleados competentes
En el departamento de recursos humanos es primordial aplicar técnicas de selección para esta modalidad de empleo emergente y se debe tomar en cuenta que, no todas las personas tienen el perfil para este tipo de trabajo. Entre los requisitos que deben cumplir los teleempleados se encuentran:
- Autónomo y Automotivado
Para ser un teleempleado, una persona debe ser proactiva, innovadora, con iniciativa y ser consciente de que, en esta modalidad virtual de trabajo no se tendrá al supervisor al lado para dar instrucciones a cada paso, por lo tanto debe tener capacidad para resolver situaciones.
- Capacidad Comunicativa
Aunque no hay interacción física con la empresa, el teletrabajador debe poseer gran capacidad de comunicación, ser un excelente escucha y con habilidad para negociar, intercambiar opiniones e información pertinente, sin ambigüedades y con el orden requerido.
- Identificado con la misión de la empresa
Esto permitirá que esté comprometido con la empresa y no solamente motivado por un beneficio económico. Al asumir responsabilidades con sus compañeros de trabajo podrán dirigir acciones para llevar a la organización hacía el éxito.
Supervisar la Gestión Estratégica de Teleempleados
La supervisión del trabajo no debe hacerse de manera controladora y autoritaria, hay que confiar y creer en el equipo que se ha contratado, con esto se logrará que las personas generen ideas creativas que aportarán grandes soluciones a la organización.
Por otra parte, en el teletrabajo el horario no es estructurado, rígido y lo más importante en esta forma de trabajo es, el cumplimiento de los objetivos planteados a corto, mediano y largo plazo.
Cuando se establecen las metas a lograr es importante no sobrecargar a los teletrabajadores pero, tampoco asignarles pocas tareas. Debe haber un equilibrio en la carga laboral y en común acuerdo establecer los objetivos a cumplir, y utilizar los canales de comunicación digitales con bidireccionalidad para acompañar al teleempleado en el proceso laboral que aumentará la productividad y permitirá que prevalezcan los criterios de calidad establecidos.
La característica de virtualidad del teletrabajo hace que, el personal se comunique solamente para fijar objetivos y recibir resultados. Es posible humanizar más el teletrabajo, con estrategias de motivación, fomento del trabajo en equipo y valorar al trabajador, escuchándolo, felicitándolo por sus logros y otorgándoles beneficios individualizados por su rendimiento. Todas estas acciones garantizarán un clima laboral apropiado en la empresa.
Herramientas tecnológicas para gestión estratégica de teleempleados
En este momento, en el mercado diversas empresas ofrecen tecnologías informáticas que permiten la gestión de teleempleados. Estas aplicaciones están adecuadas a los requerimientos de la organización. Para que el teletrabajo sea exitoso se debe contar con software que permita:
- Planificar tareas.
- Seguimiento de logro de tareas y el tiempo invertido en las asignaciones.
- Proyecciones.
- Interactividad y unificación en la comunicación.
- Geolocalizacion.
Software para registrar asignaciones y asistencia
Es un software con una interfaz gráfica de una pizarra, donde las tareas se colocan en forma de tarjetas. Estas tarjetas con asignaciones se pueden trabajar de forma individual o colectiva. La modalidad en equipo permite agregar a los compañeros de trabajo. Cuando se crea una tarjeta de trabajo en la misma se pueden incorporar comentarios, adjuntar archivos de texto e imágenes, crear listas de chequeo, incluir etiquetas, fechas de vencimiento, visualizar quién trabaja en determinada tarjeta, entre otras.
El sistema de notificaciones de Tello es muy eficiente porque se reciben los informes del progreso a través del email, en el escritorio por medio del navegador o con mensajes directos al teléfono inteligente de la persona.
Es un sistema de control de asistencia laboral que emplea tecnología biométrica de reconocimiento facial desde un teléfono inteligente o tablet. También, ofrece una herramienta de geolocalización para verificar la ubicación de los trabajadores en tiempo real.
Aplicaciones de Interactividad y unificación en la comunicación
Es un software distribuido por Microsoft, ideal para establecer comunicación rápida por mensajes de texto o llamadas, envío de archivos de imagen y texto. No se necesita ser un usuario experto para su manejo. Le ofrece al usuario realizar llamadas y videoconferencias gratuitas alrededor del mundo, la calidad del sonido es excelente y es compatible con la mayoría de las arquitecturas de computadores y sistemas operativos.
Es un conjunto de aplicaciones ofrecidas por Google para que las empresas aumenten su productividad, confiables, seguras y sobre todo a costos razonables. Las aplicaciones son de colaboración y mensajería, eficiencia en almacenamiento de la información en la nube de hasta 30 Gigabytes, llamadas de voz y vídeo utilizando Hangouts, calendario para agendar citas y eventos, documentos en línea para procesar texto, gestionar hojas de cálculo y presentaciones, construir páginas web y soporte en línea permanente.
Sitios Web para capacitarse en Teletrabajo
Es un sitio web del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia, que ofrece importante información sobre el teletrabajo. Asimismo, ofrecen cursos gratuitos para la gestión estratégica de teleempleados.
Para finalizar, incluir la modalidad de teletrabajo en la organización implica que, al aplicar la gestión estratégica de teleempleados se pueden mantener equipos de trabajo estables, con responsabilidad grupal y comprometidos con la organización para en conjunto alcanzar las metas de productividad y calidad de la empresa.
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