La Auditoria Interna como Técnica de Prevención y Detección del Fraude

Efiempresa.- La Auditoría Interna es una de las Técnicas de Control más utilizadas como método de detección de fraudes, no obstante, de acuerdo a las investigaciones realizadas por reconocidas empresas como KPMG y E&Y (Ernst and Young), han demostrado que con la Auditoria Interna apenas se logra alcanzar un nivel de detección de fraude entre el 10 y 12 por ciento de la totalidad de los casos.

Cerca del 44 % de los casos de Fraude son detectados por Denuncias, 14% mediante Revisión de Gestión,  13% a través de las Auditorías Externas.

¿Qué es Auditoría Interna?

Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

¿Por qué la Auditoría Interna como herramienta para detectar y prevenir el fraude, representa un porcentaje no tan significativo?

Porque es una actividad mucho más exhaustiva que aborda en detalle la evaluación de todo lo concerniente al sistema de control interno en la empresa, revisando minuciosamente cada proceso seleccionado para su evaluación, requiriendo además la aplicación de más esfuerzo en cuanto a tiempo y otros recursos.

No todas las empresas tienen la capacidad organizativa o económica para mantener, en términos de costos, un departamento de Auditoria Interna, el cual debe ser conformado por profesionales de alto nivel debiendo ser bien remunerados.

A pesar de lo antes expuesto, Auditoría Interna sigue siendo una excelente metodología para prevenir y detectar el Fraude, dependiendo de su aplicación, es decir, lo más recomendable es aplicar la Auditoria bajo el esquema preventivo, realizando las evaluaciones previas a la ejecución de ciertas actividades o procesos y/o durante la ejecución de los mismos.

En otras palabras, estas evaluaciones son más exitosas ejerciendo el Control Previo, es decir, antes de ejecutar la actividad o iniciar un proceso; y el Control Recurrente que se realiza durante la ejecución de la actividad o con el proceso en marcha. La tercera modalidad llamada Control posterior o Auditoria Forense, también es muy utilizada, recomendando más las dos primeras.

Cuando las auditorias son realizadas por profesionales capaces, idóneos, imparciales y objetivos, y reportan al nivel más alto de la organización, como a la Vice Presidencia, se obtendrán los mejores resultados de las evaluaciones realizadas.

¿Cuál es la responsabilidad principal de Auditoría Interna en las Investigaciones?

Auditoría Interna tiene la responsabilidad de apoyar en la disuasión del fraude mediante la evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de control interno.

Para obtener La Evidencia de Auditoría se aplican una serie de elementos o herramientas, estos son:

a. Técnicas de Auditoría: se aplica la estadística en cuanto a la determinación de muestras para el análisis de la información, así como otros métodos cuantitativos.
b. Pruebas de Auditoría: mediante la aplicación de procedimientos sustantivos y/o métodos (técnicas) para fundamentar su opinión y conclusiones sobre los estados financieros y otras actividades materia de la auditoría.

c. Se determinan Hallazgos: que son las observaciones o conclusiones resultantes de la aplicación de las técnicas y pruebas de auditoría.
d. Se soportan Evidencias: la evidencia de auditoría es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales sustenta o soporta su opinión.
e. Papeles de Trabajo: es la recopilación de toda la documentación impresa y demás soportes físicos que respaldan las técnicas y pruebas utilizadas, así como las observaciones resultantes de la evaluación. Incluye el documento de la Planificación de la Auditoría, El programa de Control Interno y el Informe Final de la Auditoría.

Características de la Evidencia:

La evidencia de auditoría obtenida por el auditor debe reunir las siguientes características:

a. Competencia: consiste en la “medida de la calidad de evidencia de la auditoría y su relevancia para una particular afirmación y su confiabilidad”. La evidencia es más confiable cuando se basa en “hechos y datos” más que en criterios.
b.  Suficiencia: se refiere a la “medida de la cantidad de evidencia de la auditoría”. Debe tenerse en cuenta la posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia.

