Cuando se gerencian o lideran proyectos, una de las tareas importantes a realizar es la de seleccionar el equipo humano que apoyará para desarrollar los mismos. Este proceso corresponde a la segunda fase en la gestión de cualquier proyecto. Se necesita la fuerza impulsora de quien sea designado gerente de proyecto para organizar el talento humano, siendo su obligación y responsabilidad el conformar un grupo de trabajo que tenga la capacidad para alcanzar los objetivos establecidos en la etapa de definición del proyecto.

Los proyectos se caracterizan por ser únicos, complejos y en los cuales se aplican cuantiosos recursos, por lo que organizar el equipo de gestión del proyecto es un proceso interactivo de incorporación de personas, recomendando que su formación nunca sea instantánea. En la práctica se han podido observar algunos casos en los que el gerente comete el grave error de poner en marcha de una vez el proyecto, con la intención de avanzar lo más rápido que puede.

Un requisito previo a la determinación del número correcto de integrantes, es que el proyecto ya debe haber completado su definición, incluyendo la estructura de partición del trabajo (EPT), que servirá de base para iniciar la actividad de formación del equipo, dependiendo también de la definición del alcance del mismo.

Si el paso antes mencionado ha sido cubierto correctamente, es muy probable que una buena parte de las personas intervinieron en la definición del alcance, puedan convertirse en integrantes formales del equipo. En todo caso, en estas primeras etapas, constituye una propuesta incierta lograr la designación formal de algunas personas, lo cual obedece a dos razones: a) la prevalencia de la mentalidad orientada a la reducción de costos, hasta no tener seguridad que el proyecto será implantado, y b) resulta un desafío lograr designaciones formales de personas para proyectos cuyo futuro es incierto.

Los miembros del equipo de gestión del proyecto constituyen su “alma” y el motor que impulsa el trabajo. Aun cuando la alta gerencia facilite el camino garantizando los recursos y designando un buen gerente, no cabe duda que son los miembros de dicho grupo los que llevan la carga en la realización de la mayor parte del trabajo, por lo que es sumamente importante lograr la asignación del personal adecuado con las habilidades y destrezas adecuadas.

Tres opciones para formar el equipo de trabajo

1. Por designación directa de la autoridad superior, mediante esta modalidad, la alta gerencia selecciona a las personas apropiadas y los invita, de manera directa, a participar.
2. Por manifestación de voluntad propia, cuando las personas o colaboradores que están interesados en trabajar en el proyecto, se ofrecen o postulan voluntariamente como posibles miembros.
3. Por proposición de un tercero, la cual consiste en que personas con un determinado interés en el proyecto proponen a otras que tienen habilidades adecuadas y en las cuales confían.

Fuentes de posibles candidatos:

1. La organización que patrocina el proyecto.
2. Otros candidatos pueden provenir de fuentes externas, lo que requiere un proceso competitivo de negociación, redactar contratos y hasta la pérdida de cierta flexibilidad, esto en caso de presentarse la anulación o el desfasamiento del proyecto.

En estos asuntos no existen recetas que, de forma mágica, garanticen la conformación satisfactoria de un equipo de proyecto, no obstante, para que este proceso tenga éxito, se recomienda que los candidatos a miembros cumplan con estos requisitos:

• Deben poseer amplios conocimientos sobre los elementos claves del proyecto. Esto es lo que ha sido denominado “saber”.
• Tener habilidades para ejecutar las tareas requeridas por el proyecto. Esto equivale al “saber-Hacer”.
• Deberá ser capaz de tomar decisiones. El “no decidir” puede resultar mucho más costoso que “decidir”.

Criterios a seguir en la formación de su equipo:

Cuando el equipo ha identificado un candidato a miembro, procede a discutir con el gerente la posible contribución al proyecto. Si el potencial miembro proviene de la propia organización, es necesario que su supervisor directo sea consultado, ya que tendrá que separarse de sus labores habituales para dedicarse al trabajo que le será asignado.

Para la formación del equipo de proyecto, el gerente deberá seguir los siguientes criterios:

1. Valorar las Habilidades Necesarias a objeto de cumplir con el Trabajo del Proyecto. Esto es un proceso en dos etapas:

Etapa 1: comprende el estudio de las tareas de manera objetiva y la determinación precisa de las cualidades requeridas para ejecutarlas.

