Incorporar nuevos talentos a tu equipo de trabajo es un proceso que debe ser realizado con meticulosidad para asegurar que la elección sea la correcta. Y esto es importante desde que se reciben las hojas de vida hasta el último momento, donde se formaliza la contratación.

La mayoría de las empresas aún utilizan un sistema manual para la reclutación de personal. Sin embargo, esto puede llevar más tiempo del necesario, además de ser un poco engorroso.

Es por eso que en este artículo te propongo el uso de un WhatsApp CRM para convertir el proceso de reclutamiento en algo sencillo y cómodo.

Qué es un CRM

CRM son las siglas Customer Relationship Management, que en español se traduciría como Gestión de Relaciones con el Cliente. Dicho de otro modo, son softwares que facilitan la organización de los contactos, conversaciones, campañas publicitarias, ventas, cobros, y todo tipo de información relevante para la empresa.

A pesar de haber sido desarrollados con el objetivo de potenciar las ventas en línea de un negocio, se pueden usar con múltiples propósitos que requieran una administración más organizada y efectiva. Por supuesto, esto incluye el reclutamiento de personal.

La herramienta más destacada de los CRM es la integración con WhatsApp, la cual multiplica los beneficios de estas plataformas. Gracias a esta es posible amplificar las funciones de WhatsApp, logrando que pase de ser solo una app de comunicación casual a una potente herramienta para tu negocio.

Cómo usar el CRM para reclutar empleados

Ahora que ya tienes una idea sobre lo que es un CRM con integración de WhatsApp, quiero enseñarte cómo puedes usarlo para agilizar el proceso de reclutamiento.

Trabaja en equipo

El WhatsApp CRM te permite compartir el acceso con varios miembros de tu equipo. De este modo, todas las personas involucradas en el proyecto pueden acceder a las conversaciones, historial de los contactos, tareas y más. Asimismo, diferentes personas pueden responder a los mensajes de WhatsApp de un mismo número telefónico.

Utiliza la integración de WhatsApp para comunicarte

En vez de perder el tiempo usando diferentes medios para contactar a los potenciales trabajadores, como llamadas telefónicas, puedes hacerlo desde el CRM a través de WhatsApp.

Esta integración también puede servir para que los interesados en el puesto envíen su CV por ese medio.

Comunícate por tu medio favorito

Si a pesar del punto anterior, prefieres conservar las costumbres tradicionales y manejar la comunicación por correo electrónico, también puedes hacerlo.

El CRM permite sincronizar varios canales de comunicación, como WhatsApp, correo electrónico, Instagram y Facebook. Por lo tanto, puedes enviar correos electrónicos o mensajes de WhatsApp sin salirte del CRM.

Aprovecha el perfil que se crea para cada postulado

Todos los mensajes de los distintos canales de comunicación se agrupan en un mismo perfil por cada contacto. Es decir que, si una persona te contacta por Instagram y luego lo hace por WhatsApp, su mensaje llegará al mismo lugar (identificando de dónde proviene) y quedará registrado en su historial.

Gracias a esta función, es posible lograr un mejor orden y seguimiento de cada caso. Podrás identificarlos a tu gusto, ponerle tags, agregar notas si es necesario, asignarlo a alguien de tu equipo de trabajo, etc.

Envía mensajes a escala

Es posible que el proceso de selección de la empresa requiera enviar información general a todos los postulados. Si es el caso, con WhatsApp CRM puedes ahorrar tiempo en esta tarea.

En vez de contactar uno por uno a cada persona, puedes enviar un mensaje masivo seleccionado entre tus contactos a quiénes deseas incluir.

Apóyate de los bots

Puedes programar chatbots para tener conversaciones predeterminadas con las personas que te contactan. Programa las preguntas y respuestas más frecuentes y, en última instancia, ofrece la opción de hablar con una persona si la comunicación con el bot no es suficiente.

Además, muchos de estos programas disponen de bots más sofisticados que, con ayuda de la IA, pueden llevar conversaciones más fluidas e incluso hacer ciertas acciones, como colocar tags al contacto y crear tareas.

La buena noticia, contrario a lo que posiblemente pienses, es que son muy fáciles de programar. No se requieren conocimientos de programación o hacer un curso especial para saber cómo funcionan. Al seguir solo unos pocos pasos puedes crear una mini versión de ti que exprese lo que tienes en mente de manera automática.

Crea y monitorea tareas

Si hay varias personas involucradas en el proceso de reclutamiento, esta característica te servirá de utilidad para tener una organización propicia.

