El Control Interno y Esquemas de Fraude en Compras

En todas las empresas  de cualquier tamaño, de cualquier tipo y  en cualquier lugar, están presentes los Riesgos de Fraude en sus diversas formas.

Según las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), el Fraude es un «Acto intencional cometido por uno o más individuos de la administración, empleados o terceros, que conlleva el uso del engaño para obtener una ventaja injusta o ilegal». (NIA 240). Se refiere a administración pública o privada.

De acuerdo con la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE: Association of Certified Fraud Examiners), Fraude está referido a «Actividades / acciones con el propósito de enriquecimiento personal a través del uso inapropiado o sustracción de recursos / activos de una organización por parte de una persona«. Puede ser una o varias personas.
Un ejemplo está referido al Proceso de Compras, donde se pueden presentar situaciones en las que el responsable del mismo obtenga un beneficio o provecho personal de manera deshonesta, perjudicando a la empresa para la cual trabaja.

Entiéndase que un proceso de compras bien estructurado se complementa con las actividades de recepción, almacenamiento, custodia y despacho.

Posibles Esquemas de Fraude que pueden presentarse en la Gestión de Compras:

a. Solicitar o aceptar un soborno (coima, prebenda o regalo).
Es una práctica muy usual en el área de Compras y ocurre en dos vías; que el comprador lo solicite al proveedor, o que éste se lo ofrezca al comprador, para le coloquen órdenes de compra de manera preferencial y exclusiva, sin importar precio, calidad y tiempo de entrega.

En cualquiera de los dos casos, las dos partes intervinientes están recibiendo un beneficio personal, representando para el que lo recibe (el comprador), un ingreso de dinero adicional que no lo obtiene por a través del salario como empleado de la empresa compradora y, para el que lo otorga (el vendedor) representa un incremento seguro en sus ventas, pudiendo cumplir y/o rebasar la cuota o meta asignada por su empleador (la empresa proveedora o vendedora), percibiendo más dinero por las ventas (comisiones por ventas) o bonificaciones especiales adicionales a su remuneración ordinaria.

Cuando el comprador y el vendedor actúan en «acuerdo ilícito«, es lo que se denomina «Colusión» y, en este caso se trata de colusión externa.

b. Actuar en colusión con el proveedor.
Refiere al hecho de cuando el comprador y el vendedor actúan bajo un acuerdo ilícito para gestionar unas compras «ficticias» donde «nunca» se recibe la mercancía supuestamente comprada. También puede haber colusión interna entre el representante de «compras» y el responsable de «recepción» (en almacén).

Gestionar «Compras Ficticias» de mercancía que nunca se recibe, es otra de las prácticas utilizadas por los perpetradores de fraude. Se trata de «Proveedores Fantasmas» o «Empresas de Maletín» que no tienen respaldo financiero ni de otros activos (instalaciones físicas, maquinarias, equipos, personal), sólo disponen de un representante con su «Maletín», En varios casos esas empresas proveedoras no tienen ni siquiera asidero legal.

Cuando el proveedor interactúa con el comprador, éste le coloca órdenes de compra que al final del proceso no se cumplen o no se cierra satisfactoriamente. La mercancía nunca llega a los almacenes de la empresa, por lo que dentro de la empresa compradora concurren varios colaboradores para armar el expediente de compras, de tal manera que cubra  «aparentemente» todas las normas vigentes de la empresa, dándole visos de legalidad. Allí puede haberse gestado una mezcla de colusión, la interna más la externa.

 c. Riesgo de Fraude en el área de Almacén, Custodia y Despacho. ¿En qué Forma? 
En el área de almacén, custodia y despacho pueden presentarse riesgos que deriven en esquemas de fraude. Partamos del supuesto de que se trata de una empresa comercializadora de determinados productos que compra al mayor para vender. Cuando la empresa vende y algún comprador le devuelve la mercancía, puede suceder que al llegar de nuevo al almacén (o nunca regresa), la misma no es registrad en el sistema de información  como devolución en ventas, y tampoco s ele da nuevo ingreso (físico) al almacén, es decir, no se registra el movimiento de inventario, que identifique y asegure su reingreso físico y administrativo, pudiéndose desviar dicha mercancía a otro sitio que solo conocen la persona o las personas responsables de efectuar esas transacciones y/o movimientos.

