Al emprender un negocio, por muy pequeño que sea, es de vital importancia que, desde el inicio, se apliquen mecanismos de control que le garanticen una gestión integral exitosa. Esto incluye la gestión de mantenimiento de sus instalaciones, maquinarias y equipos, para lo cual es necesario medir el desempeño de su gestión, y por ello se diseñan indicadores apropiados de control dicha actividad.

Las empresas tienden a menospreciar la medición del desempeño en la gestión de mantenimiento, lo cual es un error, ya que, sin importar el tamaño y la naturaleza de cada organización, es necesario medir el resultado de los trabajos ejecutados en esta área para determinar su comportamiento y su contribución al éxito de la gestión integral del negocio. Vale recordar que “lo que no se mide no se conoce, lo que no se conoce no se administra” y lo que no se administra no podrá ser mejorado.

Cuando van a definirse los indicadores, es importante contar con un sistema de información automatizado, que facilite el procesamiento rápido de la data necesaria. Los softwars actuales manejan la información en tiempo real, es decir, al mismo tiempo que ocurren los hechos. Al aplicar indicadores, además de conocer el valor del mismo, también es valioso determinar su evolución en el tiempo, lo que significa conocer su tendencia, la cual muestra el comportamiento progresivo cada mes, semestre a semestre, año a año, representando el verdadero seguimiento de la actividad bajo control.

Igualmente, debe fijarse un objetivo o patrón de referencia para cada indicador seleccionado, contra el cual se comparará el resultado real, de tal forma, que el informe que se genere sea fácilmente comprensible para cualquier lector, entendiendo rápidamente si el resultado ha sido bueno o no tanto. En este sentido, la tarea siguiente consiste en definir los indicadores a utilizar. Se recomienda tener cuidado porque existe el riesgo de utilizar algunos que sólo aportan una serie de números, que no ofrecen información útil, haciéndole difícil el proceso decisorio.

Por ejemplo, si se elige el indicador “disponibilidad de los equipos”, y se hace una lista de todas las paradas de cada uno de ellos que operan en la planta, indicando fecha y hora de su ocurrencia y su duración; sólo resultarán datos simples, los cuales no pueden ser considerados como base para tomar decisiones. A esto se le llama indicador plano.

Ahora bien, si a esa misma lista se le suman los tiempos que duró cada parada por equipo, y se calcula el tiempo que estos han estado dispuestos para producir, entonces se obtendrá una nueva lista con la disponibilidad real de cada equipo. Este será el indicador de gestión o desempeño.

Sí la empresa no cuenta con un sistema de información automatizado, puede implantar uno manual, recomendándole para los cálculos, desarrollar aplicaciones pequeñas como las que se hacen con hojas de cálculo, tal como lo ofrece el programa denominado “Excel”. Se Debe tener cuidado en la selección de los indicadores, en cuanto a su cantidad y la frecuencia con que deban obtenerse, la cual debe ser menor.

Indicadores de mayor utilidad (pueden escogerse aquellos que sean realmente útiles, y otros se pueden adaptar)

Índices de Disponibilidad

Disponibilidad Total

Es el más importante en mantenimiento y su cálculo es muy sencillo, ya que se obtiene al dividir el número de horas que un equipo ha estado disponible para producir y el número de horas totales de un periodo:

Disponibilidad Total = ∑ Disponibilidad de equipos significativos / N°. de equipos significativos.

Disponibilidad por Averías

Incluye sólo intervenciones no programadas.

Disponib. por avería = Horas totales – Horas de parada por avería / horas totales.

No toma en cuenta las paradas programadas de los equipos. Igual al anterior, se calcula la media aritmética de la disponibilidad por avería, para ofrecer un dato único.

MTBF (Mid Time Between Failure, tiempo medio entre fallas).

Permite conocer la frecuencia con que suceden las averías:

MTBF = N° de horas totales del período analizado / N° de averías

MTTR (Mid Time To Repair, tiempo medio de reparación).

Permite conocer la importancia de las averías que se producen en un equipo considerando el tiempo medio hasta su solución:

MTTR = N° de horas de paro por avería / N° de averías.

Indicadores de Gestión de Órdenes de Trabajo (OT)

Número de Órdenes de trabajo generadas en un periodo determinado

Es muy utilizado dada la sencillez para obtenerlo. La información que facilita este indicador es más representativa mientras mayor sea la cantidad media de O.T que genera la planta.

Número de Órdenes de trabajo generadas por sectores o zonas

Igual que en el caso anterior, dada la sencillez de su cálculo se justifica emplearlo.

