¿Cómo Hacer de la Profesionalización en Compras un Generador de Utilidades para su Empresa?

La  Necesidad  de  Mejorar  las  Utilidades  es la razón principal por la cual se requiere contar con verdaderos profesionales en las compras.

Se ha determinado que las utilidades de las compañías se logran mediante la administración eficiente de todos los recursos y el adecuado control de los gastos, siendo una enorme responsabilidad en en todas las áreas de la organización.

Ahora bien,

¿Se puede considerar a la Gestión de Compras como una de las principales fuentes generadoras de utilidades?

La Respuesta es SI. La Calidad y Oportunidad para efectuar las negociaciones en las compras influyen considerablemente en la generación de dichas utilidades.

¿De qué Forma?

Teniendo personal altamente calificado y profesional en la función de compras. Esto le asegura a la organización ventajas frente a sus competidores, reconocimiento de los clientes y de los proveedores, redundando en la obtención de utilidades producidas en dichas operaciones de compras.

¿Cuál será la primera responsabilidad del comprador?

En el desempeño de sus funciones, el comprador tiene la responsabilidad de contar con los productos de manera oportuna y hacer que los mismos generen buenos márgenes de utilidad, fijando unos precios de venta que sean competititvos. Esto no resulta muy fácil, ya que debido a los altos gastos de operación y a la agresividad de competidores actuales y nuevos, que manejan precios bajos como la mejor estrategia competitiva, los márgenes de utilidad suelen verse reducidos a su mínima expresión, haciendo difícil que una empresa pueda competir con una variable tan importante.

¿Además  de  las Variables Precio-Costo y Costo-Venta (precio-venta), qué otras debe tomar en cuenta?

No solo es importante que el comprador considere la variable precio-costo (compra) y la variable precio-venta (venta efectiva), sino qe también existen otras variables adicionales con las cuales puede contar, entre estas se pueden mencionar:

a. La Forma de Pago.

En la medida que el comprador logre un financiamiento por parte del vendedor o proveedor, es decir, comprarle a crédito en los mejores términos en cuanto a precio y plazo para pagar, sin descuidar los aspectos referidos a calidad, cantidad y tiempo de entrega; estará logrando mantener el precio acordado y adecuado, sin incrementar el precio de compra del producto o de la materia prima que esté adquiriendo, contribuyendo de esta forma con una mejor gestión del flujo de efectivo en la empresa y, en consecuencia, a un acrecentamiento en las utilidades.

b. La Rotación del Producto.

Para poder lograr una mayor rentabilidad (utilidad) en la empresa, el profesional en compras debe apoyar la gestión de inventarios procurando que los productos o materias primas comprados se correspondan con aquellos elementos o renglones de mayor rotación. Debe identificar cuáles son los ítems que no rotan o que rotan muy poco, para no incurrir en compras innecesarias. Mercancía que no rote en inventario es capital inmovilizado que genera pérdidas materiales y financieras para la empresa. Sea oportuno recordar que, en muchos países, los inventarios son pechados con ciertos impuestos.

c. La Satisfacción del Cliente.

Uno de los principales objetivos en toda empresa consiste en lograr la más alta satisfacción del cliente hacia el cual están dirigidos sus productos. Los clientes satisfechos comprarán más y emitirán buenas recomendaciones  o referencias de la empresa como proveedor, incrementando considerablemente las ventas y, directamente, las utilidades.

Adicionalmente, en las empresa se requiere que sus administradores de compras sean creativos y utilicen todos los recursos disponibles para poder mantener el equilibrio entre ser competitivos y ser rentables.

¿Qué se requiere entonces del Profesional en Compras para que su Gestión genere más Utilidades?

El profesional en compras en su reto para contribuir al incremento de las utilidades de la compañía y, poder responder adecuadamente a las exigencias tanto de su empresa como del cliente, requiere poseer las siguientes características:

a. Ser más Profesional.

No sólo por un título que le respalde, sino que debe entender que sus decisiones y relaciones con los proveedores están basadas en la importancia de la información, en el análisis responsable y serio de las cifras, así como también en los argumentos que los proveedores deben saber justificar, sostener y respaldar. El comprador debe, principalmente, defender o respaldar los objetivos de su empresa, por encima de los intereses particulares del proveedor.

b. Tener orientación hacia el Marketing.  (Mercadeo en sentido más amplio).

El comprador profesional de la era moderna necesita conocer todas las variables del Marketing y la importancia de cada una de ellas, entendiendo que para tomar sus decisiones debe tener en cuenta la Satisfacción del consumidor o Cliente, las oportunidades del mercado, las debilidades y fortalezas de la competencia, y por supuesto, las políticas y necesidades de la empresa que representa.

c. Actualizarse Permanentemente.