Visto así, puede ocurrir colusión interna (ventas – almacén – despacho – transporte) y externa, con  la participación de algún representante del comprador o un tercero diferente de éste y del vendedor.

Como se puede apreciar, las tres situaciones expuestas son desviaciones que pueden generar típicos esquemas que conducen a la perpetración del Fraude. Existen muchos otros, éstos son sólo una muestra de ellos.

Por supuesto, esto generalmente ocurre cuando el sistema de control interno es deficiente o simplemente no existe como tal.

 ¿Qué se recomienda?

  • Diseñar adecuados mecanismos de control interno que incluyan el monitoreo o seguimiento, revisando y evaluando los procesos, para mejorarlos de manera continua; mecanismos que, además de permitir la detección de los riesgos, también dicten alertas tempranas o «banderas rojas» en tiempo real, que faciliten la toma de decisiones de manera oportuna.

Sea este el momento para mencionar como ejemplo, el caso de una empresa donde fueron detectadas varias irregularidades a pesar de contar con un buen sistema de control interno, con los mecanismos adecuados, incluidos los puntos de control bien estudiados y estratégicamente establecidos. La empresa viendo esta situación decidió adicionalmente designar un personal que denominó «Contralores o Controladores», debidamente preparados para efectuar verificaciones y validaciones que ya habían sido realizadas » supuestamente, por el personal responsable de las actividades en cuestión.

Una vez que estos controladores realizaron las evacuaciones periódicas de ciertos eventos, esencialmente a la recepción, almacenamiento y despacho, se observaron inconsistencias entre la nota de entrega de proveedor y la mercancía realmente recibida; nota de entrega del proveedor sin evidenciarse la existencia física de la mercancía «supuestamente comprada» y «supuestamente recibida».

  • Diseñar o contratar o instalar un sistema de información (software) adecuado que cumpla con los requisitos de control interno, incluyendo los tan recomendados rastros de auditoría. Los softwares más avanzados ofrecen todas las herramientas y ventajas para ejercer controles detallados desde una estación de trabajo, así como también se puede hacer uso de los circuitos cerrados de vigilancia con una red de cámaras y monitores, incluyendo un centro de control y monitoreo permanente.
  • Evaluar las capacidades y los comportamientos del personal responsable de cada una de las posiciones involucradas en esas actividades y procesos. esto incluye monitorear de manera permanente el estilo de vida de los trabajadores que se desempeñan en esas actividades. Los cambios bruscos en los estilos de vida de algunos trabajadores son síntomas que deben ser analizados e investigados para determinar las causas reales que motivaron esos cambios.

Ejemplo: si la remuneración de un trabajador no es de un nivel tal como para adquirir un automóvil de lujo del último año y, de repente se le ve pavonearse en uno, la empresa debe investigar el origen de los fondos que le permitieron a ese trabajador comprar ese vehículo.

También debe revisarse si los colaboradores o trabajadores designados en esos puestos de trabajo reúnen las capacidades, habilidades y destrezas requeridas en dichos cargos, verificando, además, si se cumplió el debido proceso de reclutamiento, selección y empleo.

  • Revisar y reforzar el proceso de Reclutamiento, Selección y Empleo: se busca que dicho proceso cumpla su función a cabalidad en cuanto a los controles inherentes al mismo para garantizar que, no solamente ingrese personal que cumpla con el perfil del cargo, sino que sea un personal honesto, íntegro, responsable y con la mejor actitud para el logro de los objetivos de la empresa.
  • Rotación Interna Planificada del Personal: existen varias posiciones en la estructura orgánica de la empresa donde debe procurarse una rotación interna bien planificada. Como ejemplo de esos puestos de trabajo tenemos: atención al público, compras, almacén, despacho, pagos, cobradores, entre otros.

¿Por qué debe hacerse esa Rotación?

La Rotación debe hacerse porque cuando un trabajador permanece, de manera ininterrumpida y por muchos años en la misma posición o cargo, tienden a crearse vicios que pueden derivar en riesgos, desde el no hacer bien el trabajo hasta prestarse para acciones ilícitas dentro de la empresa para la cual presta sus servicios.