Errores de la Gerencia al Abordar la Reducción de Costos

Las empresas recurren a la Reducción de Costos por variadas razones, entre ellas:

  • Baja rentabilidad o pérdidas al final de sus resultados financieros.
  • Impacto de la globalización.
  • Pérdida de participación en el mercado debido a los altos costos.
  • Carencia de capacidad de maniobra.
  • La falta de liquidez.
  • Deseos de pelear en el mercado por su posicionamiento.

Cuando una reducción es promovida sin proyección estratégica, siendo además carente de método y sistema, la mayoría de las veces no produce los resultados que se esperan en el corto plazo, anulando toda posibilidad de lograr objetivos tanto en el mediano como en el largo plazo. Es decir, tienden a cometer varios errores perjudicando a la empresa.

En ese afán por eliminar los excesos las empresas deben ser cuidadosas, ya que se suele eliminar la “grasa” que sobra o es fácil de eliminar, como también se pueden destruir “músculos y nervios” de la organización. Las empresas con su intención de presentar los mejores resultados en el corto plazo, proceden a eliminar los planes de formación, que generan costos más elevados de productos, con más bajos niveles de productividad y calidad.

Al plantearse la reducción de costos, muchas empresas lo primero que piensan es en reestructuraciones de personal sin un adecuado y exhaustivo análisis y metodología, lo que no sólo representa la pérdida de personal muy valioso respecto a su experiencia, capacidades intelectuales y habilidades técnicas, sino que también provoca la desmoralización en el resto del personal, recargándolos de trabajo.

Otro error se visualiza cuando se tiende a adquirir insumos de menor costo, sin considerar las consecuencias tanto en los costos totales como en el efecto en el nivel de satisfacción de los consumidores.

También se observa que sin mucho análisis se toman acciones para reducir costos disminuyendo las actividades de mantenimiento preventivo, acelerando el deterioro de la infraestructura, planta y equipos.

En los términos planteados y bajo un análisis crítico, es muy importante que las empresas y sus respectivos directivos, gerentes y administradores, reconozcan los errores más comunes cometidos con la intención de reducir los costos.

Entre los métodos, políticas y formas de abordar la reducción de costos que impiden un verdadero éxito en dicho proceso, se cuentan;

  • La falta de sistema.

Producto de la ausencia de una visión sistémica, conduce a la adopción de medidas restringidas e incoherentes, referidas tanto al tiempo como a los objetivos estratégicos, así como al equilibrio entre las diversas áreas de la empresa.

Es importante conocer cuáles son y cómo se interrelacionan entre sí los factores que inciden en el proceso productivo y en sus costos. El no hacer esto puede llevar a acciones inapropiadas y a producir efectos contrarios.

¿Cuáles son esos factores?

R. Los principales factores que inciden en los procesos productivos y en los costos de producción, son: la Materia prima, la Mano de obra, las Máquinas, las Medidas, el Método y el Medio ambiente; conocidos como “Seis M”.

  • La Ausencia de aplicación de instrumentos estadísticos.

Existe una herramienta muy poderosa llamada Control Estadístico de Procesos, el cual es muy importante por su aplicación a la calidad y a la productividad, con su efecto indirecto en los costos y en los costos promedios por producto.

  • La Visión parcializada.

Se tiende al uso de la “Organización de Control” en lugar de la “Organización Participativa”, perdiendo el enfoque sistémico de toda organización, adoptando malas decisiones en el uso de los recursos, donde cada sector lucha por mayores presupuestos y donde reina entre los sectores la falta de colaboración, generando duplicación de actividades, subutilización de recursos y mayores costos de lo necesario.

  • La Ausencia de aplicación de Costos de Mala Calidad.

Muchas empresas suelen no llevar un registro de los costos de prevención, de evaluación y de fallas, lo cual es fundamental si se pretende competir en los actuales mercados con posibilidades de éxito. Cuando no se realizan estos registros, se están desconociendo los efectos que los costos de la mala calidad tienen sobre la empresa.

  • La Falta de análisis y evaluación en los diseños de productos y procesos.

Se recomienda concentrar más esfuerzo y recursos en las actividades de diseño, ya que así se obtendrán resultados con un menor costo total de los productos o servicios producidos. Los costos de diseño representan un 5%, como promedio del costo de producción, siendo responsables del 70% del costo total de los bienes o servicios producidos.

  • El Escaso énfasis en las fases de preproducción.

Las decisiones claves sobre diseño de producto, sus componentes y la tecnología de producción son tomadas en las etapas de la preproducción, y es cuando se compromete el 90 % del costo total.

  • El No hacer un uso óptimo del Costeo Basado en Actividades (ABC: Activity Based Costing).

Esta metodología facilita la estimación de los costos de líneas de productos o servicios, dirigiendo la atención de la dirección hacia áreas donde pueden reducirse dichos costos. Esto en virtud de que cuando se hacen los análisis los mismos parten de cero y en forma detallada, actividad por actividad.

  • No se enfoca debidamente la Gestión Total de la Calidad ni la Mejora Continua.

Frecuentemente los empresarios cometen el error de dirigir su atención sólo en el cumplimiento de especificaciones, haciendo a un lado la gestión total de la calidad (TQM: Total Quality Management), así como la filosofía y política que le dan sustento. Todo programa de Calidad debe estar acompañado de un sistema de mejora continua.

  • La Falta de aplicación de control de estándares.

Para el logro o concreción de los resultados deseados la empresa debe establecer y asegurar la existencia de “Estándares” y su cumplimiento, garantizando así que las actividades y procesos de la empresa sea más eficiente creando las condiciones para su mejoramiento. Conociendo los estándares como parámetros de referencia para la obtención de los resultados esperados, los colaboradores sabrán de manera cierta hacia dónde dirigir todos sus esfuerzos.