Proporción de OT Sector (i) = N° de OT generadas sector (i) / Total de OT generadas

Número de Órdenes de trabajo terminadas o cumplidas.

Resulta útil conocer el número de Órdenes de trabajo terminadas, sobre todo en relación al número de órdenes generadas.

Proporción de OT Terminadas = N° de OT terminadas / Total de OT generadas

Número de Órdenes de trabajo pendientes

Muestra la eficacia en la resolución de problemas. Es absolutamente imprescindible, junto con los indicadores de disponibilidad, los de costo o el de emergencias. Es conveniente distinguir entre las O.T que están pendientes por causas ajenas a mantenimiento, de la otras por causas de acumulación de tareas o por mala organización de mantenimiento.

La OT pendientes pueden ser por repuesto, por parada de un equipo o por otras causas.

Porporción de OT pendientes = N° de OT pendientes / Total de OT generadas

Número de Órdenes de trabajo (OT) de Emergencia (prioridad máxima)

Las OT de emergencia son una referencia muy importante para conocer el estado de la planta. Si son pocas o ninguna, tenga la seguridad de que el estado de la planta es fiable; y si son muchas, se podrá pensar que el estado es deficiente. Resulta más valioso si se determina respecto del total de Órdenes Emitidas.

Proporción de OT de Emergencia = N° de OT emergencia / Total de OT emitidas

Horas estimadas de Trabajo Pendiente

Es la suma de las horas estimadas en cada uno de los trabajos pendientes de realización. Es un parámetro más importante que el número de órdenes pendientes, pues nos permite conocer la carga de trabajo estimada por realizar.

Índice de cumplimiento de la planificación

Su empleo es muy lógico, sin embargo, son muy pocas las plantas que lo implementan. Mide la proporción de órdenes que se terminaron en la fecha programada o con anterioridad, sobre el total de órdenes planificadas (eficacia).

Indice de Cumplim. de la Planific. = Total órdenes terminadas en la fecha programada o con anterioridad / Total órdenes planificadas

Desviación Media del Tiempo Planificado

Es el cociente de dividir la suma de horas de desviación sobre el tiempo planificado entre el número total de órdenes de trabajo.

Hay dos versiones:

  1. Desviación media sobre el momento de finalización: Cociente de dividir la suma del número de horas excedidas en cada OT sobre el momento estimado de finalización.

Retraso medio = ∑ Retrasos de cada OT / N° de OT

  1. Desviación media de las horas/hombre empleadas en un O.T. sobre las horas/hombre previstas:

Desviación media = ∑ Incremento de horas hombre en todas las OT / N° de OT

Tiempo Medio de Resolución de una O.T.

Es el cociente de dividir el nº de O.T. resueltas entre el nº de horas que se han dedicado a mantenimiento.

Tiempo Medio = N° OT resueltas / N° de horas dedicadas a Mantenimiento.

Índices de Coste. (Costos)

Existen dos parámetros que son utilizados de manera constante, que son los costos y la disponibilidad, en virtud de que aportan información determinante para la gestión, la cual afecta la rentabilidad de la empresa. Veamos sólo los más prácticos.

Costo de la Mano de Obra (MDO) por Secciones

Si la empresa se divide en zonas o secciones, es conveniente desglosar este costo para cada una. Cuando estas secciones disponen de personal fijo para mantenimiento, se considera el costo de cada persona adscrita a cada una. Si la empresa maneja un departamento de mantenimiento centralizado, el costo por cada sección se tomará con base en las horas aplicadas en cada trabajo realizado.

Costo de MDO por Sección (i) = Costo de MDO sección i / Costo total MDO mantenimiento

Costo de Mantenimiento Vs Costo Total

Conociendo el Costo Total de mano de Obra de Mantenimiento y el Total de Horas dedicadas a esta actividad, se pueden determinar los siguientes índices.

Costo promedio de hora de mantenimiento = Costo total de MDO de mantenimiento / Total de horas de mantenimiento.

Proporción costo de mantenimiento Vs. costo total = Costo total d emantenimiento / Costo total de la planta o empresa.

Coste de Materiales de Mantenimiento

Se pueden manejar todas las subdivisiones que se considere conveniente, pudiendo ser por secciones o tipo; por ejemplo, mecánico, eléctrico, repuestos genéricos y otros.

Costo de Subcontratos

Otras subdivisiones que se pueden hacer están referidas a los subcontratos por:

Índice de Mantenimiento de Medios Auxiliares

Consiste en sumar todos aquellos medios auxiliares que la empresa ha alquilado o contratado, tales como carretillas, elevadoras, grúas y otras herramientas.

