¿Sabías que calcular una nómina de forma errónea puede ser muy perjudicial para tu empresa? El más mínimo error puede desencadenar asuntos legales. Por ello, realizar el pago a nuestros empleados adecuadamente y a tiempo es crucial. Te explicamos de forma práctica y sencilla los pasos que debes seguir para hacerlo.
Este proceso cada vez se hace más productivo. Y tu empresa no se puede quedar atrás. Sé un empresario destacado e integral en todo lo referente a tu empresa.
Requisitos para calcular una nómina
Para dar inicio a resolver tus dudas acerca de cómo calcular una nómina. Debemos hacer hincapié en que debes informar a los empleados sobre de las regulaciones legales para los pagos de salarios. Ellos deben comprender tanto sus asignaciones como deducciones. Además de que es indispensable que cuenten con el personal idóneo que solventarán sus dudas.
También, antes de proceder a calcular una nómina, es necesario que contemos con información que nos ayudará a darle sentido. Esta información es establecida por Estatuto de los Trabajadores de España. Por ende, todas las ciudades deben cumplir con él. Por eso, te mostramos los datos de debemos saber previamente al cálculo de nómina.
1. Agrega la información de la empresa
Para elaborar una nómina que cumple con las regulaciones legales, debemos agregarle la información de nuestra empresa. Es decir, el nombre y Código de identificación fiscal (CIF). Además de contener el código de la cuenta de cotización (CCC) y la dirección o domicilio.
Al calcular la nómina los datos de la empresa no pueden faltar. Ya que por medio de esta nuestros empleados pueden solicitar créditos, arrendamientos y otras transacciones comerciales.
2. Incluye los datos del empleado
Toda nómina debe contener los datos del empleado. Además de ser un requisito legal para ambas partes. Especifica las condiciones actuales del trabajador en la empresa.
Por eso debemos incluir los nombres y apellidos del empleado. También su número de identificación fiscal (NIF) y su número de afiliación en la Seguridad Social. Así mismo, su fecha de ingreso en la empresa, su antigüedad y su cargo actual.
3. Infórmate acerca de las regulaciones legales
Debemos evaluar la categoría profesional o cargo laboral del empleado con respecto a las cotizaciones para la Seguridad Social y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
De esta manera podemos establecer los montos que se van a retener según las leyes vigentes. Además de saber los montos de las deducciones que deben ser otorgadas a cada empleado.
4. Toma en cuenta los incentivos
Al momento de calcular una nómina debemos tener en cuenta los logros de nuestros empleados. Así mismo, influyen las evaluaciones de desempeño para otorgar incentivos.
En muchas ocasiones los incentivos no solo son viajes o premios. También pueden ser dinero. Por ello son entregados a los empleados por medio de la nómina. Así se refleja el valor del incentivo, el motivo y la fecha en que se entrega.
5. Ten presente las horas extras
Las horas extras deben formar parte al momento de calcular una nómina. Éstas deben ser pagadas junto a todas las asignaciones que se le daban otorgar a los empleados.
Estas horas extras pueden ser trabajadas por los empleados en los días hábiles laborados. De igual forma pueden laborarlo los días de descanso o feriados. Lo primordial es que sean pagadas de acuerdo a la ley.
6. Evalúa los préstamos y las ausencias
Debemos hacer un seguimiento de los días que los empleados han faltado a sus labores. Ya que esos días de ausencia debemos descontarlos del pago de su salario.
También para calcular una nómina es necesario que se realicen las deducciones correspondientes a préstamos o anticipos. Por eso debemos monitorear los movimientos de los empleados en cuanto a sus débitos y créditos.
Pasos para calcular una nómina en España
Calcular una nómina es un proceso que puede ser complicado. Pero con el conocimiento adecuado, puede ser tarea fácil. No tengas miedo de emprender y de mantener a flote tu empresa.
Lo más importante es que tengas en cuenta los montos del devengo, las deducciones y las cotizaciones. Si olvidarte de las normativas legales de España. Ahora bien, te indicaremos paso a paso cómo calcular una nómina perfecta y en el menor tiempo posible.