Puedes crear tareas y asignarlas a diferentes usuarios. Por ejemplo: “Revisar los nuevos CV”, “Contactar a los pre-seleccionados”, “Programar las entrevistas”, entre otros.

Además, una vez asignadas, es posible ver en tiempo real si fueron cumplidas, si están en proceso o si no las realizaron.

Usa videollamadas para las entrevistas

El uso del internet en la vida cotidiana poco a poco está sustituyendo los engorrosos procesos por soluciones más prácticas. Y lo mismo pasa con las entrevistas de trabajo.

Si estás reclutando personas para trabajar en remoto o cumplir una labor que no requiera trato personal con los clientes, entonces las videollamadas son suficientes para lograr una entrevista funcional, donde el candidato pueda demostrar si tiene lo que necesitas.

Con la integración de CRM y WhatsApp tienes la opción de usar las videollamadas de WhatsApp para esta finalidad.

Beneficios de los CRM para Recursos Humanos

Como puedes ver, las herramientas del CRM son bastante útiles para el reclutamiento de nuevos talentos.

A continuación, vamos a echar un vistazo a todos los beneficios de elegir esta opción:

Con los bots de los CRM puedes ahorrar valioso tiempo en conversaciones y llamadas que requieran explicar lo mismo una y otra vez. La mayoría de las veces, las dudas de los postulantes son exactamente las mismas, por lo que tener respuestas predeterminadas para las preguntas más comunes es una acción bastante inteligente.
También puedes ahorrar tiempo con el uso de los mensajes masivos. Como ya explicamos, con solo un par de clics tu mensaje llegará a las personas que quieras (sean 10 o 1000). Con esto se evita el engorroso proceso de ubicar el contacto, entrar a la app o página por la cual te vas a comunicar y enviar un mensaje.
Tus contactos recibirán respuestas más rápidas gracias, de nuevo, a los bots y al acceso compartido con varios usuarios. Trabajando de esta manera, no hay excusas para que un mensaje pase más de 10 minutos sin ser respondido.
Puedes transmitir la esencia de tu empresa sin que debas escribir el mensaje por ti mismo. Con el uso de plantillas personalizadas y mensajes automáticos, tanto los bots como el resto del equipo de atención, podrán comunicarse con los postulantes de la manera que tú consideres correcta. De esta manera, se evita que alguien reciba una respuesta errónea o sea atendido de una mala manera.
Tendrás acceso a más personas talentosas. WhatsApp es el medio de comunicación #1 en la actualidad, por lo menos en Latinoamérica. Todos tienen WhatsApp, todos saben usarlo y tener la opción de comunicarse por este medio permitirá que más personas puedan contactarte.
Obtendrás conversaciones más fluidas y puedes inspirar más confianza. Si algún valioso postulante tiene dudas de la veracidad de tu empresa, gracias a la gestión de conversaciones por medio de WhatsApp se rompe esa barrera. Por supuesto, siempre manteniendo el profesionalismo ante todo.
Puedes gozar de un ambiente organizado al tener todo lo que necesitas en un mismo lugar. Desde un historial completo con todas las interacciones que has tenido con los candidatos hasta los datos que has recolectado sobre ellos.
Optimiza el proceso de selección, ya que toda la información está categorizada y puedes acceder a ella de manera sencilla. También puedes usar las herramientas de creación de tareas para saber en qué etapa se encuentra cada aspirante al cargo y cuál es el siguiente paso a dar.
Mejora la comunicación entre el equipo, debido a que pueden comunicarse dentro del CRM y acceder fácilmente a todas las conversaciones y perfiles.
Te permite aumentar la productividad del trabajo remoto al monitorear constantemente las tareas asignadas a otros usuarios. Por lo tanto, puedes estar al tanto de cómo se comunican otros usuarios, en qué horario, si están al día con su trabajo… A su vez, los integrantes del equipo se verán con más ganas de cumplir sus tareas al saber que están siendo supervisados.

Si llegaste a este punto, probablemente ya estés convencido de que usar un CRM es una excelente alternativa para optimizar el reclutamiento de tu empresa. Afortunadamente, los CRM llegaron para quedarse y puedes comenzar a probarlos desde hoy mismo.

El precio por disfrutar de un CRM es bastante accesible y, la mayoría de las plataformas, disponen de diferentes planes que puedes escoger según las necesidades de tu empresa. Una vez que te unas al sistema automatizado que te brindan los CRM WhatsApp, difícilmente querrás volver al procedimiento manual.