En la administración de “Compras”, prevalece la interacción entre “Vendedor” y “Comprador”, donde la “Negociación” surge como tema central. Existen varias técnicas de negociación que pueden ser aplicadas a determinadas situaciones resultando exitosas, más sin embargo, en términos generales, se recomiendan las bondades y beneficios de considerar los siguientes conceptos, que más que conceptos apuntan a principios y valores que enmarcan ciertos comportamientos éticos de las personas; ellos son:
a. Ganar – Ganar. Las dos partes involucradas ceden en algún aspecto o en algunos aspectos obteniendo un beneficio, lo ideal es lograr una equidad entre lo que se cede y lo que se gana de ambos lados.
b. Largo plazo. La interacción Comprador – Vendedor es una relación a concebirse mirando el largo plazo, pensando a futuro, lo cual garantizará la permanencia en el tiempo de ambas empresas, y, en consecuencia, la continuidad de sus respectivas operaciones.
c. Respeto. Una vez logrados los acuerdos sobre los términos que regularán la relación entre el comprador y el vendedor, ambos asumen una especie de pacto de caballeros, respetando en lo sucesivo los convenios a los que hayan llegado. Debe también prevalecer el Respeto en el trato personal y a nivel de negocio.
d. Sensatez. Se debe manejar la relación con la madurez y formalidad que amerita, siendo prudentes y discretos.
e. Acuerdos equitativos. Relacionado con el Ganar – Ganar, todos los acuerdos deben ser por igual para ambas partes, que no haya lugar a ventajas unilaterales, es decir para una sola de las partes involucradas.
f. Beneficio mutuo. También guarda relación con el ganar-ganar y con la equidad, cumplidos estos dos, se estaría garantizando que el beneficio que se alcance sea mutuo.
g. Claridad. Todo lo acordado debe quedar expreso y documentado, que nada quede a libres interpretaciones ni a sobre entendidos, no se deben aceptar supuestos o asunciones producto de inimaginables interpretaciones personales cargadas de subjetividad.
h. Transparencia. Relacionado con el anterior, todas las “cartas” deben estar sobre la mesa, ninguna bajo ella (la mesa) ni “bajo la manga” de la camisa.
i. Cooperación. El vendedor debe considerar al comprador como su aliado y colaborador y, de la misma forma, el comprador deberá considerar a su proveedor, fomentando la cooperación y colaboración mutua.
Todos ellos son factores claves de una buena negociación. Las negociaciones son, por excelencia, una de las formas como el proveedor (vendedor) o el comerciante tratan de mejorar la rentabilidad de su compañía, al interactuar con su contraparte (el comprador). No obstante, en las mesas de negociación tienden a presentarse Imposiciones, Amenazas, Presiones, Incumplimientos, Mentiras, Aplazamientos de los acuerdos, Retaliaciones, Cartas bajo la mesa o “bajo la manga”, Represalias, Injusticias, entre otras.
Aunque el resultado final depende de un trabajo en equipo realizado por todas las áreas de la empresa, corresponde a los departamentos de Compras, Mercadeo (Marketing) y Ventas, la mayor responsabilidad en el logro de las utilidades de cualquier negocio, dedicado a la producción y/o comercialización de bienes de consumo y/o servicios.
Los conceptos enumerados al inicio son “Valores” a considerar en el comportamiento de cualquier negociador, no estando exento de ello el Administrador de Compras. No obstante, en un mundo competitivo como el actual y ante el afán por obtener utilidades y mejorar la rentabilidad, aparecen los estilos, el poder y las capacidades de los negociadores que, respondiendo, por un lado, a su experiencia, formación, principios y convicciones, y, por otro lado, a las exigencias de sus propias compañías y del medio, se obtiene como resultado las condiciones acordadas o muchas veces “impuestas” por el poder del más fuerte y las necesidades del más débil.
Todo ello ha llevado a imponer el viejo estilo que plantea La Negociación dura como un “arma muy poderosa y feroz” para lograr los objetivos.
A pesar de que los negociadores conocen esos principios básicos para negociar, hoy día sigue predominando el estilo y las estrategias del denominado “Negociador Duro”, o negociador fuerte. Con este estilo son muchas las veces que se logran los objetivos, aunque los medios o los argumentos utilizados dejan serias secuelas, quedando marcadas inconformidades y fuertes resentimientos, más si no hay un real ganar-ganar, que represente un acuerdo justo y equitativo para ambas partes.
Tradicionalmente la Negociación se ha convertido en un campo de batalla y en una especie de duelo de voluntades, cuando debería ser un escenario propicio para desarrollar programas de crecimiento y generación de utilidades para las empresas a las cuales representan los negociadores participantes. ¿Por qué ocurre esto? Porque dichos participantes, es decir el comprador y el vendedor, se presentan a las negociaciones con cualquier cantidad de previsiones, omisiones y presunciones que distorsionan la razón de ser de la Negociación. Cada negociador asiste a la negociación con la predisposición de “ganar” por sobre su contraparte como sea, perdiendo de vista la razón verdadera por la cual está negociando.
Lo más importante de todos estos planteamientos es tener conciencia que Las Negociaciones son una de las formas como el proveedor o el comerciante buscan mejorar la rentabilidad de su empresa al interactuar con su contraparte. El comprador siempre trata de lograr las condiciones más favorables para su empresa y el vendedor busca hacer una venta que genere una buena rentabilidad para su compañía.
Por otra parte, aplicando los factores o principios arriba identificados podrán lograse negociaciones más efectivas y satisfactorias para los participantes de ambas empresas.
Es importante destacar que las organizaciones presten atención a la gestión de compras otorgándole la importancia que le corresponde, ya que representa una de las funciones claves que funge, a nivel interno, como el proveedor por excelencia para el proceso de producción. Si las compras no son gestionadas correctamente, el impacto en los costos de compras y en los respectivos costos de ventas pueden ser muy negativos, afectando de manera significativa las utilidades de la empresa. De allí que el objetivo consiste en lograr en las negociaciones el producto adecuado, en el lugar adecuado, en el momento adecuado y al costo adecuado, es decir al mejor precio y de la mejor calidad, contribuyendo así a la obtención de mejores niveles de rentabilidad de la empresa.
Se concluye recalcando una vez más que los nueve conceptos mostrados al principio de esta narrativa, conforman el marco de un “patrón de comportamiento ético”, que no solamente es válido para la interacción entre Comprador y Vendedor en su proceso de negociación, sino que debe ser el norte del quehacer de todo ser humano, en lo personal y en lo profesional.
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