1. Define el salario
Cuando hablamos de salario base, nos estamos refiriendo a la retribución monetaria que le hacemos a los empleados. Ésta retribución se realiza para compensar su tiempo y mano de obra.
La remuneración es fijada mediante un contrato individual o contratación colectiva. Es la base para calcular una nómina. No la podemos dejar de lado ya que varía de acuerdo a cada empleado y a cada tabla salarial. Como emprendedores buscamos ser competitivos con otras empresas de nuestro nivel.
2. Establece los beneficios salariales
Los beneficios salariales poseen un carácter salarial. Es decir, influyen en el salario y en las prestaciones sociales. Son complementos que incrementan los ingresos de los empleados y debemos tomar en cuenta para calcular una nómina.
Para compensar de la mejor forma a nuestros trabajadores, los beneficios que podemos otorgar a los empleados son primas por antigüedad, titularidad y especializaciones. Así mismo, para complementar el salario podemos otorgarles a los trabajadores primas por su desempeño y compromiso. No obstante, dependiendo de las funciones de los cargos, podemos asignar beneficios por posibles riesgos o enfermedades ocupacionales.
3. Determina el costo de las horas extras
Como ya sabemos el salario se establece por unidades de tiempo laboradas. Es así como debemos calcular las horas extras que tendrán carácter salarial. Sin dejar de lado el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores referente a los horas extras laboradas.
Si el empleado no decide suplir las horas extras laboradas con horas de descanso. Las mismas las debemos tomar en cuenta para calcular una nómina. Debemos determinar las labores de nuestros empleados en horas nocturnas, días de descanso y días feriados. En conformidad con la ley, las horas extras también debemos asignarlas de forma oportuna al momento de generar el pago del salario.
4. Estipula las indemnizaciones o bonificaciones
Para seguir retribuyéndole adecuadamente a nuestros trabajadores sus servicios, podemos estipular el pago de indemnizaciones. Estas indemnizaciones o bonos las otorgamos para suplir los gastos que tienen nuestros empleados como consecuencias de sus labores.
Estas bonificaciones no tienen incidencia de carácter salarial en las prestaciones. Sin embargo, debemos destacar su concepto al momento de calcular una nómina. Por lo general, son primas de transporte, herramientas, viáticos, traslado, entre otras. Cuando otorgamos bonos, estamos recompensando a nuestros trabajadores por su esfuerzo y compromiso.
5. Define las prestaciones de la seguridad social
Las prestaciones e indemnizaciones referentes a la seguridad social las debemos otorgar cuando el empleado se encuentre en incapacidad temporal. También las podemos abonar si el empleado se encuentra en desempleo parcial.
Estas asignaciones al momento de calcular una nómina, no presentan incidencia de carácter salarial. Aunque debemos otorgar los abonos establecidos por la Ley General de la Seguridad Social de España. También podemos asignar un monto superior hasta el restablecimiento laboral del empleado.
Cuando otorgamos montos superiores, estamos cuidando la integridad de nuestros trabajadores. Así regresarán a sus labores cuando encuentren en condiciones óptimas.
6. Determina las indemnizaciones por despidos
Aunque no deseamos obtener inconvenientes legales por despedir a nuestros empleados. Suele suceder que a causa de fuerzas mayores nos encontremos en la necesidad de prescindir de los servicios de nuestros trabajadores. O por el contrario, el contrato de un empleado finalice y no necesitemos renovarlo.
Al momento de calcular una nómina debemos asignar esta indemnización de carácter no salarial. Para la normativa vigente los empleados están protegidos. Por eso, debemos realizar los cálculos pertinentes para efectuar el pago de la indemnización correspondiente a su tiempo de servicio. El pago oportuno y justo es de suma importancia para los valores de la empresa y de los empleados.
7. Calcula las aportaciones de los empleados
Los empleados también deben realizar aportes a la seguridad social en base a su salario. Según la normativa vigente en España para la seguridad social, cada deducción representa un porcentaje del salario.
