Gerenciando la Productividad en el Trabajo

La productividad en el trabajo es un factor importante a medir en la gestión de toda empresa. Es determinada comparando la cantidad de producto contra la cantidad de recursos utilizados en la elaboración del mismo. Dicho de otra forma, la productividad en el trabajo se mide estableciendo, proporcionalmente, la relación entre el producto obtenido y el tiempo y medios que se han empleado para elaborarlo.

La primera parte de esa definición refiere a la productividad en el trabajo a nivel laboral, que comprende la relación entre el resultado final de una actividad y los medios que se usaron para obtener dicho resultado. Mientras que la segunda parte está referida a la productividad personal. No obstante, ambas significan básicamente lo mismo.

Cuando la empresa aborda la idea de la productividad en el trabajo, la mejor manera de conocer si ésta y sus trabajadores están siendo productivos o no, es aplicar ciertos formulismos para generar cifras que permitan determinarla. La fórmula que más se usa está orientada a determinar la productividad del factor trabajo, la cual se obtiene dividiendo la cantidad de producción y alguna de las variables como el número de trabajadores o la cantidad de horas trabajadas, aplicados para obtener esa producción.

Sí tenemos que:

Productividad del factor = total Producto obtenido / (total de trabajadores o Total horas trabajadas)

Con esa fórmula se puede calcular la productividad en el trabajo total para una empresa.

En el caso de un departamento de ventas, la productividad en el trabajo se puede manejar en dos formas: si la empresa desea calcular la productividad en ventas, sólo tiene que tomar el total de dinero que ingresa por ventas en un lapso de tiempo determinado, y dividirla entre el número de empleados, para el mismo período. Y si lo que quiere es conocer la productividad laboral por vendedores, entonces debe dividir el importe de las ventas de uno de ellos, entre la cantidad de horas que trabajó.

La productividad en el trabajo depende tanto del trabajador como de su entorno laboral. Por tanto, debe tenerse en cuenta que una cosa es cada trabajador y otra los equipos de trabajo, ya que cada uno tiene sus propias características que, de una u otra forma, determinan la productividad.

Características de los trabajadores productivos.

• Son capaces de controlar situaciones de presión y manejan bien las emociones.
• Empatizan y se comunican armoniosamente con sus compañeros, sin importar el nivel jerárquico que ocupen en la empresa.
• Tienden a tomar las decisiones sin contradecir a los jefes.
• Sus actuaciones y acciones las hacen sin pedir algo a cambio.
• Tiene una buena disposición para asumir riesgos.
• Su trabajo está orientado a mejorar la empresa más que a su beneficio personal.

Los equipos de trabajo también tienen sus propias características:

• Refuerzan la comunicación para evitar o reducir los problemas, a la vez que son ágiles compartiendo información de sus miembros.
• Miden de manera constante la rentabilidad y la eficacia de los proyectos que atienden.
• Poseen una metodología de trabajo que todos los miembros siguen.
• Tratan con mucha importancia la productividad de cada miembro, ya que de su conjunto depende la productividad en el trabajo del equipo.
• Utilizan los medios electrónicos para comunicarse externamente.

Existen factores que pueden afectar la productividad en el trabajo de manera negativa. Estos se plantean desde la forma como trabaja o actúa el empleado. Entre estos factores se encuentran:

1. El estar revisando continuamente el email. Aunque es necesario revisar eventualmente el email para verificar las novedades de interés para el trabajo, hacerlo de manera continua distrae y desconcentra al empleado, afectando su ritmo de trabajo y, por tanto, la productividad en el trabajo. Se recomienda entonces, reducir el nivel de veces al momento de querer revisar la bandeja de entrada, aprovechando, en un sólo espacio de tiempo, responder varios correos.
2. El hábito de postergar el trabajo más importante para el final de la jornada. Es muy común que, al iniciar el día de labores, el trabajador procede a revisar su lista de pendientes más las nuevas tareas, siendo algunas de ellas muy sencillas y otras un tanto más complejas requiriendo mayor esfuerzo. Dejar lo complicado para el final de su jornada es un grave error, debido a que en ese momento el trabajador se encuentra más cansado y con bajo nivel de concentración.

En aras de lograr la productividad en el trabajo, se recomienda que los retos más importantes sean afrontados a primera hora del día, dejando para el final de la jornada aquellas tareas que parecen más sencillas o fáciles de realizar.

