¿Cuál es el Primer Error que cometen los Negociadores al Gestionar Las Compras?

En la gestión de compras, los negociadores, vale decir el comprador y el vendedor, cometen varios errores, siendo el primero de ellos el siguiente:

“Juzgar el Conocimiento de la Contraparte”

Se cometen otros errores como: El hecho de no compartir información; el no mostrar ningún interés en cooperar; acudir a las negociaciones sin estar preparados; el incurrir en un análisis excesivo y la falta de voluntad para asumir riesgos.

Veamos entonces que significa el hecho de “Juzgar el Conocimiento de la Contraparte”.

Tanto el Vendedor como el Comprador tienden a utilizar calificativos hacia su contraparte.

Por ejemplo, El Vendedor califica a los compradores de:

Por su lado, el Comprador califica a los Vendedores de:

Como se puede observar en ambas listas, las dos muestran adjetivos que califican con términos positivos a su contraparte, como también se aprecia que la mayoría de los términos utilizados para describir a su oponente, son completamente descalificadores y negativos.

Al leer esos adjetivos, se puede inferir que apuntan más a “Actitudes Personales” que la mayoría de las veces se aplican con marcada predisposición, perjudicando de manera significativa la relación entre el comprador y el vendedor, dañando el proceso de negociación, olvidando ambas partes que los dos se necesitan mutuamente para lograr los objetivos de las respectivas empresas que representan.

No se trata solamente de actuar con esos descalificativos mencionados, en muchas oportunidades, en el proceso de negociación, las partes actúan aparentemente de “buena fe” o mostrando una “supuesta verdad”, que luego con los hechos, una vez concretada la negociación y cerrada la compra-venta, se descubren mentiras, vivezas e incumplimientos que dañan seriamente la relación entre las partes intervinientes, dejando en el comprador un sentimiento de haber sido engañado y estafado.

Con lo antes expuesto, se refuerza la necesidad que tienen las empresas de contar en la gestión de Compras, con profesionales que no sólo tengan el conocimiento, la experiencia, las competencias, habilidades y destrezas, sino que tengan también, la mejor “Actitud Personal” para relacionarse con su contraparte, el Vendedor.

Sea oportuno mencionar que El Vendedor también debe procurar ser profesional en su área de especialidad, que le facilite concretar las ansiadas ventas, y, en consecuencia, contribuir al logro de los objetivos de la compañía para la cual presta sus servicios profesionales.

Al plantear los errores que cometen los negociadores al gestionar las compras, es importante destacar que en dicha gestión, tanto el comprador como el vendedor deben considerar cuatro elementos o factores importantes para comprar o vender, respectivamente:

1.    Actitud Personal.

Es el elemento más importante en la gestión del Comprador y del Vendedor, representando el 50 % del perfil requerido. Dentro de este factor se recomienda lo siguiente:

a.    Desarrolle su actitud personal. Quiérase a usted mismo. Fíjese o auto asígnese continuamente metas más altas. Entrénese, practique y no se dé por vencido. Si otros pueden: “usted puede”. Haga de usted mismo una persona de éxito.
b.    Pregúntese: ¿Me gusta lo que hago? ¿Trato cortésmente al cliente / proveedor? ¿Es mi apariencia personal la más adecuada? ¿Me expreso correctamente ante el cliente / proveedor? ¿Me intereso por conocer su necesidad? ¿Me dispongo a escuchar al cliente / proveedor?
c.    Cuide su imagen. El primer producto que el cliente compra es a Usted Mismo, y el primer producto que el proveedor vende es aquel que usted necesita. Su ropa es el empaque de su persona. Sea comprador o vendedor. Mantenga un estricto aseo personal. Invite a su cliente a comprarle a usted, invite a su Proveedor a venderle a usted.
d.    Fíjese Metas más Altas y dignas de su Persona.  Crea en usted, “sea su mejor amigo”. Compita con usted mismo continuamente. Sea mejor día a día, semana a semana, mes a mes, año a año. No se auto excuse o auto justifique.
e.    Entrénese, prepárese. Rodéese de los mejores, de los más preparados y aprenda las técnicas de ellos. Invierta dinero en su propia formación profesional. Escuche CD, DVD, vea películas, investigue, ¡Pregunte, Pregunte, Pregunte! Nadie aprende hasta que no aplique lo que sabe. Si falla, vuelva a intentarlo. Aprenda de sus errores e Intente con una nueva técnica. NO DESCANSE HASTA “SER EL MEJOR”.
f.    Otras Consideraciones importantes.