Etapa 2: está en relación con las personas de la propia empresa o de la organización matriz para establecer quiénes presentan habilidades como:

• Destrezas técnicas: los aspirantes a miembros deben tener una experiencia que por lo general es el resultado de una capacitación formal especial, es decir, que tenga una formación técnica especializada.
• Habilidad en la Resolución de Problemas: es  la capacidad que tiene una persona para evaluar las situaciones difíciles que se le presentan y hallar su solución.
• Relaciones interpersonales: se refiere a la habilidad para interactuar eficazmente con los demás.
• Habilidad Organizativa: consiste en la facilidad para comunicarse con otras unidades, incluyendo el conocimiento del horizonte político de la empresa.

Existe una fuerte tendencia a enfocarse de forma preferente, hacia las habilidades técnicas cada vez que se van a formar equipos de trabajo para gestionar proyectos, lo que pareciera tener cierto sentido ya que un equipo de este tipo no funciona bien si los trabajadores no cuentan con algún talento individual especializado. No obstante, el hecho de prestar demasiada atención a estas habilidades, suele opacar el interés sobre las otras, las cuales tienen una importancia similar.

En una organización son muchas las personas que poseen talentos individuales que pueden resultar de utilidad en los proyectos, pero al mismo tiempo, son limitadas sus habilidades para trabajar con otros en equipo.

El gerente de proyecto debe tener presente que las personas que combinan de manera equilibrada todas las habilidades, son escasas, apareciendo sólo en contadas oportunidades. Esto obliga a sacar el máximo provecho del talento disponible, tomando las acciones necesarias que permitan anular o minimizar las debilidades de las personas que aspiran integrar el grupo que gestionará el proyecto.

Es oportuno destacar que, lograr juntar todas las habilidades en la creación de un equipo es muy raro, esto quiere decir que siempre faltará algo, siendo hasta imposible prever todas las habilidades que serán necesarias.

Ante esta situación, se tienen dos opciones: 1) Forme el equipo con aquellas personas que posean habilidades reconocidas y que, a su vez, tengan un elevado alto potencial y disposición para aprender las que faltan. 2) Recurra a la contratación de personal externo que tenga fortalezas que se requieren en determinadas áreas y actividades del proyecto.

2. Incorporación y Desincorporación de Miembros:

Estas dos acciones corresponden a decisiones que deben tomarse a lo largo de todo el proyecto, a medida que el trabajo cambia y el equipo avanza hacia el objetivo, pudiendo necesitar nuevos miembros y nuevas habilidades. Una recomendación para atender esta situación es vigilar que las entradas y salidas de miembros del equipo no sean demasiadas.

Cuando usted incorpora nuevos integrantes, tenga en cuenta que estos tienden a rendir a medias mientras se adaptan al esquema de trabajo del proyecto, los que permanecen fijos deben invertir un valioso tiempo para orientarlos y buscar las formas de trabajar con ellos, al mismo tiempo que, tienen la responsabilidad de idear la mejor manera para reemplazar a los que han sido desincorporados.

El tamaño del equipo:

El tamaño del grupo que sea designado para gestionar un proyecto dependerá de la magnitud y complejidad de los objetivos y las tareas que hayan sido definidas en el mismo. La pregunta es ¿cuántas personas deben integrar ese equipo?; se recomienda que sólo sean las necesarias y no más de eso.

Cuando son muy pocos miembros, el proyecto se desarrollará muy lento y de seguro, no contará con todas las habilidades requeridas. En el caso de ser muchos miembros, también avanzará más despacio, ya que deberán dedicarle más tiempo y esfuerzo a coordinarse y a comunicarse, sumado a la dedicación y el compromiso que se requiere. Reclute a las personas que realmente necesite para hacer el trabajo.

¿Cómo saber si el equipo tiene el tamaño correcto?

Con los siguientes parámetros usted podrá determinar si el equipo que ha conformado para administrar su proyecto tiene el tamaño adecuado:

• Que el grupo de trabajo se pueda reunir con facilidad y con cierta frecuencia.
• Que las comunicaciones entre todos los miembros también se den de manera fácil y frecuente.
• Que para realizar el trabajo requerido por el proyecto no hagan falta colaboradores adicionales.

Habiendo expuesto los elementos y criterios más relevantes que deben tomarse en cuenta para organizar el talento humano que gestionará un proyecto, se puede afirmar que, junto con la fase de definición de éste, son dos de las tareas más importantes que el gerente deberá aplicar en un esfuerzo y tiempo considerables para que este proceso sea exitoso.