El Presupuesto y su Relación con La Dinámica Gerencial Moderna

La Dinámica Gerencial Moderna en las empresas utiliza todos los recursos disponibles, siendo uno de ellos el Presupuesto, que, al ser empleado de manera eficaz y eficiente, genera grandes beneficios. La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la planificación.

Visto así, el presupuesto es por excelencia, el medio para maximizar las utilidades y el camino a recorrer por la gerencia, encarando responsabilidades como las siguientes:
a.    Obtener tasas de rendimiento sobre el capital invertido aplicado, que satisfagan las expectativas de los inversionistas.
b.    Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, distribución, finanzas, mantenimiento), direccionando su esfuerzo hacia un objetivo común, delegando autoridad y asignando responsabilidades.
c.    Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no cubran con las metas que justificaron su implantación.

El Presupuesto y el Proceso de Dirección:

La función de los buenos presupuestos en la Administración de un negocio se comprende mejor cuando esto se relaciona con los fundamentos de la Administración misma, es decir, como parte de las funciones administrativas.

Y, ¿Cuáles son esas Funciones?

Son las funciones básicas del proceso Administrativo / Gerencial, siendo estas:

Planeación    OrganizaciónCoordinación   Dirección     Control        y
Evaluación

La Planeación y el Control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos esenciales del Proceso de elaboración de un Presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.

El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites razonables; mediante él se comparan unos resultados reales frente a los Presupuestos o planes, se determinan variaciones y se suministran a la Administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas. Sin presupuesto la dirección de una Empresa no sabe hacia cuál meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de inversión que merecen financiarse.

Importancia del Presupuesto:

El presupuesto es una herramienta de la administración, que cumple un rol importante para las misiones y funciones de una organización, dicho así, la administración es un proceso que comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo, para lograr los objetivos establecidos por la planificación en la organización. En este sentido, podríamos decir que el presupuesto se incluye dentro de las actividades que todos los administradores deben estar en capacidad de elaborar y llevar así todos los pasos de la administración para la preparación, planificación, elaboración y ejecución del presupuesto. Un gerente debe interrelacionar las actividades de la empresa procurando lograr un objetivo en común y fijar soluciones adecuadas.

Entonces, ¿Por qué los Presupuestos son Importantes?
a.    Los Presupuestos son útiles en la mayoría de las organizaciones como Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas.
b.    Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:

•    Establecer las estrategias a desarrollar y por medio del presupuesto las direcciona hacia lo que verdaderamente se busca.
•    Expresar sistemáticamente las actividades a realizar en un tiempo determinado.

c.    Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
d.    Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
e.    Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
f.    Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
g.    Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
h.    Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtra hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
i.    Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

Objetivos Generales de los Presupuesto.

Los principales Objetivos son:

  • Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
  • Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
  • Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

¿Cuáles son las Finalidades Principales del Presupuesto?

  • Planear los resultados de la organización en dinero y magnitudes físicas (Volúmenes). Se recomienda utilizar la Técnica del Costeo Basado en Actividades (ABC: Activity Based Costing), ya que facilita la estimación de los costos de líneas de productos o servicios, debiendo atender prioritariamente aquellas áreas donde pueden reducirse los costos. Esto en virtud de que los análisis se hacen partiendo de cero y en forma detallada, estimando primero la volumetría o magnitudes físicas, y luego asignándole los respectivos costos unitarios, hasta determinar el presupuesto total de cada actividad. El Presupuesto trabaja con base en los costos.
  • Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Los presupuestos se hacen por centros de costos y centros de beneficios. En el primero, se refiere a los gastos, por lo que se debe elaborar el Presupuesto de Gastos, el cual permitirá controlar todos los egresos o desembolsos que hará la empresa. En el segundo, cuando se habla de centros de beneficios que refiere a los centros que presupuestaria y contablemente estarán recibiendo y controlando los ingresos que genere la gestión de la compañía, lo que determina entonces la existencia del Presupuesto de Ingresos. Igualmente existe el presupuesto de inversiones para controlar los proyectos de inversión de Capital, que permite luego contabilizar los activos producto de esas inversiones.
  • Coordinar y relacionar las actividades de la organización. Los presupuestos bien estructurados deben responder a la estructura organizativa de la empresa, ya sea a un nivel corporativo, por divisiones, por unidad de negocios, luego por gerencias funcionales hasta llegar a los departamentos o unidades menores. De esa forma se van definiendo los códigos de cuentas, los centros de costos y los centros de beneficios. Existen Sistemas de Información (Software), muy avanzados con los que se pueden realizar todas estas acciones de estructura presupuestaria que se mencionan acá.
  • Lograr los resultados de las operaciones periódicas. Un adecuado sistema de información presupuestario facilita el monitoreo de los resultados por unidad, por departamento, por gerencia, por función, por unidad de negocio, por división y corporativo; todos con la periodicidad que se haya establecido como parámetro para medir, controlar y evaluar.

La Gerencia de Empresas que no utilice el Presupuesto como herramienta de Planificación y Control, actuará siempre bajo el “Síndrome del Bombero”, apagando fuegos cada vez que se presenten. Como el presupuesto es la expresión final en el proceso de planificación de toda organización, al no existir, se abre camino al desorden y al caos, lo que dificulta en gran medida el cumplimiento de los objetivos de la empresa y, por ende, la obtención de los márgenes de beneficios esperados.