Para calcular una nómina, las deducciones debemos realizarlas individualmente y luego sumarlas. Una de las primeras deducciones que debemos realizar son las contingencias comunes. Éstas se presentando cuando nuestros trabajadores se encuentran sin laborar a causa de una enfermedad y representan el 4,7% del salario.
Otras retenciones que debemos realizar son las provenientes por desempleo, representadas por un 1,55% del salario. También las deducciones por formación profesional, con un 0,10%. Son deducciones obligatorias que le ofrecen beneficios a nuestros empleados en un futuro.
8. Evalúa el impuesto sobre la renta de las personas físicas
Cuando procedemos a calcular una nómina, necesitamos tener la información de los ingresos de nuestros empleados y su situación familiar actual.
La Agencia Tributaria de España se encarga de establecer las tablas para calcular el impuesto. Sin embargo, nosotros debemos retener este impuesto y obtener el porcentaje del total de ingresos devengados por nuestros trabajadores. Tanto nuestra empresa como nuestros trabajadores estamos en el deber de cumplir con el pago de impuesto.
9. Toma en cuenta los anticipos
Los trabajadores son un pilar en nuestro crecimiento empresarial. Por eso, en ocasiones otorgamos anticipos de salario cuando ellos los requiere. Aunque, los anticipos también pueden préstamos mayores a sus salarios.
Lo importante es que para calcular una nómina, debemos tener en cuenta los anticipos y préstamos que han sido otorgados. De esta manera, progresivamente en las nóminas, vamos generando estas deducciones hasta que se hayan liquidado éstas deudas. El cobro de los anticipos y préstamos son importantes para el funcionamiento y productividad de la empresa.
10. Analiza los convenios
Para seguir motivando a nuestros empleados, muchas veces los beneficiamos con convenios. Es decir, les otorgamos beneficios que serán pagados por los empleados mediante las deducciones de cada nómina.
Los convenios pueden ser con pólizas de seguros H.C.M, servicios funerarios, cursos, especializaciones, entre otros. Los costos de dichos convenios los descontaremos al calcular una nómina. Aunque no pagamos estos convenios, siguen siendo beneficios. Ya que por medio de nuestra empresa, nuestros empleados son beneficiados para cuidar su salud y desarrollar sus habilidades.
Lo más importante de todo este proceso, es que puedas hacer tu empresa crecer. El emprendimiento a gran escala es posible, siempre y cuando cuentes con el conocimiento adecuado. Además de contar con las herramientas necesarias para hacer lo difícil más sencillo y motivador.
Ten en cuenta todo lo concerniente a las asignaciones y deducciones. Cada trabajador va a devengar un monto distinto, y es imprescindible que cuentes con toda la información pertinente para calcular una nómina.
¿Por qué es importante liquidar una nómina correctamente?
Cada día es importante que tu empresa se retroalimente de los errores, aprenda de ellos y adquiera más productividad. Lo mismo ocurre cuando decides calcular una nómina. El objetivo principal es reducir los errores y realizar el cálculo lo mejor posible.
En este proceso se encuentra de por medio la relación empleador-empleado. Y lo ideal es que mantengas esa relación en los mejores términos para asegurar la productividad y crecimiento de tu empresa. Así que ten presente las siguientes consecuencias que pueden generar los errores al momento de calcular una nómina.
Evita la desmotivación de los empleados
La mayor motivación de nuestros empleados para cumplir sus funciones, es la remuneración. Debemos asegurarnos de mantenerlos satisfechos, en especial, con el pago de su salario.
Debemos evitar asignar o deducir montos erróneos al calcular una nómina. Busquemos siempre incentivar y reforzar el compromiso y lealtad de nuestros empleados con nuestra empresa.
Previene las multas
Debemos realizar los pagos de nómina a nuestros empleados en el tiempo estipulado por la ley. Los pagos extemporáneos pueden perjudicarnos, no sólo a nivel productivo, sino a nivel legal.
Los errores al momento de calcular una nómina también pueden generar la solicitud de auditorías. Estas auditorías pueden ser realizadas de forma interna por los auditores de la empresa. Sin embargo, en ocasiones son hechas por auditores externos pertenecientes al Estado.
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