Análisis y Diseño de Sistemas en la Gestión Empresarial

Sistemas de Información, y su impacto en la gestión empresarial

      Análisis y diseño de sistemas de información es el proceso mediante el cual se interpreta información recolectada con el objeto de definir el problema que causa resultados no deseados en la gestión de la empresa, mediante la Evaluación de los requerimientos funcionales producto de la participación de los usuarios finales, el analista de sistemas y el ejecutivo del proyecto, a los fines de obtener  soluciones y alternativas factibles que sirvan de insumo para el diseño del sistema de Información.

     El ciclo de desarrollo de sistemas de información son etapas que forman parte del enfoque sistémico para desarrollar sistemas de Información, orientados a solucionar problemas que afectan la gestión empresarial, partiendo de los requerimientos funcionales. Cada etapa de este proceso incluye los pasos: Investigación, Análisis, Diseño, Implementación y Mantenimiento.

 

 

Ciclo de desarrollo de los Sistemas de información

Comprender el problema o la oportunidad empresarial		Investigación de Sistemas  Producto:     Estudio de Factibilidad	Determinar si existe un problema o una necesidad. Realizar un estudio de factibilidad para determinar si un sistema de información nuevo o mejorado es una solución viable. Desarrollar un plan gerencial de proyecto y obtener aprobación ejecutiva.
Desarrollar una solución con un sistema de información		Análisis de Sistemas Producto: Requerimientos funcionales	Analizar las necesidades de información de usuarios finales, el entorno organizacional y cualquier sistema que actualmente esté en uso. Desarrollar los requerimientos funcionales de un sistema que pueda satisfacer las necesidades de usuarios finales.
		Diseño de Sistemas Producto: Especificaciones de los Sistemas	Desarrollar las especificaciones técnicas para los recursos de equipos, Sistemas operativos, Recurso Humano entre otros.
Implementar la solución con el Sistema de Información		Implementación de Sistemas Producto: Sistema Operacional	Instalación de equipos y aplicaciones. Prueba del Sistema e inducción al usuario final.
		Mantenimiento de Sistema Producto: Sistema Mejorado	Realizar un proceso de revisión post implementación para supervisar, evaluar, y modificar el sistema según se requiera.

 

Estudio de Factibilidad

     La etapa de investigación incluye el estudio preliminar de soluciones propuestas con sistemas de información para problemas empresariales de usuarios finales. El estudio de factibilidad consiste en el estudio preliminar que investiga las necesidades de los usuarios potenciales y determina los requerimientos de recursos, los costos, los beneficios y la factibilidad de un proyecto.  La conformación de los datos de un estudio de factibilidad  utilizan los métodos de recolección de información formalizando los hallazgos en un informe el cual incluye las especificaciones preliminares y un plan de desarrollo para el sistema propuesto.

La recolección de información comprende:

Entrevistas con empleados, clientes y gerentes. Cuestionarios para usuarios finales apropiados en la organización. Observación directa e inclusive participar en las actividades de trabajo del usuario final.

Análisis de documentos, informes, manuales de procedimientos y otra documentación. Desarrollo, simulación y observación de un modelo de las actividades de trabajo.

 

La meta del estudio de factibilidad consiste en evaluar sistemas alternativos y proponer los sistemas factibles de desarrollo, pueden evaluarse en términos de cuatro categorías.

Factibilidad Organizacional	Factibilidad Económica
Qué tan bien respalda el sistema propuesto los objetivos de la organización.	Ahorro de costos Incremento de los ingresos Disminución de la inversión Incremento de las utilidades
Factibilidad Técnica	Factibilidad Operacional
Capacidad, confiabilidad y disponibilidad de hardware, software y redes.	Aceptación del usuario final Respaldo Gerencial Requerimientos del cliente, del proveedor y del gobierno.

 

Análisis de los Sistemas

Es el estudio a fondo de las necesidades de información de los usuarios finales, que generan los requerimientos funcionales que se emplean como la base del diseño de un nuevo sistema de información.

Esto comprende:

Beneficios tangibles	Ejemplo
Incremento en las ventas o utilidades Disminución de los costos de procesamiento de información. Disminución en los costos operacionales. Disminución en la inversión requerida. Incremento en la capacidad y eficiencia operacional.	Desarrollo de productos y servicio basados en los sistemas de información. Eliminación de procedimientos y documentos innecesarios. Reducción en los costos de mantenimiento de inventarios. Disminución en la inversión de inventarios. Mejoramiento en la capacidad y eficiencia en la producción; menos despilfarro, desperdicio y tiempo ocioso.
Beneficios intangibles	Ejemplo
Disponibilidad de información nueva o mejorada. Capacidades mejoradas en computación y análisis. Mejora en el servicio al cliente. Mejora en la moral de los empleados. Optimización en la toma decisiones. Mejora en el posicionamiento y competitividad. Mejor imagen empresarial y comunitaria.	Información más oportuna y exacta, y nuevos tipos de información. Elaboración de modelos analíticos. Respuesta de servicios más oportunos. Eliminación de tareas laborales aburridas y pesadas. Mejor información y análisis de decisiones. Sistemas que incluyen clientesy proveedores. Imagen progresista según percepción de clientes, proveedores e inversionistas.