Este comprador de hoy debe entender que necesita adquirir  herramientas de conocimiento que le refuercen su seguridad ante el proveedor, en virtud de que es la única y mejor forma de sobresalir en ambientes altamente competitivos y, además, lograr el éxito en las negociaciones inherentes a su cargo.

d. Poseer un eleveado conocimiento de sus Competidores.

El comprador moderno debe dedicar buena parte de su tiempo a visitar, conocer e investigar qué hace la competencia, aprovechando este conocimiento para mejorar su capacidad de negociación y su habilidad para la toma de decisiones. Debe comprender que la mayor y mejor herramienta con la que puede contar un negociador es «La Información». Su éxito se basa en conocer las debilidades y fortalezas de la competencia, al igual que las amenazas y oportunidades que le presenta el mercado.

e. Ser Competitivo y Cooperativo.

En  toda negociación existen esos dos elementos, el ser cooperativo y el ser competitivo. El comprador debe fomentar más ese espíritu cooperativo y dirigir parte de su esfuerzo en llevar al vendedor a ese terreno.

f. Ser más Financiero.

El comprador debe tener ciertas habilidades y destrezas para el análisis de las variables y de las cifras relacionadas con su gestión, convirtiéndose en un Generador de Utilidades, y para ello debe conocer las fuentes que generan las mismas mediante el análisis de las cifras, la comparación, la iniciativa y principalmente, de su responsabilidad con su empresa y sus proveedores.

Ejemplos de esas variables tenemos: crecimiento en ventas, margen de utilidad sobre la venta, margen de utilidad respecto a los costos, incremento en precios, rotación de inventario y su significado; tiempo promedio de inventarios (duración de inventario), tipos de descuentos, rentabilidad y sus componentes; participación del mercado y otros más.

g. Estar más Informado.

El comprador actual requiere estar consciente de que debe conocer y saber interpretar la variedad de estudios, gráficas, tendencias y toda la información que tiene a su disposición. Una fuente rápida y poderosa de información la constituye la Internet, la cual puede utilizar el comprador para acrecentar su poder negociador en la medida que conozca nuevas alternativas de productos, proveedores, precios y condiciones, que están a la orden del día en el mercado.

h. Por último y no menos importante, el Comprador moderno debe estar Mejor Preparado.

Los compradores deben asumir su rol de manera responsable, entendiendo que las empresas tienen la necesidad de contar con idóneos y expertos profesionales en el área de compras, sabiendo que le van a exigir que se prepare para negociar con sus proveedores.

 ¿De qué manera puede el comprador prepararse mejor?

Son muchas las formas o los medios a través de los cuales el comprador moderno puede prepararse para enfrentar mejor al vendedor, sin embargo, mencionemos las más sencillas:
1. Realizando verificaciones de precios de sus competidores.
El objetivo es tener control sobre la competencia, lo que le ayudará a mantener una posición competitiva o lograr condiciones que mejore su rentabilidad.
2. Realizando comparaciones entre proveedores similares.
Se recomienda identificar a los proveedores que ofrecen una misma gama o línea de productos, así como las condiciones que ellos ofrecen, antes de sentarse a negociar con un vendedor en particular. Debe procurar entonces que su proveedor le ofrezca condiciones similares de aquel o aquellos proveedores que ofrezcan las condiciones que representan el mayor beneficio en descuentos, plazos y demás bonificaciones, así como en el nivel de servicios.
3. Actuando de acuerdo al plan de mercadeo de la compañía.
El comprador debe tener bien claro «hacia dónde» va su empresa, es decir, cuáles son los objetivos de su compañía, los cuales deben estar expresados en su plan de mercadeo, orientando todas sus estrategias y habilidades de negociación hacia el logro de dichos objetivos.
4. Apoyándose en otras áreas de la empresa.
El comprador debe trabajar en coordinación con otras áreas y propiciar un apoyo mutuo que garantice el logro de los objetivos esperados. Una empresa es un organismo sistémico y como tal,  deben interactuar todas sus partes de manera interdependiente y sincronizada para que cada función haga su respectiva contribución al éxito de la gestión integral de la organización.
5. Realizando estudios propios.
Esto le permitirá tener argumentos al momento de hacer frente a sus proveedores y así mejorar su gestión. Además de contar con información sobre las variables externas, es necesario que el comprador realice sus propios estudios internos de crecimientos, ranking de proveedores, categorías o departamentos; participación de proveedores y marcas.

En una entrega previa se esbozó sobre cuatro aspectos que conforman el perfil del Comprador, recordemos: Actitud Personal, Conocimiento del Producto, Habilidad en Compras y Habilidad Personal. Con estos cuatro elementos se enmarca lo que un profesional en Compras debe poseer para contribuir a la Generación de Utilidades en la empresa. Es importante aclarar que estos factores son váildos para definir el perfil del vendedor, con la excepción de que se hablaría de Habilidad en Ventas. Es como si viéramos la otra cara de la moneda.