Aprenda a Identificar y Prevenir el Fraude Empresarial

administración de empresas, estafas, pérdidas, robosExisten muchos esquemas de fraude empresarial y todos se pueden resumir en dos grandes grupos o tipos. Uno consiste en la malversación de activos de la empresa que impactan en lo financiero, y el otro está referido a la información financiera fraudulenta manipulando las cifras de los resultados de la gestión del negocio reflejada en los estados financieros. Lo importante es saber que se pueden prevenir, aquí encuentra información para que aprenda a identificarlos.

Los fraudes pueden provenir de la propia organización, en la que uno o varios trabajadores se acuerdan conseguir un beneficio propio. Esto se conoce con el nombre de colusión interna. También existe la colusión externa, en la cual participan trabajadores de la organización, que en combinación con personas ajenas a la misma, cometen el ilícito contra la empresa. Pueden ser funcionarios de bancos, clientes, proveedores, o cualquier otra persona que no pertenezca a la nómina de la empresa.

En la malversación de activos se destaca lo siguiente:

  • Los perpetradores del fraude son individuos que se ven motivados a realizarlo por  problemas personales, y crean una fuerte presión sobre los administradores o empleados con acceso a efectivo y a otros activos, dentro de la empresa para la cual prestan sus servicios, induciéndoles o motivándoles a realizar el acto ilícito.
  • En las empresas suelen presentarse situaciones de conflicto entre ellas y sus empleados, principalmente por desacuerdos entre el patrono y sus trabajadores. Ejemplo de ello puede ser el saber por anticipado, sobre despidos en el futuro inmediato; el conocer información acerca de ciertos cambios en los beneficios de los empleados que pueden verse desmejorados; el conocimiento sobre las promociones y compensaciones, que son consideradas como inconsistentes con las expectativas que los trabajadores tenían al respecto.

Situaciones que propician la malversación de activos:

  1. Inexistencia de la separación de funciones, es decir, que existe una inadecuada segregación de los deberes y tareas, así como de verificaciones independientes. Todo ello en contra de las normas de control interno generalmente aceptadas.
  2. Existencia de una deficiente administración de los gastos, tales como los de viaje y representación, reembolsos por gastos generales, gastos de cafetería, celebraciones, agasajos, entre otros.
  3. La supervisión de la sede principal y de las sucursales es deficiente o inapropiada, o simplemente no existe.
  4. El proceso de reclutamiento, selección y empleo no está debidamente estructurado de acuerdo a pautas y modelos probados, lo que facilita el ingreso de personal inadecuado para los puestos con acceso a activos.
  5. Los registros para el control de los activos no son mantenidos adecuadamente, lo que representa una debilidad en el control que le abre la puerta al fraude.
  6. La inexistencia de un sistema de delegación de autoridad administrativa y financiera que garantice de manera apropiada la autorizaciones y aprobaciones de las diferentes transacciones.
  7. Cuando no existen los dispositivos de control y seguridad para salvaguardar físicamente el efectivo, las inversiones, los inventarios y los activos fijos, y si existen, son muy deficientes.
  8. No se realizan oportuna y apropiadamente las conciliaciones de activos (conciliaciones bancarias, de cuentas por cobrar, y demás documentos).
  9. El no otorgar a los empleados con funciones de control clave, las vacaciones y descansos legales o contractuales de obligatorio cumplimiento.
  10. La falta de un entendimiento adecuado de las tecnologías de información por parte de la administración, facilita a los colaboradores del departamento de tecnología e información (TI) la perpetración de este tipo de fraude.
  11. Los controles de acceso a los registros en sistemas automatizados, así como la revisión de transacciones por medio de computadoras, no existen o son inadecuados.
  12. La actitud indiferente hacia la necesidad de realizar seguimiento a los riesgos de malversación de activos o a la reducción de ellos.
  13. El descontento o insatisfacción del empleado con la empresa por cuestionables condiciones de trabajo o por el trato inapropiado que recibe de ella.
  14. Los cambios en el modo o estilo de vida de algún trabajador representan síntomas que sugieren que hayan ocurrido actos de malversación de fondos.
  15. Cuando la empresa “deja pasar” o tolera los robos pequeños, dejando el camino abierto a los de mayor magnitud.

Consideraciones acerca de información financiera fraudulenta

La existencia de eventos que, aprovechados por terceras personas, ejercen fuertes presiones sobre la administración para cumplir con sus requisitos o expectativas. Como  por ejemplo, acreedores importantes, tendencias en la inversión, la necesidad de financiamiento adicional de la deuda existente o de nuevo capital para poder mantenerse competitivos.

Son varias las condiciones operativas de la empresa y de la industria que amenazan su estabilidad y rentabilidad financiera: la saturación del mercado, los altos niveles de competitividad, la obsolescencia de productos; bajos niveles en la demanda de los clientes; y la pérdida en sus operaciones que pueden llevarla al cierre o a la quiebra, entre otros.

En las empresas es usual ejercer presión sobre el personal o la administración para cumplir metas en el tiempo y al costo planificado. Ejemplo de estas metas es lograr una fuerte presencia financiera o tener la capacidad de dominar algún sector de la industria o un segmento importante del mercado, que le permita a la empresa imponer o dictar términos y condiciones en sus negociaciones con proveedores y clientes.

Factores que hacen deficientes los componentes del control interno:

  1. Los controles no son monitoreados adecuadamente, debiendo incluir los de información financiera y los automatizados.
  2. Cuando los sistemas de información administrativa y contable no son efectivos.
  3. Las elevadas tasas de rotación de personal de los departamentos de auditoría interna, tecnología de información y contabilidad.
  4. El desenfrenado interés de la gerencia o de la administración por incrementar o mantener la tendencia de las utilidades.
  5. La administración de la empresa recurre a la práctica de asumir compromisos con los analistas, acreedores y otros, con el fin de lograr resultados irrealistas y agresivos.
  6. Los valores y normas éticas establecidos por la institución no son comunicados, implementados o exigidos de manera efectiva por parte de su administración, y si son comunicados, no lo hacen de la mejor forma.
  7. Los dueños de empresas tienen la tendencia a mezclar o confundir las transacciones personales y las de negocios, llegando incluso a utilizar la chequera de la institución como la suya propia, y a cargar en la contabilidad de la organización los gastos que son estrictamente personales.

Finalmente, es recomendable designar, en los cargos directivos o de alta gerencia y con deberes de supervisión, a profesionales altamente capacitados que comprendan la importancia de los valores éticos, que sean personas probas, íntegras, honestas, sinceras, respetuosas de las normas y procedimientos y, sobre todo, con un gran sentido de responsabilidad profesional y social.