Para incrementar la productividad del negocio con teletrabajo, primero debe entender cómo incrementar la del teletrabajador, ya que esta última determina la primera. Con la aparición de las nuevas tecnologías el sistema de trabajo tradicional y convencional que hemos conocido ha cambiado tanto, hasta permitir trabajar sin la necesidad de tener que estar físicamente ubicados en las instalaciones de la empresa. Este “trabajo a distancia” o “desde la casa” es lo que se ha denominado “Teletrabajo”, y a quienes lo realizan se les llama “Teletrabajadores”.
Países como México, Colombia, Argentina y Ecuador, han marcado pauta en América Latina, una de las regiones donde el teletrabajo ha experimentado un crecimiento considerable en los últimos años. México ocupa el segundo lugar a nivel mundial con un 30 % de incremento, evidenciando según estudios realizados, un aumento de productividad de hasta el 84 % en aquellas empresas donde esta modalidad de trabajo flexible ya es utilizada como una práctica cotidiana.
Ya en algunos países este esquema de trabajo ha sido incorporado en su legislación, como es el caso de Colombia que, en el año 2008, el Ministerio del Trabajo comenzó a mencionar el teletrabajo o trabajo en casa, respaldando esta modalidad bajo la Ley 1221, incluyendo algunos objetivos como la generación de más empleos en el país y la inclusión al mercado laboral de personas en condición de discapacidad física y de quienes están privados de la libertad.
En esa ley también se planteó mejorar la movilidad de las ciudades para hacerlas cada vez más sostenibles, reduciendo y evitando el desplazamiento diario de miles de trabajadores y por consiguiente minimizando la contaminación ambiental. Los trabajadores bajo esta modalidad, según dicha ley, tienen las mismas garantías laborales que cualquier otra persona que haga parte de la nómina de una empresa y que se desempeñe de manera presencial o física en las instalaciones de la compañía.
A nivel mundial se han realizado encuestas que abarcan hasta dieciséis mil colaboradores o trabajadores senior, que laboran para empresas donde se utiliza el teletrabajo, el resultado arroja que el ochenta y cuatro por ciento (84 %) de ellos consideran que este esquema de trabajo les permite una conexión más directa entre ese aumento de productividad, el nivel de ingresos y el trabajo a distancia. Otros estudios realizados en el año 2010 han determinado que la productividad escaló en promedio del sesenta por ciento (60 %) con proyecciones al incremento progresivo.
Los encuestados revelaron que el teletrabajo les ofrece energía y motivación, ya que pueden trabajar desde cualquier sitio o lugar disminuyendo el tiempo que antes ocupaban en traslados (hasta sus oficinas en la empresa), ayudándoles a tener un buen y mejor estado de ánimo y de salud, lo que en conjunto les permite trabajar mejor.
Datos para evaluar y decidir sobre la implementación del teletrabajo en la empresa:
El setenta y cinco por ciento (75%) de los encuestados manifestó que los trabajadores de su empresa se sienten más saludables gracias al trabajo flexible. El asistir a una oficina en un horario restringido, requiriendo largos traslados y atuendos costosos, además de la presión permanente de un jefe, les generaba mucho estrés, y adicionalmente debían comer fuera de su casa, y compartir muy poco tiempo en familia.
El setenta y cuatro por ciento (74%) expresó que con esta modalidad trabaja más de lo que acostumbraba. Considera que tiene menos distracciones e interrupciones de parte de sus colegas, menos ruido, ya no tienen que estar asistiendo a reuniones improductivas ni las visitas a la cafetería.
Productividad y Tiempo son las Claves del Teletrabajo. Dentro de los factores positivos que contempla el teletrabajo está el hecho de que las empresas pueden mantener un espacio físico reducido y los empleados tienen la oportunidad de compartir más tiempo con su familia. Entre los aspectos negativos se plantea que las empresas llegan a ser altamente dependientes de la tecnología, generándose conflictos cuando la misma se vuelve limitada o falla. Adicionalmente, la actividad de los trabajadores se torna impersonal.
Hoy día el teletrabajo es la clave para incrementar la productividad de las empresas, dejando de ser una tendencia del futuro y convirtiéndose en una realidad a la que más personas y empresas apuestan. En México es una tendencia real que crece año a año, y está enfocada a algunos sectores.
Razones para implantar el teletrabajo:
Reducir los gastos de mantenimiento de oficinas, que, bajo el esquema presencial, afecta la rentabilidad del negocio con gastos que cada día son mayores.
El aspecto ecológico, es decir, contaminar menos, evitando los tiempos perdidos producto de los traslados en ciudades congestionadas. ¿Cuantas veces los trabajadores llegan tarde a sus sitios de trabajo por quedarse estancados en una “tranca” del tráfico, o porque el subterráneo (Metro) tuvo una falla o hubo un accidente.?
Garantizar la continuidad del negocio ante posibles contingencias, por ejemplo, desastres naturales o meteorológicos, así como por epidemias como la influenza, entre otros.
Estrategia para el éxito del teletrabajo
Cuando implante el teletrabajo en su empresa, la mejor estrategia consiste en medir la labor de sus empleados o teletrabajadores “por Objetivos”, los cuales deben cumplirlos sin importar en qué lugar o sitio desarrolle la actividad, lo cual le generará unos resultados mucho más halagadores. Por supuesto, debe dejar a un lado ese mito cultural de que, si usted como directivo o gerente no ve al empleado sentado en una oficina, va a pensar que no está trabajando.
Requerimientos básicos a considerar para implementar el Teletrabajo que debe tener presentes todo el tiempo.
