En el ámbito de las empresas privadas, el Presupuesto de Ventas es la base de todos los presupuestos, debiendo iniciar por el respectivo Pronóstico, el cual consiste en determinar los estimados de las unidades que se proyecta vender en un determinado período de tiempo. En otras palabras, el pronóstico de ventas es el pilar donde se apoya el presupuesto de ventas, por lo que, si dicho pronóstico ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables.
El presupuesto de Ventas corresponde a la proyección de las cantidades de dinero que ingresarán por concepto de la venta de las unidades estimadas en el Pronóstico de Ventas, es decir, un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización.
En el caso de las empresas públicas gestionadas por el Estado, que se dedican a la producción y venta de bienes y/o servicios, el presupuesto de Ventas también es la base de los otros presupuestos, procurando que esas ventas generen la renta suficiente que le permita cubrir sus costos y un remanente para hacer mejoras, ampliaciones y/o nuevas inversiones, todo esto sin olvidar el fin social de su gestión.
Los presupuestos de Producción, de Compras, de Gastos de Ventas y de Gastos Administrativos, entre otros, son elaborados a partir de los datos que aporta el Presupuesto de Ventas.
Importancia de un presupuesto de ventas.
El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificación.
Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.
Son tres los pasos básicos para elaborar un presupuesto de Ventas.
Estos pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las características del negocio y de las habilidades de la administración.
1. Preparar pronóstico de Ventas.
Al realizar un pronóstico se hace una declaración o apreciación cuantitativa de las futuras condiciones que envuelven a una situación o materia en particular, basada en uno o varios supuestos explícitos. Un pronóstico siempre debe manifestar los supuestos sobre los cuales se basa. El pronóstico debe ser reconocido como uno de los insumos más importantes en el desarrollo del plan de ventas pudiendo ser aceptado, modificado o rechazado por la administración.
El presupuesto maestro descansa utiliza como base principal al pronóstico de ventas, por lo que, si éste último ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables.
Los pronósticos de ventas son valorados por ser una fuente importante de información en el desarrollo de estrategias y compromisos de recursos por parte de la administración superior, debiendo ser preparados antes de cualquier decisión e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos. Visto así, un pronóstico de ventas puede hacerse de la industria a la que pertenece la compañía y el sector en donde está ubicada y otro de la propia empresa.
2. Compilar otros datos pertinentes. Es necesario recopilar toda la información referida a.
Al desarrollarse un presupuesto debe reunirse y evaluarse toda la demás información relevante. Esta información debe relacionarse, tanto con las restricciones, como con las oportunidades. Las principales limitaciones que deben evaluarse son:
- Capacidad de fabricación, instalada y necesaria; No es recomendable planificar un mayor volumen de ventas que el que pueda producirse, ni tampoco es conveniente operar una planta más allá de su capacidad instalada o de su capacidad económica.
- Fuentes a aprovisionamiento de materia prima y suministros generales. Definir de forma clara y precisa quiénes serán los proveedores de todo lo necesario para llevar a cabo el proceso de producción.
- Disponibilidad de gente clave y de fuerza laboral; si se planifican importantes incrementos en las ventas y en la producción, se debe planificar estratégicamente y de la mano con Recursos Humanos, las cantidades de trabajadores o colaboradores que se necesitarán, cuidando de cumplir con los perfiles requeridos.
- Disponibilidad de capital, para financiar producción. Es de suma importante asegurar si la empresa dispone de los fondos necesarios para cubrir los niveles de producción planificados, verificando si se hará con recursos propios o deberá recurrirse a inversionistas externos o financiamiento bancario.
- Disponibilidad de canales alternativos de distribución. rediseño de antiguos productos, introducción de nuevos productos, así como los cambios en los territorios de ventas. Se deben evaluar tanto los efectos como las acciones esperadas en los posibles competidores.
3. Desarrollar la Planificación de Ventas. Una vez obtenida toda la información provista en los pasos anteriores, la administración procederá a desarrollar un plan de ventas. Al desarrollar el plan deben considerarse los siguientes aspectos:
- Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos.
- Incorporar los juicios y las decisiones de la administración en los planes de comercialización.
- Suministrar información necesaria para desarrollar otros elementos del presupuesto maestro.
- Facilitar el control administrativo de las actividades de ventas.
Cabe resaltar que los planes de Ventas pueden ser a Largo Plazo (Plan estratégico de ventas) y a Corto Plazo (Plan Táctico de Ventas).
a. Plan estratégico de ventas.
Lo estratégico refiere al largo plazo, normalmente cubre intervalos de tiempo que van de cinco a diez años y en él se establecen las alternativas sobre los mejores rumbos de acción para enfrentar los cambios en el entorno. Implica un análisis profundo de los futuros potenciales del mercado, como cambios en la población, el estado general de la economía, las proyecciones de la industria y los objetivos de la compañía.
Las estrategias a largo plazo de la administración afectarán a áreas tales como la política de los precios a largo plazo, el desarrollo de nuevos productos e innovación de los actuales, nuevas direcciones de los esfuerzos de comercialización, la expansión o los cambios en los canales de comercialización y los patrones de costos.
b. Plan táctico de ventas.
Este plan es el que se desarrolla a corto plazo, es decir, para doce meses continuos, pudiendo detallar inicialmente el plan por trimestres, y por meses para cada trimestre. Al final de cada mes o trimestre del año que se cubre, se vuelve a estudiar el plan de ventas y se modifica añadiendo un período futuro, a la vez que se quita el período que acaba de terminar. Por consiguiente, los planes tácticos de ventas están sujetos a revisión y modificación sobre una base trimestral. Además, debe ser detallado; por productos, por áreas de comercialización. Este esquema de trabajo para el seguimiento del plan táctico de ventas y del respectivo presupuesto, es lo que se ha denominado Presupuesto Continuo.
Líneas de productos en un presupuesto de ventas.
En el desarrollo de un presupuesto de ventas es crucial la determinación del número y la variedad de productos que planee vender una compañía. Tanto en el plan estratégico como en el táctico deben incluirse decisiones tentativas acerca de las nuevas líneas de productos que hayan de introducirse, las líneas de productos que se tengan previsto descontinuar, las innovaciones y la mezcla de los productos.
Factores que afectan el volumen de las ventas.
- Factores Específicos
- Los factores de ajustes (modificaciones temporales)
- Cambios:
a. Del producto.
b. De la producción.
c. Del mercado.
d. De políticas de ventas.
- Crecimiento (tendencia de las ventas)
- Economía General
- Administrativos (de la Gerencia)
Métodos para Pronosticar Ventas.
Análisis Estadísticos.
Consiste en el estudio estadístico sobre tendencias de las ventas de la entidad, considerada aisladamente o relacionándola con la tendencia general de los negocios o con ciertos factores externos, cuya influencia sobre la misma sea importante.
Los métodos estadísticos más utilizados son:
- Método de Semipromedios.
- Método de Promedio Movible.
- Método de Mínimos Cuadrados.
Todos los presupuestos en una empresa tienen su raíz en el Pronóstico de Ventas y el respectivo Presupuesto de Ventas, de allí surgen los presupuestos de producción, compras, ingresos, gastos, de efectivo, y todos los demás que la organización requiera.
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