3. Incurrir en las multitareas o multifunciones. Si en algún momento la empresa considera que si se hacen muchas cosas en el día es mejor, se está incurriendo en una equivocación, ya que cuando se pretende abarcar mucho, al final del día será poco lo que podrá recoger como trabajo culminado y completo. Para garantizar un buen nivel de productividad en el trabajo se recomienda hacer una sola cosa a la vez, de esta forma será más eficaz y eficiente.
4. El no observar o respetar un horario de trabajo. Charles Dickens ya lo mencionó en una oportunidad, nuestro cerebro se habitúa al trabajo durante ciertas horas del día. Cuando en la empresa se observa que hay trabajadores que laboran hasta tarde para terminar algunas tareas o, caso contrario, llegar tarde en las mañanas, están alternado su horario de trabajo, laborando más horas de las asignadas e impactando negativamente la productividad en el trabajo y en la empresa.
5. El exceso en el número de reuniones. Muchas reuniones improductivas, sin una agenda pre establecida, y que además no son relevantes para el trabajo de un determinado personal en la empresa, no son recomendadas. Se sugiere que sólo se pauten las reuniones que sean vitales para la realización de las actividades del negocio, lo cual si ayudará a mejorar la productividad en el trabajo.
6. La actitud negativa a todo. Este aspecto es el que más daño hace a la productividad en el trabajo. Se refiere a aquel trabajador que en todo momento piensa “no lo puedo hacer” o “no lo voy a conseguir”. Los nuevos retos y proyectos deben ser afrontados con criterio profesional y mucha positividad.
7. La práctica de la lista de tareas pendientes, conocido como “To Do” (por hacer). Llevar una lista de tareas es útil para organizar o planificar la jornada diaria, al mismo tiempo que evita olvidar ciertas cosas. Sin embargo, si en un puesto de trabajo, el responsable acostumbra a mantener una larga lista de tareas y entre ellas muchas son pendientes, es un indicio de que su productividad en el trabajo no es la mejor.

¿Cómo mejorar la productividad en el trabajo? 

1. Tomarse un descanso. No es recomendable en ningún puesto de trabajo, laborar por muchas horas sin interrupción. Debe recordarse que tanto el cuerpo como la mente necesitan hacer unas paradas para descanso, contribuyendo al logro de una mejor productividad en el trabajo. En esos descansos se puede conversar con los compañeros, caminar un poco para relajar los músculos, o tomarse un café. Es necesario saber medir la duración y cantidad de las pausas.
2. Organizar por encima de todo lo demás. Si la empresa desea incrementar el nivel de productividad en el trabajo, deberá dedicar esfuerzo y tiempo en planificar y organizar. En este sentido, se recomienda empezar la jornada atendiendo las tareas más complicadas, ya que en ese momento el trabajador tiene mayor concentración y se encuentra menos cansado.
3. Delegar funciones y tareas. Es muy difícil que una sola persona lo pueda hacer todo, por lo que la mejor estrategia es delegar. Cuando el trabajador labora en un equipo, lo ideal es que confíe en sus compañeros para delegarles algunas tareas, de esta manera todos en conjunto estarán apoyando la productividad en el trabajo.
4. Dividir para vencer. Ante la ejecución de un proyecto, los expertos recomiendan fraccionar el mismo en pequeñas partes o paquetes, con lo que podrá mejorar la productividad en el trabajo. De esta forma el seguimiento y control se hará sobre hitos concretos de manera progresiva. También se logrará disminuir la presión e incrementar la motivación cada vez que se ve el progreso semanal.
5. Aprovechar la tecnología. Actualmente están disponibles en el mercado diversas herramientas digitales que facilitan la organización del trabajo cada día. Existen aplicaciones para llevar agendas de reuniones con todos los elementos que implica, software para el control y seguimiento de proyectos, entre otros. El uso correcto de la tecnología permite alcanzar la efectividad de la gestión de la empresa, siendo una valiosa herramienta para incrementar la productividad en el trabajo.

Resumiendo, la productividad en el trabajo suele verse amenazada por malas prácticas y malos hábitos, por lo que la empresa debe vigilar constantemente para que no ocurran, o en su defecto reducirlos a su mínima expresión. Igualmente, para potenciar la productividad en el trabajo existen muy buenas prácticas y herramientas que los expertos recomiendan.