• La comunicación debe ser personalizada. En el primer contacto indague su nombre y llámelo por éste, dele a conocer su nombre.
• Comunicación efectiva. (Buen hablante – Buen escucha).
• Mantenga siempre un contacto visual, respetuoso y cortés.
• Para el vendedor: Interésese por conocer la necesidad de su cliente. Qué necesita, para qué lo necesita, qué utilidad o uso le dará. Para el Comprador: Interésese por conocer el producto o servicio que ofrece su proveedor, que cubra su necesidad en cuanto a las especificaciones requeridas por su empresa.
• Cuando cierra la compra, asegúrese de tener toda la información de la empresa proveedora, que todos los términos de la negociación acordados fueron los discutidos, nombre y número telefónico para cualquier aclaratoria y/o reclamo, y la dirección de la empresa proveedora. Cuando cierra la venta, ¿ya tiene todos sus datos?, esto incluye número de cédula, dirección de habitación, número telefónico; haga su propio registro de clientes; todo esto en el caso del vendedor.
• Como comprador evite discusiones con su propio equipo de trabajo o actitudes que puedan generar dudas o desconfianza en el vendedor. Como vendedor, evite discutir con sus compañeros de equipo delante de los clientes.
• Procure que el vendedor le escuche primero y luego permita que vendedor le haga a usted su planteamiento. No discuta con el vendedor, coopere y aporte información necesaria. Haga valer el dicho “El Cliente Siempre Tiene la Razón”. Como vendedor escuche primero a su cliente y luego haga su planteamiento lo más técnico y claro posible. No discuta con su cliente, asesórelo, ayúdelo, recordando que “El Cliente es Primero”.

2.    Conocimiento del Producto.

El producto generado por las operaciones normales de una organización o empresa puede ser tangible o intangible. Ya sea desde la posición como comprador o como vendedor, conocer bien el producto le dará cierta ventaja. Este factor representa el 25 % del perfil.

3.    Habilidad en Compras o en Ventas.

El comprador debe poseer ciertas características que hagan resaltar sus habilidades para realizar la actividad. Debiendo ser más profesional, más financiero, más cooperativo y competitivo; estar mejor informado y mejor preparado; debe tener orientación hacia el mercadeo, actualizarse permanentemente, y poseer un buen conocimiento de sus competidores. Este factor representa el 15 % del perfil.

El vendedor debe ser determinado, entusiasta, paciente, honrado, responsable y sincero. Debe saber escuchar y tener facilidad de palabra. También deberá cultivar la relación con los clientes. Le complementan características como: conocimientos de la empresa, del producto y del mercado.

4.    Habilidad Personal.

Las empresas modernas se enfrentan continuamente a cambios, ya sea por su propia motivación a mejorar su gestión, por regulaciones gubernamentales, por nuevas prácticas y tendencia, o porque así lo dicta la competencia en el mercado que participa.

Una Actitud Positiva hacia el CAMBIO para el Mejoramiento Continuo, es lo que genera la Excelencia Personal y Organizacional.

El comprador necesita poseer ciertas habilidades personales, que le provean de la fortaleza necesaria para enfrentar cada situación que se le presente al entrar en contacto con su proveedor, ya que éste último puede presentar objeciones a las exigencias del comprador al momento de la negociación.

El comprador deberá estar en la mejor disposición de aprender, asimilar y aplicar en su desempeño, nuevas técnicas y herramientas que le permitan ser un mejor o excelente comprador.

Tanto el comprador como el vendedor necesitan desarrollar hábitos que le permitan incrementar su nivel de efectividad desde el punto de vista de tres factores: Conocimiento, Capacidad y Deseo. En cuanto a Conocimiento, ¿Qué hacer y por qué hacer? En cuanto a Capacidad, ¿Cómo hacerlo? Y en cuanto a Deseo, Querer Hacer. El peso relativo en importancia de este factor es del 10 %.

El hecho de que ambos negociadores, el comprador y el vendedor deben estar en contacto y comunicación permanentes, no determina de manera automática que las negociaciones lleguen a concretarse y a fluir en forma eficaz. Esto ocurre así mientras cada una de las partes (comprador y vendedor) acudan a la negociación con prejuicios generalizados sobre esas personas con las que debe negociar y concretar la compra-venta que se persigue con la negociación.

Para evitar las situaciones antes planteadas, las empresas con un alto nivel de competitividad necesitan y deben tener en estos cargos de “Comprador” y de “Vendedor”, personas con un perfil y unas características profesionales y personales muy particulares que generen la confianza y el ambiente necesario para realizar las negociaciones.