En la Gestión Administrativa, Financiera y Contable de una empresa suelen utilizarse como sinónimos dos términos que son Costos y Gastos. Los Gastos comprenden todos los desembolsos o erogaciones de dinero que incurren dentro de la empresa para producir los bienes o prestar los servicios a sus clientes, mientras que los costos se refieren al tratamiento contable que permite determina cuáles gastos o montos desembolsados son imputables de manera directa o indirecta dentro de la producción de esos bienes o servicios que produce la compañía, y a partir de allí pueda determinar el precio de venta y el respectivo margen de Rentabilidad que persigue la organización.
Existen muchos gastos administrativos, generales y de ventas que parecen “obvios” y que, algunas veces suelen ser considerados como insignificantes y en otras como los más inmediatos sobre los cuales se puede aplicar reducción alguna; no obstante, se recomienda que los mismos sean revisados y analizados cuidadosamente y así, de la forma más acertada, poder decidir sobre cuáles de ellos procede la reducción teniendo en cuenta el impacto que sobre las operaciones de la empresa pueda tener la misma.
Entre estos gastos que parecen obvios, se pueden mencionar los siguientes ejemplos:
1. Tomar menos café, reduciendo los servicios de cafetín para el personal, incluyendo los refrigerios para reuniones de trabajo y estableciendo las normas que regulen dicha actividad.
Pareciera que es un gasto de poca significación, más no es así. Cuando sobre este tipo de gastos no existe alguna normativa que los regule, los mismos se pueden salirse de control incrementándose vertiginosamente en el corto tiempo.
Son gastos que deben ser vigilados y controlados, ya que, si los trabajadores o colaboradores perciben esa falta de control, abusarán de dicha facilidad en detrimento de la empresa.
2. Reducir los viajes empresariales o viajes de negocios, realizando estrictamente los necesarios para asegurar el buen desenvolvimiento del negocio. Establecer niveles de autorización que garanticen una sana gestión en este sentido.
Existen directivos que manejan la chequera de la empresa como la suya propia, imputando a la contabilidad de su empresa todos sus gastos personales, alegando que se trata de gastos de representación o viajes de negocios, lo cual incrementa los costos, desmejorando la rentabilidad de su compañía.
Se recomienda establecer normas y procedimientos explícitos que regulen este tipo de gastos, sincerando la contabilidad de dichos conceptos, siendo lo correcto adjudicarlos a una cuenta por cobrar al accionista.
3. Relacionado con el anterior: Controlar y Monitorear los Gastos por viáticos (comidas), taxis, alojamiento, pasajes aéreos y demás gastos de representación.
En este sentido la empresa debe ejercer un control previo sobre las relaciones de gastos que por estos conceptos haga el personal, verificando la actividad que generó los mismos, la veracidad de la documentación que soporta dicha relación, si está autorizado por los niveles designados para ello, así como la razonabilidad de los montos relacionados.
4. La capacitación del personal: se recomienda realizar ejercicios de Detección de Necesidades de Formación (DNF) o como también le llaman, de Adiestramiento (DNA), garantizando que las acciones de formación autorizadas sean las necesarias para mejorar las capacidades, habilidades y destrezas de los trabajadores o colaboradores nominados en dicho programa.
Es un error eliminarlo totalmente. Las labores de capacitación o formación resultan fundamentales para mantener actualizados al personal. No hacerlo representa un hecho grave, pues los conocimientos no podrán ser actualizados de un día para otro como sí puede hacerse con una máquina, reemplazándola fácilmente. Pero, se debe tener mucho cuidado; de nada servirá adquirir la más moderna maquinaria sin personal que sepa hacer un uso óptimo de la misma.
El capacitar al personal para el trabajo en equipo, la resolución de problemas, el control de calidad y una mejor comprensión de los procesos productivos y de negocios es fundamental para hacer competitiva a la empresa.
5. Gastos en servicios Públicos: realizando campañas para el uso racional y óptimo de la energía eléctrica, del gas, del agua y del servicio telefónico.
Todos estos servicios son muy costosos y representan en su conjunto una porción considerable de los gastos totales de la empresa, debiendo analizar y evaluar su consumo para determinar la posibilidad de un uso más racional de los mismos, así como buscar otras alternativas que permitan lograr ahorros.
En cuanto al uso del servicio telefónico, se recomienda restringir los accesos de larga distancia nacional, internacional y acceso a telefonía móvil, solamente a aquellos niveles de la organización que así lo ameriten para poder realizar sus labores.
Para el respectivo análisis de los gastos por servicio telefónico, se puede partir de las siguientes interrogantes: ¿Es necesario el teléfono, o podemos utilizar internet o intranet (chat, chat con voz o bien correo electrónico)? ¿Qué sistemas o planes especiales de comunicación existen y que nos puedan hacer ahorrar costos? Todas ellas son preguntas que los directivos deben hacerse para mejorar o disminuir el gasto por el uso de dicho servicio.
Algo parecido cabe hacer en cuanto al uso de la energía eléctrica. ¿Qué fuente de energía se utiliza? ¿Qué otra fuente podría utilizarse? ¿Cómo se gasta o despilfarra la misma? ¿Qué medios pueden utilizarse para evitar pérdidas? ¿Qué planes especiales tienen las empresas proveedoras de energía?
En este mismo orden de ideas, se pueden hacer los respectivos análisis para evaluar cómo hacer el mejor uso de otros servicios como el agua y el gas, promoviendo acciones para reducir directamente los gastos o buscando alternativas que resulten menos costosas.
6. Reducir personal: es un error recurrir a esta estrategia como la principal, aunque los sueldos y salarios se vean a simple vista como gastos, ellos van asignados o distribuidos a los costos en la estructura financiera de la organización, debiendo tener cuidado en qué área se hará esa reducción.
Muchas empresas tienden a percibir la disminución de personal como la principal alternativa de reducción de costos, la cual resulta ser una estrategia contraria.
¿Por qué la Reducción de Personal puede resultar una estrategia contraria?
R. Porque puede afectar la calidad del producto, bien o servicio, impactando indirectamente la productividad, en el entendido de que el personal que permanece o sigue en la empresa se siente desmoralizado, además de ver incrementada su carga de trabajo, partiendo del supuesto de que el nivel de actividades se mantiene.
Reducir el personal es una decisión que puede resultar complicada si no se miden sus consecuencias, siendo la primera la pérdida de la curva de experiencia de la organización, lo cual estaría ocasionando una situación no deseada al momento de retornar al crecimiento con una recuperación considerable de la empresa, al verse obligada a reclutar o emplear personal sin o con poca experiencia, lo que le generará mayores costos de formación para prepararlos.
Las reducciones periódicas de personal, aunque parecen obvias no es así, se trata de una decisión que debe ser objeto de un serio análisis considerando todas las demás variables que intervienen en los procesos que ejecuta la empresa.
Son variados los gastos que son percibidos como obvios y sobre los cuales las empresas suelen abordar de primeros, debiendo ser cautelosos al momento de decidir qué reducir y dónde reducir, evitando impactar negativamente las áreas medulares del proceso productivo de la compañía, mediante análisis y evaluaciones detalladas que minimicen o eliminen la posibilidad de cometer errores.
El implantar un adecuado sistema de control interno sería lo ideal, ya que de manera permanente la empresa podría monitorear y hacer seguimientos al comportamiento de sus costos y gastos en cada uno de los procesos, sub procesos y actividades que ejecuta.
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