Cuando se realizan evaluaciones del control interno en diferentes áreas o funciones de la empresa, en lo referido a Compras, incluyendo Almacén, Custodia y Despacho; suele observarse desviaciones o debilidades que van desde demoras en los procesos, incumplimiento de metas, incumplimiento hacia el cliente, pérdidas materiales y pérdidas financieras.
En mi labor como Consultor he podido palpar muchas de esas debilidades, destacando las siguientes:
1. Las actividades mencionadas en su totalidad, estaban bajo la responsabilidad de una misma persona.
Es decir, un solo trabajador decidía sobre: las compras y sobre los proveedores, la recepción de mercancías, el almacenamiento, la custodia y sobre el despacho de las mismas, contraviniendo las normas de control interno generalmente aceptadas, referidas a la división y separación de funciones, las cuales dictan el establecimiento de mecanismos de control entre todas y cada una de las partes intervinientes en esa gestión de las actividades mencionadas, a la vez que garantizan el resguardo de la información y de los activos tangibles de la empresa.
2. La disposición física del almacén no era la más adecuada.
Evidenciando que los espacios destinados a la actividad de almacén no fueron producto de un análisis técnico, siguiendo normas o estándares aplicables, mucho menos el diseño previo de un plano que mostrara la distribución ideal de estanterías, ancho de pasillos y de caminerías o áreas de circulación, ventilación, iluminación, entre otros. Esta situación dificulta el uso óptimo de los espacios, observando desorden y caos general, visualizando mercancía en espacios no apropiados generando otros riesgos operacionales, como accidentes laborales causando daños a trabajadores, a materiales, a equipos y a la infraestructura.
3. Los controles respecto al vencimiento de los elementos almacenados, no estaban definidos:
De manera habitual se estaba incurriendo en la generación de compras de mercancía vencida o con fecha de vencimiento muy próxima a la fecha de la compra. Sobre la mercancía almacenada no estaban aplicando ningún método de control de inventario que garantizará que salieran primero los renglones (materiales y otros) más antiguos y de último saliera la mercancía de compra más reciente. Todo ello ocasionaba cuantiosas pérdidas por productos y materias primas vencidas, afectando seriamente los resultados financieros de la empresa, ya que los costos en el manejo del almacén se estaban incrementando vertiginosamente.
4. Inexistencia de un Comité de Compras,
Se trataba de una empresa que gestiona compras por montos de dinero considerables, así como también realizaban compras menores, observando que casi todos los departamentos podían comprar a su discreción, restando así la debida importancia a las cantidades de dinero involucradas, evidenciando la ausencia de un esquema de delegaciones de autoridad administrativas y financieras. También se pudo comprobar que no se aplicaban técnicas tan sencillas como la consulta de precios, solicitando cotizaciones al menos a tres proveedores, para efectuar las debidas comparaciones tomando en cuenta no solo el precio, sino que incluyera elementos como tiempo de entrega, calidad, garantía, estabilidad del proveedor en el tiempo, capacidad del proveedor para cubrir las órdenes de compra que se le coloquen, entre otros.
5. Control de Inventarios (software):
El sistema de control de inventarios sin actualizar y obsoleto. Se trataba de un software muy sencillo y totalmente desactualizado, no cumplía con las normas contables y legales que aplican a la actividad. No contemplaba un adecuado registro, ni los máximos y mínimos. Gran parte del trabajo se hacía manual determinando muchos errores en el mismo.
6. Otro hecho importante:
El «Líder» de todas esas actividades no reunía el perfil adecuado para ese cargo o puesto, sumado al hecho de responder a muchos roles al mismo tiempo. Adicionalmente cuando se preguntó cómo había llegado esa persona a ocupar ese puesto, la respuesta fue que era el «ahijado» del presidente de la empresa. este caso representa una de las malas prácticas más comunes en la administración de empresas de corte familiar, prevaleciendo el nepotismo, el amiguismo y el compadrazgo; práctica que, en lugar de aportar beneficios para la organización, puede llegar a generar serios inconvenientes, ya que, en la casi totalidad de estos casos, las personas asignadas a ciertos cargos o puestos de trabajo, no reúnen el perfil que se ha diseñado para los mismos.
Una vez obtenidos los resultados de la evaluación y habiéndose identificado claramente las deficiencias observadas, se pregunta:
¿Qué hacer para mejorar esas situaciones?
O, dicho de esta forma: ¿Qué acciones correctivas se pueden tomar?
En respuesta a estas interrogantes, se plantearon las siguientes Acciones:
- Re-estructuración de las actividades evaluadas,
Creando: a) el departamento de Compras reportando a la Gerencia de Administración, y b) el departamento de Almacén, adscrito a la Gerencia de Operaciones. Designando un responsable idóneo e independiente para cada puesto. Se removió al titular existente al momento de la evaluación.
- Se hizo un levantamiento de los procesos y procedimientos respectivos.
Incluyendo los controles pertinentes al tema referido al vencimiento de los productos comprados y almacenados. Se recomendó la publicación de estos procedimientos a toda la organización.
- Se procedió a planificar el espacio de almacén.
Logrando optimizar su uso, aplicando las normas generalmente usados en esta actividad, con los respectivos diseños de arquitectura, en cuanto al mobiliario, iluminación, ventilación, áreas de circulación, entre otros.
- Se propuso que la empresa mejorara o contratara un software más actualizado y adecuado al esquema de la empresa.
Que incluyera el manejo de mínimos y máximos que facilite las alertas tempranas y oportunas para efectuar las compras necesarias y en consecuencia las reposiciones de inventario. Igualmente, se solicitó incluir las disposiciones contables y legales, para evitar las posibles sanciones por desviaciones en materia física y legal.
- Se propuso el diseño de un sistema de delegaciones de Autoridad Administrativas y Financieras.
Que permitiera definir los niveles de autoridad para cada responsable. Dejando a los altos niveles jerárquicos de la organización las compras mayores, mientras que las compras menores fueron asignadas a los niveles medios; en ambos casos no pudiendo comprar directamente ninguno de los dos sin la debida observancia del proceso de compras que se definió para tales fines, siendo el departamento de Compras el moderador del mismo.
- Con base en ese esquema sugerido en el punto anterior, se propuso la creación de dos comités de compras.
Un comité menor y un comité mayor, respetando los niveles de delegación que se definieron previamente. De igual forma se diseñaron los respectivos procedimientos que regulan las atribuciones, responsabilidades y obligaciones de dichos comités.
- Se dictaron cursos y talleres.
Para mejorar las capacidades de destrezas de los trabajadores involucrados en dichos procesos.
- Descripciones de Cargo:
Se revisaron y re definieron todas las descripciones de los cargos relacionados con las actividades de Compras, Almacén, Custodia y Despacho, guardando la debida congruencia con los procedimientos establecidos.
Conclusión:
En ese diagnóstico se detectaron varios riesgos, que van desde la colusión interna y externa para las compras hasta la sustracción de mercancía (hurto), sumado a las pérdidas por el manejo interno inadecuado, además de la deficiente gestión para atender los requerimientos de manera oportuna, eficiente y eficaz, impactó negativamente los procesos de producción y ventas.
Resultados:
Todas las acciones sugeridas o recomendadas fueron aceptadas y aplicadas.
Se establecieron todos los controles necesarios y adecuados para prevenir, mitigar y reducir los riesgos visualizados.
Colusión: acuerdo ilícito que establecen dos o más partes con el objetivo de obtener un provecho o beneficio, provocando un perjuicio a un tercero.
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