Una evidencia se considera competente y suficiente si a su vez cumple las características siguientes:

  • Relevancia: la evidencia es relevante cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de la auditoría.
  • Autenticidad: la evidencia es auténtica cuando es verdadera en todas sus características.
  • Verificabilidad: Es el requisito de la evidencia que permite que dos o más auditores lleguen por separado a las mismas conclusiones, en iguales circunstancias. Si diferentes auditores llegaran a distintas conclusiones examinando el mismo asunto, entonces no cumple con este requisito.
  • Neutralidad: esto quiere decir que la evidencia debe estar libre de prejuicios. El objeto de estudio es neutral cuando no es diseñado para apoyar intereses especiales o particulares.

Para obtener evidencia Suficiente y Competente, se deben aplicar dos tipos de Pruebas.

a. Pruebas de Control: que son realizadas para obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema de control interno y de la contabilidad.
b.Pruebas Sustantivas: Consiste en examinar las transacciones y la información producida por la entidad bajo examen, aplicando los procedimientos de auditoría, con el objeto de validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros.

El auditor, para obtener evidencia, también utiliza los siguientes procedimientos:

a. Inspecciones: Comprende la inspección documental y el examen físico.

Inspección Documental: consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles.
Examen Físico: es la técnica mediante la cual el auditor verifica la existencia de los activos tangibles para obtener evidencia en la auditoría.

b. Observación: Consiste en presenciar un proceso o procedimientos que están siendo realizados por otros; por ejemplo, la observación que hace el auditor del conteo de inventarios por personal de la entidad o el desarrollo de procedimientos de control.

c. Indagación mediante Entrevista: Comprende la búsqueda de información adecuada, dentro o fuera de la organización del cliente. Las indagaciones pueden ser por escrito y en forma oral, y deben documentarse.

d. Confirmación: Consiste en obtener la respuesta a una pregunta o solicitud, para corroborar la información obtenida en los registros contables, por ejemplo, emitir circulares o comunicaciones para bancos comerciales, cuentas por cobrar de clientes, entre otros, para confirmar los saldos vigentes que aparecen en los estados financieros.

Las confirmaciones pueden ser orales o escritas; las manifestaciones por escrito, bajo la forma de carta de manifestaciones dirigidas al auditor, generalmente estarán firmadas por funcionarios responsables.

e. Cálculo: Se refiere a comprobar directamente la exactitud aritmética de los documentos de origen y de los registros contables, o desarrollar cálculos independientes comprobatorios.

f. Procedimientos Analíticos: Se utilizan los índices y tendencias significativas para determinar la liquidez, posición financiera, capacidad de endeudamiento, rentabilidad y gestión empresarial; así como, las fluctuaciones y relaciones inconsistentes en los componentes del balance general y estado de resultados. A través de esta información se lleva a cabo una adecuada planificación y desarrollo de la auditoría.

Estos procedimientos proporcionarán una fuente importante de evidencia durante la auditoría y constituirán una parte importante de la evaluación de la racionalidad general de los estados financieros al momento de formarse una opinión sobre tales estados.

g. Comprobación: El auditor dedica la mayor parte del tiempo durante la auditoría a los asuntos donde es mayor la posibilidad de error o información equivocada. Un método muy utilizado para determinar estas áreas es la comparación.

De acuerdo con las Pruebas, Técnicas y Procedimientos aplicados, la Evidencia resultante puede ser:

  • Física: Obtenida mediante la inspección y observación directa de actividades, bienes o sucesos. Ejemplos: Memorándum con resultados de la inspección, fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales.
  • Documental: Consistente en información elaborada, como contratos, registros de contabilidad, facturas, y documentos relacionados con su desempeño.
  • Testimonial: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de indagaciones o entrevistas.
  • Analítica: Que comprende cálculos, comparaciones, razonamientos, y separación de la información en sus componentes.

Conociendo el rol principal de Auditoría Interna, los elementos y herramientas que utiliza, la importancia de la Evidencia a través de sus características, pruebas y procedimientos para obtenerla, así como sus características, podemos entenderla mejor como una Técnica efectiva para la prevención y detección del fraude. Como puede apreciarse en la Auditoría se aplican criterios científicos, teniendo como soporte fundamental que “su accionar se basa en hechos y datos”.