El objetivo de cualquier proyecto consiste en satisfacer necesidades, las cuales son su fuerza impulsora, su seguimiento permitirá realizar todo el proceso de gestión. Se requiere entonces que en la definición del proyecto se comprendan realmente las necesidades y sus consecuencias, que se formulen correctamente, evitando acometer la necesidad equivocada, para evitar la amenaza del posible fracaso.
Las necesidades aparecen como ideas sin forma, luego que son reconocidas y definidas se convierten en algo más estructurado y bien entendido, para proceder entonces a su formulación como objetivo del proyecto, pudiendo así definir o articular correctamente los requerimientos funcionales y técnicos para llevarlo a cabo. Es decir, que las necesidades pasan por una evolución desde que aparecen hasta que son definidas como el objetivo principal del proyecto. Si la necesidad no ha sido bien formulada, van a estar mal orientados los requerimientos funcionales y técnicos, y como resultado, el proyecto no resolverá ninguna necesidad.
Reconociendo las necesidades:
Primer paso:
Son las personas que están experimentando la necesidad, a las que se debe solicitar que la definan lo más claro posible. Hay que ser cuidadosos, ya que los individuos que padecen de una necesidad, por lo general, tienden a tener hacia ella un “sentimiento” más que una percepción o idea objetiva y concreta de sus características. Para ellos es difícil tener precisión para articularla porque están muy próximos a ella y, por lo general, no tienen la competencia técnica para poder hacerlo, por lo que pierden la objetividad.
Es muy importante tomar en cuenta la opinión de “los clientes” (del proyecto) acerca de sus necesidades, es decir cómo las ven ellos, sin embargo, estas percepciones no deben ser aceptadas con superficialidad ya que están cargadas de subjetividad.
Segundo paso:
Se recomienda plantearse varias interrogantes acerca de las necesidades, lo que obligará a evaluar la necesidad desde variados puntos de vista, y cuyas respuestas ofrecerán una visión en múltiples dimensiones.
- ¿Cómo es definida la necesidad por las personas que la experimentan?
- ¿Es real la necesidad? ¿Es verdadera o está tapando otra más importante?
- ¿La necesidad es importante? ¿Merece tratar de satisfacerla?
- ¿De qué forma se resuelve? ¿Es posible, es factible?
- ¿Qué implicaciones presenta la necesidad? ¿Si se logra satisfacer, surgirán otras necesidades? De aparecer una nueva necesidad ¿reemplazará a la necesidad anterior?
- ¿Quiénes son los afectados de manera directa por la necesidad? ¿Están de acuerdo en que la necesidad planteada es real y verdadera? ¿Cómo les afectará la satisfacción de la necesidad? ¿Cómo reaccionarán ante los esfuerzos por satisfacerla?
- ¿Cómo afecta la necesidad a la empresa? ¿Cómo a cada departamento, a cada unidad?
Tercer paso:
Para comprender mejor la necesidad es importante realizar la investigación pertinente, siendo preciso entenderla en todos los aspectos incluidos los técnicos antes de formularla.
Cuarto paso:
Todos los pasos anteriores brindan un amplio conocimiento para que formule la necesidad lo mejor que usted pueda. Llegado a este punto, la comprensión sobre la misma será mucho mejor que aquella que se tenía al inicio. En ocasiones, una vez que la necesidad es formulada, puede parecer algo diferente a las apreciaciones que originalmente fueron planteadas.
Quinto paso:
Acuda de nuevo a sus “clientes” para obtener de ellos comentarios u opiniones y vuelva a revisarlas.
Pida entonces a los clientes que comenten su formulación de la necesidad y después revísela. Se recomienda tener mucho cuidado ya que se puede incurrir en una situación bastante común, en la que, en muchas ocasiones, articular la necesidad le corresponde a quienes están intentando formularla y no al cliente. Lo ideal es que sea a partir de este último.
En esa evaluación de la necesidad resulta común que los especialistas designados procedan a modificarla para satisfacer sus propios intereses y no los de sus clientes. para controlar esa posibilidad, los responsables de formular la necesidad deben realizar un esfuerzo considerable para garantizar que lo que definan y articulen, se corresponda con la realidad de la organización.
La gestión de proyectos se desarrolla en varias etapas que comprenden: a) Definición del proyecto, b) Organización del esfuerzo, c) Planificación, d) Ejecución, e) Control y evaluación; y c) Finalización o cierre. Es en la primera etapa donde se realizan ciertas acciones que servirán de cimiento para todas las demás actividades, y de ella dependerá el éxito o fracaso del proyecto, siendo una de ellas la formulación de las necesidades que representan el propósito fundamental de todo proyecto.
La definición del proyecto forma parte de su planificación, por lo que es fundamental hacer la distinción entre ambas:
- Es necesario conocer todos los parámetros antes de desarrollar el plan completo y detallado.
- No avance sin antes asegurarse de que todas las partes involucradas estén de acuerdo con la visión del proyecto, es decir, con sus objetivos y criterios de éxito.
- Definir con acierto el proyecto es un trabajo que no suele ser liviano, por el contrario, es muy delicado.
- Si la definición del proyecto es omitida, entonces su planificación y gestión no resultarán eficaces.
- En términos financieros, una buena definición puede contribuir al incremento en la cartera de inversiones que ofrezcan alta rentabilidad y, por ende, altas posibilidades de éxito.
- Para lograr el consenso y conseguir acuerdos, la definición del proyecto debe estar respaldada por un documento que contenga como mínimo el propósito del proyecto, las metas u objetivos, los criterios de éxito, el contexto, las especificaciones del alcance, las asunciones, las limitaciones, los riesgos, identificar los involucrados, el enfoque recomendado, los activos de los procesos organizacionales, el costo, el calendario y la estimación de recursos, y las referencias a otros documentos.
Las personas o colaboradores que tengan la responsabilidad de definir el proyecto deben estar conscientes de que se trata de un proceso que va estar en constante afinación hasta llegar el momento de su implantación, la cual incluye la ingeniería de detalle, la construcción y el arranque. Esto quiere decir que el documento de definición es muy dinámico, debiendo ser actualizado constante y oportunamente para mostrar todas aquellas situaciones que van cambiando, los diferentes problemas que se van presentando y todas las demás necesidades que rodean el proyecto. Todos esos cambios requieren ser oficializados, anunciándolos debidamente, revisados, aprobados por los niveles correspondientes y registrados.
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