¿Qué ocasiona los problemas de comunicación en una empresa?

La comunicación interna en las empresas es importante porque permite compartir y poner en común las ideas. Actualmente, la comunicación tiene un rol fundamental para difundir, la cultura, la misión, visión y proyectos de la corporación.

Según Peter Drucker (1967) en su libro El Ejecutivo Eficaz, “El 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”.

De acuerdo a esta aseveración en algunos casos la productividad baja y los conflictos internos son relacionados con una comunicación poco clara y contraria a los valores y principios de la empresa o del perfil de cargo para el cual se contrató al empleado.

Adicionalmente, considero que los principales motivos para los problemas de comunicación en una empresa derivan de:

Estructuralidad vertical confusa:

Dificulta la fluidez de la información, lo que ocasionaría que parte de la misma se pierda. Adicionalmente, el personal no tendría claro cuál es la organización por departamentos de la empresa, quienes laboran allí y sus funciones. Esto trae efectos nocivos en el rendimiento, repetición en operaciones, entre otros.

Poca atención de los gerentes hacia las personas que supervisan:

Al personal comúnmente se llama a la oficina de sus supervisores para criticarlos o llamarles la atención. Nunca o casi nunca se les comunica elogios sobre su desempeño laboral, el empleado no recibe una retroalimentación que los valore positivamente.

Debilidad en la capacidad para escuchar:

En muchos casos los miembros del equipo tienen incapacidad para escuchar. Con frecuencia en reuniones de grupo se interrumpe cuando algún colaborador presenta ideas, sin esperar que las termine, o sencillamente las personas están más pendientes de lo que van a decir que, escuchar efectivamente. También en las reuniones algunos empleados están distraídos porque su capacidad de atención es poca.

Canales usados para comunicarse:

En las organizaciones el recurso humano debe tener la posibilidad de comunicarse efectivamente. Las opiniones, proposiciones y propuestas que estén bien encausadas fortalecen la organización. En la actualidad las empresas cuentan con diferentes canales de comunicación interna que, son apoyados por herramientas tecnológicas, sobre todo en las oficinas que están distantes. En este aspecto se debe prestar atención porque la saturación de emails provoca que el personal al día invierta mucho tiempo en revisar, leer y contestar mensajes, existen otros canales más eficaces para la comunicación de equipo.

Integrar a todos los colaboradores:

Se debe implementar estrategias que permitan integrar a todos aquellos colaboradores, sin importar su posición y funciones dentro de la organización. Cualquier persona puede aportar ideas brillantes, innovadoras y productivas pero, sencillamente hay que invitar a esos trabajadores a sumarse al proceso comunicativo productivo del equipo.

Estrategias ineficaces para dar seguimiento a las opiniones de los colaboradores:

Lo que no se evalúa, no se puede optimizar. Actualmente las formas de seguimiento de las opiniones de los colaboradores y de evaluación del clima laboral no son muy eficaces. Establecer herramientas de medición será de enorme valor para recibir retroalimentación positiva del personal y tener en consideración sus reclamos, ideas, sugerencias y opiniones.

Poca actitud para reconocer que se es parte del problema:

En ocasiones se encuentran personas dentro de la organización que paralizan el trabajo del equipo por sus actitudes egocéntricas. Nunca reconocen que son parte del problema y que tienen una cuota de responsabilidad en el mismo porque, siempre están a la defensiva.

Grupos de amistades estrechas:

Una agrupación estrecha, parcializada y exclusiva de personas que se unen por una razón u otra puede ser problemática si no son objetivos.

Para comenzar a resolver los problemas de comunicación interna, se debe realizar un diagnóstico de la situación comunicacional y de esta forma, diseñar un plan donde, a través de la comunicación se cumpla con los objetivos organizacionales.

Adicionalmente, debe enfatizarse en desarrollar el liderazgo efectivo en todos los cargos gerenciales. Seguidamente, evaluar constantemente el proceso para realizar los ajustes cuando fuese necesario.

Cada vez que se efectúen reuniones de equipo debe enfatizarse la importancia de escucharse antes de iniciar la discusión de ideas. La falta de interés por lo que se planteará evita que los asistentes aprendan sobre las diversas opiniones y puntos de vista.

Se debe realizar sugerencias para que las personas canalicen su concentración en las reuniones y no se distraigan realizando apuntes. Seguidamente, cuando se hagan las intervenciones deben ser cortas pero, relevantes para quienes asisten a la reunión.

Gran parte de las comunicaciones en las empresas se realizan vía correo electrónico, no se debe confiar solamente en estos medios para comunicase porque a la final se convierte en un problema de comunicación en la empresa. En el caso de las organizaciones con oficinas distantes, pueden programar interacciones vía vídeo conferencia. En la actualidad Skype y Hangouts de Google permiten realizar reuniones en tiempo real, enviar archivos y compartir elementos de la pantalla eficientemente. Al concluir, la reunión se puede transcribir una minuta con los acuerdos y resultados y publicarlo en línea para que todos los asistentes puedan leerlo.

En otro orden de ideas, es posible que la actitud egocentrista de algunos empleados no cambie. Estas personas piensan que cooperar es salirse con la suya. En estos casos el gerente de equipo debe con su capacidad de liderazgo lograr un entendimiento mutuo y así resolver los conflictos. Caer en el mismo terreno de intransigencia con los argumentos, expresiones y tono de voz, hará que el mensaje de solución se distorsione y no se llegue a ningún acuerdo.

Cuando se trabaja en empresas es normal que algunas personas conformen grupos estrechos o parcializados pero, cuando se comienza a entorpecer el trabajo de forma muy sutil, se debe evitar etiquetar a los personajes. Seguidamente, evitar caer en percepciones irreales. En los entornos empresariales todos los colaboradores deben asimilar que las diferencias pueden minimizarse y trabajar con cooperación porque de esta forma, los procesos serán más rápidos y eficientes.

Para finalizar, se debe estrechar vínculos de colaboración, compromiso, respeto y tolerancia con el personal y sus directivos, esto permitirá el cambio deseado y creará un clima laboral apropiado para el trabajo.

Referencias
Drucker E. Peter (1964). El Ejecutivo Eficaz. Argentina. Editorial Debolsillo