Hacer un presupuesto efectivo para un negocio suele ser algo abrumador para los empresarios. Esto se debe a diferentes razones. Por ejemplo, algunos de ellos cuentan que la procrastinación, la falta de tiempo y la ausencia de educación financiera les impide hacer una estimación de costos.
Otros dueños de negocios relatan que no pueden crear presupuestos por su temor a las matemáticas. Generalmente, este miedo radica en condiciones neuropsicológicas como la discalculia. Asimismo, existen emprendedores que piensan que es imposible hacer un cálculo anticipado de costos por causa de los cambios constantes de la economía.
Si te ves reflejado en alguna de estas creencias o circunstancias, tienes que saber algo: crear un presupuesto no tiene que ser difícil. En este artículo, te enseñamos a dominar el arte de evaluar y planificar las finanzas de tu empresa en cinco pasos.
1. Entender los fundamentos del presupuesto
El primer paso para dominar cualquier arte es comprender sus fundamentos. ¿Qué es, entonces, un presupuesto? Forbes explica que un presupuesto es un plan escrito que le permite al empresario saber cómo gastará su dinero mes a mes. De esta forma, tiene paz y más control sobre sus finanzas.
El presupuesto también es una herramienta de planificación financiera. Según María González de Gestiopolis, el presupuesto se caracteriza por:
- Reflejar las metas de una empresa
- Integrar y coordinar todos los elementos de la empresa para que, conjuntamente, contribuyan al éxito financiero
- Expresarse en unidades monetarias cuantificables y medibles
- Mostrar cada una de las operaciones de las empresas en términos de ingresos, gastos e inversiones
- Mencionar los recursos necesarios para ejecutar cada una de estas operaciones
La clave a la hora de hacer un presupuesto es tener en cuenta el equilibrio. Esto no será difícil para ti si comprendes los elementos que integran tu estimación de costos empresariales.
2. Evaluar tus ingresos y gastos actuales
Después de comprender cómo se estructura un presupuesto y cuál es su fin, es necesario que evalúes la situación financiera de tu empresa. Pregúntate, por ejemplo, cuánto dinero entra y sale mensualmente. Posteriormente, toma nota de las entradas y salidas de dinero. Puedes hacer esto en tu libreta personal o en una hoja de Excel.
Teniendo en mente cuáles fueron tus ingresos y gastos durante el mes, puedes tomar decisiones basadas en datos precisos. Al hacer esto, comenzarás a diseñar un presupuesto efectivo para lograr la estabilidad financiera de tu compañía.
3. Identifica tus metas financieras
Ya conoces la situación financiera de tu empresa y entiendes qué es un presupuesto. Lo que sigue es definir tus metas de manera inteligente.
Para comenzar a fijar tus metas financieras, puedes hacer preguntas. Por ejemplo: ¿deseas incrementar tus ingresos en un 5% para inicios del próximo año? ¿Necesitas reducir gastos en otro 5%?
Al fijar objetivos claros, mantendrás el rumbo. ¿Pero cómo hacerlo? Te contamos cómo:
- Sé específico al crear tus metas: los objetivos financieros de tu empresa deben ser tan claros como el agua. Y además, deben ser medibles. Añade números e indicadores a tus objetivos para poder monitorearlos en el tiempo.
- Crea objetivos realistas: Para lograrlo, debes considerar la situación financiera de tu negocio, las tendencias de la industria y los consejos de tus pares y empleados.
- Establece un plazo: Cada una de las metas debe tener un plazo. Solo tendrás perspectiva sobre cómo se está ejecutando tu presupuesto, qué áreas debes mejorar y cuáles potenciar cuando fijas una fecha límite.
- Prioriza: ¿Tienes varias metas financieras? Si esto es así, ya es hora de que comiences a priorizar. Puedes empezar por las metas más cruciales y ser flexible con aquellos objetivos que son importantes pero no urgentes.
- Revisa tus metas financieras periódicamente: Esta revisión te ayudará a darte cuenta de si vas por el camino correcto o debes recorrer otros lugares para alcanzar tus objetivos empresariales.
4. Utiliza la tecnología sabiamente
Entrar en la transformación digital es más necesario que nunca para todas las empresas. Esto implica introducir soluciones tecnológicas para optimizar las operaciones y procesos y, así, mejorar la eficiencia, la productividad y los ingresos.
En el mundo empresarial, las herramientas en línea para la planificación financiera son importantes por las siguientes razones.
- Generan datos en tiempo real sobre el estado financiero de tu empresa
- Te permiten gestionar facturas y pagos a proveedores
- Te ayudan a comparar presupuestos de acuerdo con tus metas financieras
- Crean balances contables con tan solo un clic
- Cuentan con integraciones y vínculos a bancos y plataformas de pago
Existen muchas soluciones tecnológicas con estas características. Sin embargo, hay una que puede beneficiarte mucho: un programa para hacer un presupuesto. Este tipo de programa suele funcionar en la nube y contar con un diseño intuitivo. ¿Qué quiere decir esto? Qué puedes hacer tu presupuesto por ti mismo y sin ayuda de contadores.
Además, estos programas de presupuestos tienen funciones para introducir el look & feel de tu empresa en todos tus reportes. Esto indica que los informes de ejecución de tu presupuesto serán cada vez más personalizados, ya que tendrán los colores, fuentes y logo de tu marca.
5. Monitorear la ejecución de tu presupuesto
Utilizar las herramientas tecnológicas y sus funciones de analítica de datos será crucial para ti. Estas no solo te permitirán tomar decisiones sobre la base de información exacta, sino que también evidenciarán cómo se ejecuta tu presupuesto en el tiempo.
Aunque cada una de estas soluciones opera diferente, existe un consenso sobre qué tipo de datos necesitas para saber que tu presupuesto marcha bien. Estos datos son los siguientes:
- Ingresos y gastos totales: verifica las cuantías de ingresos y gastos en el programa financiero y, sobre todo, asegúrate de que corresponden a la realidad.
- Flujo de efectivo: Tener suficiente liquidez es esencial para cumplir con tus obligaciones financieras. De ahí la importancia de observar el flujo de efectivo.
- Desviaciones: Si en tu programa se evidencian inconsistencias importantes en ingresos y gastos, o contrastes muy drásticos entre los datos que ofrece el sistema y la información real, analiza las causas.
- Tendencias del negocio: solamente necesitas la información sobre ingresos y gastos de tu negocio para conocer qué tendencias sigue. Si identificas patrones de mejora, potencia lo que estás haciendo bien. En caso contrario, realiza ajustes.
Domina el arte de hacer presupuestos efectivos en cinco pasos
Hacer presupuestos puede ser una tarea compleja por numerosas razones. Sin embargo, esto no tiene por qué seguir siendo así. Si sigues los cinco pasos que te proponemos, crearás un presupuesto exitoso que se alineará con las metas de tu empresa.
Entender qué es un presupuesto, saber tus ingresos y gastos, identificar tus metas financieras, usar la tecnología correcta y monitorear tus finanzas te ayudará a llevar tu negocio al siguiente nivel. ¿A qué estás esperando?
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