Índices de Proporción de Tipo de Mantenimiento

Índice de Mantenimiento Programado o Preventivo

Se obtiene dividiendo el total de horas dedicadas a mantenimiento preventivo, entre las horas totales de mantenimiento.

IMP = Horas dedicadas a Mantenimiento programado / Horas totales de mantenimiento.

Índice de Mantenimiento Correctivo

Porcentaje de horas invertidas en realización de Mantenimiento Correctivo sobre horas totales.

IMC = Horas dedicadas a Mantenimiento Correctivo / HOras totales de mantenimiento

Índice de Emergencias

Porcentaje de horas invertidas en realización de O.T. de prioridad máxima:

IME = Horas de OT prioridad máxima / Horas totales de Mantenimiento

Mientras mayor sea el número de Órdenes de Trabajo de emergencia, peor es la gestión que se hace del mantenimiento. El caso extremo es el de plantas en las que no se trabaja con mantenimiento preventivo, sino que el mantenimiento se basa en 'crisis' o tienen el síndrome del bombero (viven apagando fuegos). Su índice llega al 100 %.

Una variante más sencilla de este índice consiste en dividir el número de OT de prioridad máxima sobre el número de OT total.

Índices de Gestión de Almacenes y Compras

Los procesos de compra o de almacén afectan considerablemente los resultados de mantenimiento, sean esas dos áreas responsabilidad de mantenimiento o de otros departamentos. En todo caso, conviene conocer si el funcionamiento de ellas afecta los resultados, requiriendo definir indicadores sencillos para conocer si su desempeño es eficaz.

Consumo de Materiales

Permite determinar el uso de consumibles y repuestos en tareas propias de mantenimiento, comparado con el total de materiales consumidos. Es muy útil si desea optimizar el costo en materiales y se expresa en porcentaje.

% consumo materiales en mantenimiento = Valor de materiales consumidos para mantenimiento / Valor total del material consumido.

Rotación del Almacén

Este indicador resulta de relacionar el valor total de los repuestos consumidos con el valor del material que permanece en almacén.

Rotación = Valor repuesto consumido / Valor del stock de repuestos.

Eficiencia en el Cumplimiento de Pedidos

Determina qué proporción representan los pedidos de materiales presentados a Compras que no fueron atendidos con más de tres meses de antigüedad, respecto del total de pedidos solicitados.

Eficiencia de compras = 100 – (peticiones de materiales no atendidas en un período dado / N° de pedidos cursados mismo período) x 100

Tiempo Medio de Recepción de Pedidos.

Muestra la demora promedio de un pedido desde que se realiza hasta que es recibido. Para su cálculo se puede utilizar el muestreo.

Tiempo medio de demora = ∑ demora de cada pedido / N° total de pedidos

Índices de Seguridad y Medio Ambiente.

Índice de Frecuencia (IF) de Accidentes.

Se determina dividiendo el Número de Accidentes sobre el número de Horas Trabajadas.

I.F. = (N° de accidentes / N° horas trabajadas) x 1.000.000

Índice de Gravedad (IG) o Severidad.

Este índice representa el número de jornadas pérdidas por cada millón de horas trabajadas.

I.G. = N° de días cargados por lesiones con pérdida de tiempo / N° horas trabajadas) x 1.000.000

Índice de permanencia de residuos en planta

Para calcular este indicador, se promedia el tiempo desde que se producen los residuos hasta que son retirados para su adecuada disposición.

Índice de frecuencia de incidentes ambientales. (IFIA)

Es el cociente entre en número de incidentes ambientales graves y el número de horas trabajadas:

IFIA = (N° de incdentes ambientales graves / N° horas trabajadas) x 1.000.000

Índices de Formación

Son útiles para medir el nivel de actividades de formación impartida a los trabajadores de Mantenimiento.

Proporción de Horas dedicadas a Formación

Porcentaje de horas anuales dedicadas a formación, sobre el número de horas de trabajo total.

% Horas de formación = Horas dedicadas a formación / Horas totales de mantenimiento

Proporción de Desarrollo del Programa o de cumplimiento del Programa de Formación

Mide el nivel de cumplimiento del programa de formación del personal de Mantenimiento. Es el Porcentaje que resulta de dividir el total de horas de formación realizadas sobre el total de horas de formación programadas para un mismo período en toda la empresa.

Existen indicadores, como los de formación, almacén y compras, seguridad y ambiente, entre otros, que deben ser calculados en todas las áreas, ya que cada una de ellas tiene una naturaleza distinta y los riesgos también son diferentes. Mantener correctamente las instalaciones, planta y equipos es de vital importancia para garantizar la capacidad productiva disponible, lo cual permite ahorrar en costos y generar mayor rentabilidad.