 

Requerimientos funcionales

• Requerimientos de interfaz de usuario: Las necesidades de entradas /salida de los usuarios finales que deben respaldarse a través del sistema de información, incluidas fuentes, formatos, contenido, volumen y frecuencia de cada tipo de entrada y salida.
• Requerimientos de procesamiento: Actividades requeridas para convertir la entrada en salida. Incluye cálculos, reglas de decisión y otras operaciones de procesamiento y capacidad, rendimiento tiempo de cambio completo y tiempo de respuesta necesario para las actividades de procesamiento.
• Requerimiento de almacenamiento: Organización, contenido y tamaño de las bases de datos, tipos y frecuencia de actualización e indagaciones y el lapso y la razón fundamental para la conservación de registros.
• Requerimiento de control: Requerimientos de exactitud, validez, solidez, seguridad y adaptabilidad para las funciones de entrada, procesamiento, salida y almacenamiento.

Diseño de los Sistemas

El análisis de sistemas describe lo que un sistema deberá hacer para satisfacer las necesidades de información de los usuarios. El diseño de los sistemas específica cómo lo logrará, lo cual consta de actividades de diseño que generan especificaciones funcionales del sistema.

Las especificaciones del sistema describen los detalles de un sistema de información:

Especificaciones de la interfaz de usuario: el contenido, el formato, y la secuencia de los productos y métodos de la interfaz de usuario como, pantallas de presentación, diálogos interactivos, respuestas auditivas, formularios documentos e informes.

Especificaciones de base de datos: contenido, estructura, distribución, y acceso, respuesta, mantenimiento y conservación de base de datos.

Especificaciones de Software: el paquete de software requerido o las especificaciones de programación del sistema propuesto, incluidas especificaciones de desempeño y control.

Especificaciones de hardware y redes: las características físicas y de desempeño del equipo y las redes requeridas por el sistema propuesto.

Especificaciones de personal: descripciones de trabajo de los empleados que operaran el sistema.

 

Implementación de un sistema de información

     Realizado el análisis y diseño del nuevo sistema, la etapa de implementación del sistema de información comprende la adquisición de equipos, aplicaciones, sistema operativo y servicios, Desarrollo o modificación de software, inducción de usuarios finales, documentación del sistema y conversión: Paralela, piloto, En fases y Precipitada.

   Los métodos de conversión pueden aminorar el impacto de la nueva tecnología en una organización, dentro del alcance puede abarcar un sistema tanto nuevo como antiguo en paralelo, para un periodo de ensayo, o la operación de un sistema piloto o por fase a nivel central, o caso contrario en una localidad o región. La implementación precipitada puede estar originada por un proceso de reingeniería o cuando el análisis y diseño de sistemas orienta los esfuerzos de una implementación desde cero, motivado a que en la organización los procesos de apoyo y sustantivos están marcados por un gran componente netamente manual en los distintos procesos que se ejecutan.

Mantenimiento de los Sistemas de Información

     El mantenimiento de los sistemas  es la etapa final del ciclo de desarrollo de sistemas. Comprende la supervisión, evaluación y modificación de un sistema para realizar mejoras deseables o necesarias. Pueden incluir proceso de revisión post implementación para garantizar los requerimientos funcionales establecidos en la fase de análisis y diseño de sistemas, también influyen en la gestión empresarial tanto en el entorno interno y externo, entre ellos: el desarrollo de nuevos productos o servicios, cambios en el marco legal impositivo impactando en los sistemas administrativos o de producción.

     En conclusión, el análisis y diseño de sistemas de información es un proceso fundamental para el fortalecimiento de la gestión empresarial, desde una visión sistémica e integral de toda la organización con el apoyo de los usuarios finales, los profesionales de sistemas de información y el direccionamiento de la alta gerencia, orientando las estrategias y esfuerzos para satisfacer los requerimiento funcionales y establecer mecanismos de control para una sana administració,n que contribuya al manejo eficiente de los recursos  con un máximo de calidad y eficiencia que satisfaga el cumplimiento de las metas de la Empresa  en la generación de productos y servicios.