El requerimiento primordial consiste en que la empresa debe disponer de sistemas y aplicaciones que le permitan al teletrabajador el acceso desde el exterior y que, además cuenten con sistemas de seguridad (informática interna) para garantizar que todo el acceso esté protegido. Esto quiere decir que las personas autorizadas para conectarse, sólo tengan acceso a los recursos y a la información adecuados y pertinentes para que realicen sus labores, recomendando la encriptación de los datos y el establecimiento de políticas que eviten el mal uso de la información.
Beneficios que puede aportar el teletrabajo a su empresa.
El primer beneficio que las empresas perciben al utilizar el teletrabajo proviene del ahorro por concepto de gastos relacionados con el inmueble, como, por ejemplo, energía, limpieza, mobiliario y otros; lo cual resulta de mucha ayuda para las pequeñas y medianas empresas (PYME), no siendo necesario el tener amplios espacios de trabajo para atender toda una nómina de trabajadores.
El segundo beneficio que aporta el teletrabajo es que permite a las empresas cumplir con su aporte en lo que a responsabilidad ambiental se refiere, ya que al disminuir o incluso, eliminar, los desplazamientos del personal, evita las emisiones contaminantes de los medios de transporte que éste normalmente utilizaría para dirigirse a sus oficinas, bajo la modalidad presencial.
La tercera y mayor ventaja se refiere al aumento de la productividad, que ha sido demostrado por estudios realizados, ya que las personas que se desempeñan bajo la modalidad del teletrabajo trabajan más. Con este esquema, los empleados pueden mejorar su calidad de vida y tener más flexibilidad para estructurar mejor sus horarios y poder organizar de la mejor manera sus tiempos de trabajo y sus tiempos para descanso y compartir en familia.
Inconvenientes o desventajas del teletrabajo.
No todo son ventajas, al director de una empresa especializada en el desarrollo de herramientas de e-marketing que ha utilizado el teletrabajo desde su creación en el año 2007, se le preguntó en una entrevista lo siguiente:
¿Cuáles son los inconvenientes de usar el teletrabajo?
Su respuesta se resume en decir que la falta de solidaridad, pérdida del espíritu de equipo o de motivación.
Y agregó que: ante tal situación todos en la empresa trabajaron juntos desde el principio para transformar estos inconvenientes en ventajas, poniendo en ejecución dispositivos que permiten reforzar el espíritu de equipo.
Y ¿Qué hicieron?
Organizando diariamente una reunión de 10 minutos por Skype. Además de la aplicación de ciertos principios o recetas de métodos ágiles. Cada lunes, reunión en un telecentro o "espacio de coworking" con salas de reuniones, y medios de teleconferencia para conversar con clientes. Ese día permite reforzar la cohesión de equipo, ya sea por medio de actividades tan simples como desayunar juntos, por ejemplo.
¿Qué empresas pueden implantar el teletrabajo?
Cualquier tipo de empresa o industria, sin importar su naturaleza o tamaño, puede implantar el teletrabajo, el cual ha resultado ser una estrategia que ayuda para las empresas, para mejorar su competitividad, siempre y cuando cumplan con los dos requisitos principales que son:
Asegurar y garantizar la conectividad desde cualquier lugar.
Implantación de sistemas de acceso remoto que sean seguros y la fijación de estrictas políticas de seguridad con el objeto de que las redes estén siempre disponibles y libres de cualquier riesgo.
En todas las empresas existen áreas de oportunidad, por ejemplo, las empresas dedicadas a las ventas, los visitadores o representantes médicos, las empresas de servicios, los despachos especializados de consultoría y asesoría, las instituciones financieras y los organismos públicos. En la actualidad los centros educativos se han convertido en fuentes de teletrabajadores.
¿Cómo lograr que sus teletrabajadores sean más productivos?
Al igual que en el esquema presencial, no basta con implantar la modalidad del teletrabajo, se debe procurar que los teletrabajadores entiendan bien cuáles serán sus responsabilidades y entiendan con claridad el rol a desempeñar.
Recuerde que trabajar desde casa ha sido y es el sueño de una buena parte de los trabajadores que aspiran y esperan lograr un equilibrio en sus vidas laborales y personales, al mismo tiempo que van alcanzando sus metas profesionales en una compañía. Para ello se debe contar con una disciplina y hábitos dentro del hogar o lugar de trabajo, por lo que le sugerimos apoye a sus teletrabajadores reforzando con estas recomendaciones:
El teletrabajador debe definir cuanto tiempo necesita para cada actividad en su hogar siendo juicioso con el cumplimiento. Debe planificar las actividades propias para levantarse, arreglar la casa, comer y, por supuesto, para trabajar. Él es el único responsable de la planificación de su tiempo.
Debe establecer horarios para realizar las labores de la empresa y para sus actividades personales. Ser ordenado, disciplinado.
Escoger y utilizar el lugar de su casa más apropiado para realizar el trabajo y que preferiblemente esté alejado de distracciones, no permitiendo que la televisión o el teléfono interfieran en sus metas diarias.
Tenga a mano las herramientas necesarias.
Tome los descansos que sean necesarios.
Muchos profesionales con más de 35 o 40 años de edad y otros en la etapa de pre retiro o de retiro, son candidatos idóneos para el teletrabajo. En la sociedad occidental, muchas empresas no consideran a las personas con esas edades como candidatos ideales para empleo. Conociendo los beneficios o ventajas del teletrabajo, los requisitos y demás recomendaciones, usted puede considerar implantarlo en su empresa y hacerla más productiva.
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