Factores Principales a Considerar en la Gestión de Compras

Son 4 los aspectos fundamentales a considerar en la Gestión de Compras y de Logística:

1.El producto adecuado.
Debe comprarse y manejarse el producto o la materia prima necesaria y adecuada para el proceso y actividades que desarrolla la empresa. Y de igual forma, debe entregarse al cliente, ya sea interno o externo el insumo y/o el producto adecuado, respetando o cumpliendo con las especificaciones acordadas, de tiempo, cantidad, calidad y lugar.

Si, por ejemplo, en la línea de producción en la planta se necesitan envases de aluminio especiales para envasar alimentos (vegetales), en dos tamaños, unos con capacidad para envasar 150 gramos y otro con capacidad para envasar 450 gramos. La orden de compra fue colocada correctamente. Cuando el pedido llega, se detecta que los envases que el proveedor despachó no cumplen con las especificaciones acordadas, es decir, en primer lugar, los tamaños recibidos son para 180 gramos y para 480 gramos, los cuales son tamaños que la empresa no utiliza en su línea de producción. En segundo lugar, los envases de aluminio recibidos son para envasar alimentos cárnicos, los cuales tienen un recubrimiento interno diferente al necesario para vegetales.

Adicionalmente, cuando se le llama al departamento de ventas del proveedor para informarle lo que está ocurriendo, contesta indicando que procedan a la devolución inmediata y que los envases correctos le estarán llegando en tres días hábiles, con el agravante que el hecho está ocurriendo día viernes y solo trabajan de lunes a viernes, lo que quiere decir que el despacho correcto le estará llegando el día miércoles de la siguiente semana.

Ahora bien, esos envases se esperaban ese día viernes, porque para el lunes quedaban muy pocos en el almacén.

La Pregunta es: ¿Qué inconvenientes acarrea ese error cometido por el Proveedor?

Son varios los inconvenientes que se surgen.

  • La línea de producción donde se elaboran los productos a base de vegetales se paralizará desde el día lunes hasta el miércoles, ambos incluidos, y no sería sino hasta el jueves siguiente que podrán activar dicha línea.
  • Incumplimiento de la cuota de producción.
  • Incumplimiento de los despachos a los clientes.
  • Paralización del personal de esa línea de producción en todos los turnos.
  • Paralización de los transportistas que cubrirían los despachos pautados con los clientes.
  • Resumiendo, se generan pérdidas financieras significativas, dejando de facturar oportunamente por las ventas (despachos) que se dejarían de cubrir.
  • Pérdida de la imagen que perciben los clientes de la empresa como proveedor seguro de esos productos alimenticios enlatados.

2.En el lugar adecuado.
Deben ser presentados y almacenados en el lugar acordado y adecuado a los mismos.

Se trata de una empresa comercializadora de línea blanca, y posee dos sedes o dos tiendas, la Tienda AA y la Tienda BB, con sus respectivos almacenes (depósitos). Procede a colocar una orden de compra a uno de sus mejores proveedores indicándole, entre otros, el lugar donde deberá entregar la mercancía comprada, en este caso correspondía a la Tienda BB.

Llegado el momento de recibir el pedido, el cual se cumplió correctamente, así como las especificaciones de los productos comprados, ocurrió que la mercancía, por imputable al proveedor, fue entregada en la Tienda AA, el transportista alegó que tenía descargar la mercancía y no podía regresarse con ella, porque debía cumplir con su ruta.

Esta situación trajo consigo los siguientes problemas con los respectivos costos para la empresa compradora:

  • Se incurrió en el costo de almacenar adecuadamente la mercancía recibida en el almacén de la Tienda AA.
  • Accionar al otro día un medio de transporte en la empresa compradora, para poder movilizar esa mercancía del almacén de la Tienda AA al almacén de la Tienda BB. Esto implica otros costos que se van sumando.
  • Provocó el incumplimiento de los despachos a sus clientes de manera oportuna, generando descontento e inconformidad por pare de los mismos.
  • Los costos de transporte adicionales ocasionados fueron facturados al proveedor.

3.En el momento adecuado.
La compra, la recepción, y los despachos deben hacerse en el momento oportuno o adecuado, cumpliendo con los tiempos de entrega acordados.
Tomando el ejemplo anterior, partamos del hecho que la mercancía llegó a la Tienda correcta, pero el pedido se esperaba el día martes y llegó el día viernes, generando también inconvenientes para la empresa.

4.Al costo adecuado.
Las compras deben hacerse a un costo razonable, respetando las cotizaciones que haya ofrecido el proveedor; y al mismo tiempo, garantizando para la empresa un margen de beneficio suficiente para sus costos y poder efectuar reinversiones para mejorar o para expandirse.

De igual forma el costo para el cliente (precio de compra venta) debe ser el acordado y adecuado a las pautas que ambas partes, Comprador y Vendedor, hayan pre establecido.

En una sana gestión de compras cuando se decide colocarle las respectivas órdenes a un determinado proveedor, es porque sumado a todos los demás elementos intervinientes en la negociación, tales como calidad, cantidad, confiabilidad, calidad; está el precio, el cual determina el costo de la compra que será incluido al final en el costo de venta, resultando el ingreso por ventas, que marca la base para la generación utilidades.

Cuando la empresa compradora ha colocado sus órdenes de compra, y empieza a observar que en los despachos que le hace su proveedor, empiezan a detectarse en algunos renglones de esas órdenes, precios superiores a los convenidos y sin previo aviso ni negociación.

Este hecho impacta directamente en los costos de la empresa compradora y, en consecuencia, en las utilidades que se puedan generar.

Un programa de Compras depende directamente de los programas de Producción y de Ventas que se hayan estimado, y en ese mismo orden de ideas podrán elaborarse los respectivos presupuestos.

Al referirnos a Compras, estas pueden incluir:

a. Materias Primas.
En el caso de empresas con líneas de producción que parten del procesamiento de unas materias primas hasta llegar a un producto terminado o elaborado que entregarán a un cliente o consumidor final.

Por ejemplo, la empresa que produce jugos pasteurizados envasados. Su materia prima por excelencia será las frutas naturales que servirán de base para la elaboración de dichos jugos, también se cuenta el azúcar, colorantes y saborizantes adicionales. Se puede decir que materia prima comprende todos aquellos elementos que sufrirán una transformación hasta lograr el producto final.

b. Otros Aprovisionamientos.
También conocidos como otros insumos. En este grupo se incluyen los envases, las etiquetas, las cajas donde serán transportados, utensilios, entre otros.

c. Consumibles.
En estos se cuentan los materiales de limpieza, los elementos que utilizan los trabajadores para manipular los materiales básicos de limpieza y otros.

d. Productos terminados.
En el caso citado como ejemplo, será entonces la gama de diferentes jugos en diferentes sabores, tamaños y presentaciones.

e. Servicios.
Un ejemplo de servicios asociados al ejemplo en cuestión pueden ser los servicios de mantenimiento, la contratación de servicios de auditoría de calidad. Por supuestos están todos los servicios básicos para el proceso de producción como, por ejemplo: electricidad, agua, vapor (para la pasteurización), gas de uso doméstico, entre otros.