La Administración de Compras, los Nuevos Competidores y Errores al Negociar

En los últimos años han aparecido nuevos competidores que, sin importar cuál sea el tipo de negocio al que se dedique su empresa, le exigen ser más eficiente, más eficaz, más rápido, más flexible y más competitivo en su forma de negociar.

Hoy día la competencia entre las compañías es “Global” donde los errores pueden resultar sumamente costosos, por que las empresas y especialmente los negociadores deben procurar preparase en forma inteligente para poder enfrentar los retos y compromisos que implican esas nuevas competencias (nuevos competidores).

¿Qué pasaría si no se está preparado en la forma adecuada?

Es muy sencillo, se estaría dispuesto a “cometer graves errores” que pueden resultan muy “caros” y se estaría dando ventajas a la Competencia.

Las negociaciones entre comprador y proveedor son las interacciones o eventos que se repiten a diario en las empresas y donde se presentan más errores y donde se desperdician más oportunidades.

Errores más comunes al momento de Negociar:

En esa interacción entre Comprador y Vendedor, y ante los nuevos competidores, suelen cometerse ciertos errores por parte de las dos partes, de esta manera tenemos los siguientes:

  1. Juzgar (prejuicios) y generalizar el conocimiento de la otra parte.

No obstante que de parte y parte (comprador y proveedor), al momento de negociar, surgen algunos adjetivos que califican en términos positivos a su contraparte, también se ha podido comprobar que la mayoría de los términos utilizados para describir a su oponente, son completamente descalificadores y muy negativos.

        2. La Falta de preparación.

Cada vez que un comprador y un vendedor acuden a un evento de negociación, por lo general implica una toma de decisiones que producen resultados o impactos en otras áreas de sus respectivas, es decir, más allá de sus respectivos departamentos de Compras o Ventas respectivamente.

Tanto el vendedor como el comprador no deben presentarse a la negociación sin una correcta preparación. La carencia de tiempo, de información, de conciencia; la improvisación, la inmediatez, la irracionalidad de las exigencias, las múltiples funciones y responsabilidades que deben cumplir en forma simultánea, no son buenas compañeras par ninguno de los dos.

¿Qué significa tener una adecuada preparación?

Tener una adecuada preparación significa:

  • Tener muy claros los objetivos que quieren lograr.
  • Contar con la información necesaria para tomar las decisiones que resulten de esa negociación.
  • Conocer las políticas y los estilos de la contraparte.
  • Preparar los argumentos más convincentes, serios y coherentes para tomar una buena decisión.

Si el comprador es profesional en su área y tiene experiencia, sabe que, de no prepararse de manera adecuada y oportuna, el vendedor puede llegar con un objetivo bien claro y con la información necesaria para argumentar su venta, dejándolo en desventaja en el proceso de negociación.

        3. La Falta de cooperación.
Una de las características del comprador actual es que tiende a tener bien desarrollado el elemento competitivo, pero le falta mucho para desarrollar el elemento cooperativo. El negociador generalmente cree de manera errónea que cuando acepta la solicitud o petición que le hace la otra parte, es ceder terreno a su oponente o permitir que éste domine la situación.

Si lo vemos desde el comprador, desde el punto de vista psicológico, está preparado sólo para recibir el Sí a sus exigencias o requerimientos, y no cede fácilmente a las solicitudes que le plantee su proveedor, por muy elementales que éstas sean. Esa actitud refleja desconfianza permanente y poca colaboración, lo que produce resentimientos en el vendedor, desalentándolo, lo que más luego de seguro recordará y tratará de cobrársela, como en una especie de revancha.

¿Qué se recomienda entonces?

Lo más efectivo para negociar es Cooperar con la contraparte, sin importar que el comprador corra el riesgo de que las otras áreas o departamentos de la empresa le juzguen y lo descalifiquen porque le ha aceptado todo a su proveedor. Es normal que las otras áreas incurran en prejuicios infundados, porque por lo general desconocen el detalle y la verdadera razón de sus decisiones.

         4. El Exceso de análisis.
En un proceso de negociación la toma de decisiones debe ser analítica y racional, lo que debe evitarse es el excesivo análisis que puede provocar demoras muy extensas o parálisis en dicho proceso de negociación.

Un comprador hábil debe ser veloz, debiendo decidir rápidamente, evitando así pérdidas de imagen y hasta de utilidades por falta de una decisión oportuna.

La peor decisión es la que no se toma, es decir la “no decisión”. La mejor decisión es la que se toma, sin olvidar que el objetivo ésta sea la mejor. La no decisión puede resultar mucho más costosa que cualquier decisión que se tome. El comprador debe procurar dar respuestas al proveedor dentro de unos términos razonables de tiempo. Debe evitarse actitudes que llevan a frases como “Déjanos pensarlo”, “Lo vamos a estudiar”, las cuales se han vuelto muy comunes en el léxico del comprador para gestionar la propuesta de los proveedores.

        5. El Temor a correr riesgos.
Es muy común que como personas sintamos algún temor a correr riesgos, y en este caso que está referido al comprador y al vendedor, su temor al riesgo le refuerza para evitar el fracaso o el juicio de sus niveles superiores en la empresa donde prestan sus servicios profesionales.

Cuando un negociador toma demasiadas medidas de precaución para tomar la decisión sobre algún asunto y fijar una posición, le está negando a su empresa la oportunidad de lograr ventajas frente a la competencia.

¿Qué debe hacer entonces el Comprador?

El comprador debe tratar de minimizar los riesgos que un proveedor o un producto nuevo implica. Pero si pretende decidir contando con todas las condiciones a su favor, sin querer correr ningún riesgo, se expondrá a tratar con proveedores que, si van a estar seguros de sus productos y de la necesidad que tienen de éstos sus clientes, además de no estar dispuestos a aceptar todas las condiciones y exigencias que le pueda plantear el comprador.

        6. El No compartir información.
En los últimos tiempos y con los avances de la tecnología comunicacional y las nuevas técnicas de mercadeo, se ha hecho común que los proveedores soliciten a sus clientes información sobre las ventas, participación de mercado, crecimientos, planes promocionales, entre otros; con el objeto de conocer con más exactitud las posibilidades de presentarles negocios atractivos y de ajustar sus planes o estrategias a sus verdaderas necesidades.

Uno de los errores más comunes que se cometen en las empresas es el referido a No Compartir Información Elemental inherente al negocio, porque con ello se impide darle a la contraparte el conocimiento que necesita para ajustarse a sus necesidades o para ayudarle a identificar posibles oportunidades para ambos.

¿Qué tipo de información compartir?

Tomar la decisión para definir qué tipo de información se puede o se debe compartir es muy difícil, así como difícil es definir de manera exacta y precisa lo que es y lo que no es ético. Debemos recordar nuestra capacidad para entender la diferencia entre lo que está bien y lo que está mal.

Entiéndase que no es necesario entregar toda la información disponible de la empresa o de los proveedores en forma tal que se vean perjudicados los intereses de alguno de ellos o de ambos obteniendo un beneficio persona.

De manera resumida se puede mencionar que, en estas negociaciones, por lo general, están presentes actitudes como la desconfianza y el egoísmo, olvidando que el proveedor (vendedor) para la empresa que compra debe considerarse como un colaborador, y de esa misma forma, el proveedor debe ver y acoger al comprador como su colaborador, es decir, esa relación proveedor – comprador debe administrarse como una “Alianza Estratégica” donde prevalezca el concepto “Ganar-Ganar”.