  • Falta de aplicación de control de desperdicios.

Para reducir los costos al nivel competitivo las empresas deben eliminar las actividades que no agreguen valor al consumidor, lo cual puede lograr con la aplicación de la regla denominada los “Seis Ceros”:

  • Cero inventarios.
  • Cero defectos.
  • Cero accidentes.
  • Cero reparaciones.
  • Cero papeles.
  • Cero tiempos de espera.

¿Dónde se dan los desperdicios o despilfarros?

  • Los siguientes son ejemplos típicos:
  • En los excesos de inventarios,
  • En las sobreproducciones,
  • Los tiempos de espera,
  • Las reparaciones y eliminación de productos con fallas,
  • Los movimientos innecesarios,
  • Los transportes internos excesivos e innecesarios.
  • Errores de diagnóstico.

Se refiere a la carencia de una metodología para diagnosticar eficazmente y en forma rápida.

  • Errores de implementación.

La puesta en marcha de la readaptación de los sistemas a implementar en la empresa, resulta inconveniente cuando la cultura organizacional no es considerada debidamente. Igual ocurre cuando no es analizado ni tomado en cuenta el comportamiento organizacional; dificultando la resistencia al cambio, debiendo considerarse los aspectos humanos y no limitarse sólo a los elementos técnicos.

  • Los Errores por falta de planificación.

Es fundamental que la planificación abarque lo estratégico, lo táctico y lo operativo de la empresa. La Falta de Planificación es típico de muchas empresas, olvidando que una buena planificación es muy importante ya que de ella se generan los presupuestos financieros que sirvan de conductores para el Control de Gestión como también para el propio Control Presupuestario.

  • Carencias de los directivos y niveles gerenciales.

Entre esas carencias se resaltan las siguientes:

  • Falta de visión sistémica,
  • Excesivo enfoque sectorial,
  • Falta en la capacidad de supervisión, liderazgo y motivación,
  • Ausencia de conocimientos en materia de comportamiento organizacional y psicología organizacional.
  • Pensar dentro de los límites,
  • Deficiente capacidad de inteligencia emocional,
  • Baja capacidad para la resolución de problemas y toma de decisiones.

Todas estas carencias llevan a una muy mala gestión empresarial, incidiendo en la falta de excelencia y relegando a la empresa a un marco menos competitivo.

  • Falta de cultura y disciplina para lograr bajos costos y reducirlos de manera continua.

¿Qué se requiere para mejorar de forma continua los niveles de calidad, costos y productividad?
R. Para lograrlo se requiere:

  • Una fuerte disciplina.
  • Una profunda ética de trabajo y una cultura que dé preeminencia a la investigación y desarrollo.
  • El logro de nuevos y mejores estándares.
  • Una continúa búsqueda de satisfacción al cliente.

Los resultados de cualquier búsqueda de mejoramiento serán circunstanciales o fracasarán, si no se cuenta con una cultura y una disciplina.

  • La Ausencia de controles.

Al reducir los costos se debe prestar atención a la metodología que se aplicará para controlar la evolución de las variables y objetivos planificados. Se recomienda implantar Controles de gestión y de Presupuestos, junto con el Cuadro de Mando Integral, los cuales permiten monitorear la evolución de dichas variables y objetivos, en una forma rápida y segura.

  • Falta de planes de mantenimiento preventivo.

Si una empresa pretende reducir sus costos sin tomar en cuenta planes y políticas de mantenimiento preventivo que eleve al máximo la productividad, reduciendo los tiempos de paros y las fallas ocasionadas, y reduciendo la necesidad de stock preventivos; estará llevando a la empresa a conservar la vieja estructura improductiva y consumidora de recursos. Cabe destacar que cuando la empresa no dedica suficientes esfuerzos y recursos al Mantenimiento Preventivo, se incurre en mayores actividades de mantenimiento correctivo, incrementando fuertemente los costos.

  • Descuidar la importancia de los sistemas de información.

El seguimiento de la evolución de los costos y la adopción de medidas rápidas y oportunas ante las desviaciones producidas, se verán impedidos si la empresa busca reducir los costos sin contar con un sistema de información exacto, oportuno y relevante.

  • No tomar debidamente en consideración la Calidad Total de Servicios.

El tratar de aplicar una política con la simple intención de reducir los servicios desmejora los mismos, por lo que es importante enfocar la atención en prestar un Servicio Excelente al Consumidor o un Servicio Cinco Estrellas, el cual sí facilita la obtención de significativos beneficios en costos, en ingresos y en rentabilidad.

Entre otros errores tenemos:

  • No adoptar medidas para el control de gastos como la energía y el teléfono.
  • No cambiar los métodos de trabajo antes de informatizar o automatizar procesos.
  • Medir la productividad sin adoptar medidas para su mejoramiento.
  • Falta de la debida atención a los recursos humanos.
  • Adquirir insumos y materiales sólo en función al precio y condiciones de pago.
  • No tener debidamente en cuenta la Curva de Experiencia.
  • Ausencia o carencia de software apropiados.
  • Falencias en materia de control interno.
  • No considerar debidamente la misión de la empresa.
  • No se toma debidamente en cuenta las habilidades, experiencias, capacidad y creatividad del personal.
  • Ausencia de trabajo en equipo.

Existen otros errores que comete la Gerencia al querer reducir costos, en esta entrega hemos querido mostrarles los más relevantes, para que usted como gerente o administrador de su empresa los evite y así su gestión será mucho más exitosa.