En un mundo globalizado donde la tecnología avanza a pasos rápidos y ampliados, las organizaciones enfrentan desafíos de mejora continua para de esta forma adaptarse y afrontar los retos que exigen los negocios.
Si las empresas no satisfacen apropiadamente a sus clientes a través de sus servicios y productos innovadores, de calidad y a un costo accesible, es muy probable que no puedan mantenerse en un mercado que cada día es más competitivo.
Para que las compañías puedan ser más eficaces, eficientes y productivas, es importante que los gerentes tengan la capacidad de mantener el control de la organización a través de herramientas con las cuales se pueda medir, interpretar y analizar los resultados de la medición para poder tomar las decisiones más acertadas en pro del éxito de la organización.
Seguidamente, es importante razonar sobre el hecho que la medición es un proceso de mejora de la productividad y para que sea confiable debe realizarse en un ambiente laboral apropiado y participativo donde, todos los colaboradores persigan el mismo objetivo de prosperidad de la organización a través de la mejora continua.
Cuando en una empresa se establece un proceso de investigar oportunamente las actividades financieras, operativas, administrativas y de gestión, surgen algunos paradigmas, en las divisiones que suministran la información, como los que a continuación se destacan:
- La medición es antecedente de penalización. Esto es falso porque el objetivo principal al medir es obtener información para comunicar resultados que, permitirá reflexionar sobre las estrategias adecuadas para cumplir los objetivos esperados.
- Hay demasiado trabajo y no tenemos tiempo para medir. Si se hace la medición de forma desorganizada, sin unos parámetros a seguir y poco efectiva, los resultados será pérdida de tiempo e información, lo que atrasa la búsqueda de mejora de la organización.
- Es muy costoso medir. En los casos donde los procesos son complejos y por lo tanto, sería costosa la medición, se toman los aspectos más importantes del proceso, proyecto y objetivo estratégico.
Se hace necesario tener en cuenta lo que decía el matemático y físico británico Willian Kelvin: lo que no se mide, no se puede controlar y por ende no se puede mejorar.
Seguidamente, cuando se realiza la medición la idea no es tratar de quedar bien, suministrando resultados que fueron programados pero, no ejecutados. Adicionalmente, medir no es garantía de éxito en una actividad sino que, demuestra las particularidades que se han decidido controlar.
Para medir la efectividad de la empresa, se cuenta con unos parámetros denominados Indicadores de Gestión Empresarial, los cuales constituyen una herramienta valiosa para las organizaciones en la actualidad ya que, permiten fijar los estándares de actuación, comprobar los resultados reales frente a los fijados, tomar las decisiones oportunas cuando los resultados reales no satisfacen los estándares y poner en marcha acciones que permitan corregir y reorientar los procesos.
Los Indicadores de Gestión Empresarial de manera cualitativa y cuantitativa permiten comprobar el cumplimiento de los objetivos dentro de la organización, a través de la medición de los siguientes aspectos:
Productividad: Miden si las operaciones en una empresa son Eficientes, con el máximo rendimiento de los recursos utilizados en las actividades realizadas. Por ejemplo, el tiempo empleado durante las jornadas laborales, se aprovechó eficientemente en el proceso productivo del bien o servicio.
Comerciales: Estos indicadores miden si se cumplieron los objetivos y metas propuestas en la organización, con respecto a producción, ventas y satisfacción del cliente. Esto mide la Eficacia de los procesos de la empresa.
Financieros: Comparan la contabilidad y el comportamiento financiero de la empresa pero, no proporcionan las soluciones estratégicas para crear un valor financiero a corto y largo plazo.
Los Indicadores de Gestión Empresarial presentan ventajas entre las que se pueden mencionar:
- Reducción de incertidumbre y aspectos subjetivos, lo que incrementaría la efectividad de la organización y el bienestar del talento humano.
- Motivación de los colaboradores de la empresa al plantearse metas de mejora continua.
- Fomenta el trabajo colaborativo.
- Identifica las fortalezas y debilidades de los procesos para reorientar las decisiones hacia el logro de las metas.
- Al contar con información fidedigna, inmediata y veraz se puede establecer el cumplimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo.
- Ahora bien, los Indicadores de la Gestión Empresarial representan grandes beneficios entre ellos se pueden destacar:
Clientes satisfechos: Cuando se identifican las prioridades y necesidades del cliente, se logran los objetivos de la empresa.
Mejoramiento continuo: Si se logra realizar un seguimiento de cada procedimiento productivo de la compañía, se pueden detectar las oportunidades para mejorar e implementar las acciones para hacerlo.
Gerencia para un cambio: Un sistemas que mide eficientemente permite, a los colaboradores de la organización conocer cuáles son sus aportes en el logro de los objetivos de la empresa y conocen los resultados de su labor.
Benchmarking: Es una técnica donde se hace indispensable que, la compañia conozca su entorno, evaluando sus procesos y productos para luego compararlos con otras empresas del mismo sector, esta práctica logra el comportamiento competitivo eficiente en las organizaciones.
Por otra parte, para realizar un indicador de gestión se debe tener en cuenta los siguientes pasos:
Objetivo: Debe ser cuantificable y se convierte en una meta, la cual debe ser verificable por su significado, período en el cual se logrará, unidades de medida y los responsables de su cumplimiento.
Diseñar la medición: En esta fase se establecen las fuentes de donde provendrá la información, con qué frecuencia la suministrarán, las personas responsables de recolectar la información, tabularla, analizarla y presentar los resultados de los datos obtenidos. Los datos por lo general se obtienen de los reportes de cada área de la organización.
Ajustar el sistema de Indicadores de Gestión: Implementar este sistema necesita varios ajustes para obtener los resultados esperados, los elementos que se deben observar son la confiabilidad de las fuentes de información, trabajar con datos de diversos períodos, evaluar la validez del indicador, analizar los datos recolectados, revisar la frecuencia de adquisición de los datos, procesamiento, presentación de la información y a quién va dirigida.
Toma de decisiones: De acuerdo a los resultados, se procede a la toma de decisiones adecuadas para la mejora continua de la empresa, siempre considerando la gestión para valorar si las decisiones fueron apropiadas o necesitan reorientarse.
En conclusión, para lograr un eficaz y eficiente control de la gestión se requiere el apoyo total al equipo de control de gestión en la implementación donde, todas las divisiones de la organización deben participar de forma intensa y continua, facilitando la información inequívoca y veraz.
Lo anteriormente descrito, permitirá revisar las metas con los estándares establecidos, discutir con los responsables de cada proceso, lo que concierne a los objetivos a alcanzar, y a los procedimientos de consecución de esos objetivos, para establecer estrategias de previsión, sobre el desenvolvimiento de los aspectos claves, a través del comportamiento de sus indicadores y razones.
Referencias
Silva M., David A. (2012). Teoría de Indicadores de Gestión y aplicación práctica. Bogotá D.C., Colombia. Universidad Militar Nueva Granada.
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