¿Por qué es Conveniente La Profesionalización en las Compras y de Dónde Proviene?

En términos convencionales o tradicionales, un profesional es identificado como la persona que ha logrado terminar estudios superiores hasta la obtención de un “Título”, no obstante, un verdadero profesional además de estar respaldado por un título universitario o por la experiencia adquirida en su campo, debe estar en condiciones de aportar un enfoque estratégico en su trabajo, entendiendo las estrategias y políticas de la empresa y, por supuesto, identificándose con ellas.

Un profesional debe recoger y asimilar la información que a diario recibe a través de diferentes medios, con el objetivo claro de mantenerse actualizado y sacar de ella el mayor provecho que pueda en beneficio de la organización.

Ahora bien, ¿De dónde proviene la profesionalización?

Son varias las fuentes que nutren al profesional para llegar a ser una persona con una capacidad segura en un campo de ocupación particular, con una mente abierta e inquisitiva, que realice continuos esfuerzos para mejorar sus conocimientos al servicio de la empresa u organización en la cual presta sus servicios.

Entre esas fuentes tenemos:

1.    La Educación.

¿Qué buscan las empresas en los vendedores?
Las empresas serias y organizadas buscan y prefieren vendedores que sean verdaderos profesionales, con avanzada formación académica y a su vez complementada con seminarios y cursos especializados. Adicionalmente, deben estar preparados hábilmente para vencer tanto la dura resistencia de la actitud prevenida de los compradores como la agresividad de la competencia.

Ante ese escenario, ¿Qué debe hacer el Comprador?
Por todo esto es indispensable que en la actualidad el comprador debe procurar elevar cada vez más su nivel de educación mediante la práctica de las normas, principios y valores que se han definido para su labor en la empresa. Este es un aspecto ya tratado en una entrega anterior cuyo título es “La Interacción Comprador – Vendedor en el Proceso de Negociación de la Gestión de Compras”.

En cuanto a la educación se mencionan dos tipos, la formal y la informal. La educación formal se adquiere en la Universidad mediante la obtención de un “Título” en un área de conocimiento determinada; y la informal, llamada también autodidacta, se adquiere gracias a la vocación y el interés personal en profundizar y mejorar los conocimientos sobre las compras.

¿Cómo lograr esa educación informal?

La educación informal se logra leyendo libros y revistas especializadas en el tema, asistiendo a seminarios, cursos y convenciones, viendo películas; intercambiando Experiencias con colegas de la misma empresa y de la competencia; asistiendo a reuniones con proveedores, entre otros.

2.    La Experiencia.

¿De dónde proviene la experiencia?
R. Proviene de las vivencias diarias y la participación activa en diferentes situaciones que se presentan en los negocios, dando al comprador mayor seguridad y madurez para gestionar con propiedad los asuntos que le competen en su cargo. La experiencia es muy necesaria
Una sólida base para actuar con seguridad y propiedad se va formando y se ve reforzada por elementos como: el trato con los proveedores y los colegas, el resultado de las negociaciones realizadas y los errores cometidos.

3.    La Actitud.

¿Cómo debe ser la actitud del Comprador?
El comprador debe tener una “actitud positiva” para realizar sus funciones, convirtiéndose en un promotor de buenos negocios siempre y cuando tenga el cuidado de tomar las medidas de precaución, aprovechando su experiencia en beneficio de su empresa.
El sentido de pertenencia hacia su organización es una característica que debe reflejar la actitud del comprador, desempeñando con igual responsabilidad y cuidado con la que el dueño administra su negocio.

4.    El Deseo de Contribuir.

El verdadero comprador profesional debe tener ese deseo de contribuir como su mayor deseo y obsesión, debiendo desechar los celos y egoísmos para enseñar y compartir sus conocimientos con sus colegas dentro de la misma organización. En este orden de ideas, el comprador con mucha experiencia y sólidos conocimientos en su área debe estar presto a formar al personal que recién se incorpora para aprender y trabajar en este campo sin secretos ni otra cosa que ocultar.

5.    Vocación para Asociarse.

¿Cuál es el motivo por el que el profesional en compras busca asociarse? 
R. El profesional en compras siente que tiene la necesidad de unirse a otras personas que practican la misma actividad o profesión con el objeto de intercambiar conocimientos e ideas, y así poder fijarse objetivos claros que le faciliten o permitan elevar su nivel profesional.

Un ejemplo notorio de asociaciones para comprar se ha materializado en Francia con la creación de cinco “Centrales de Compras” que lograron concentrar más del 85 % del comercio del sector de alimentos y productos de consumo masivo. Lo negativo del accionar de estas centrales por el poder que tienen, es cada día deterioran más y más las relaciones con los proveedores y la comunidad de consumidores finales, lo que ha obligado a que el Estado intervenga.

Ahora veamos: ¿Por qué es conveniente la Profesionalización?

Al hablar de la Gestión de Compras, no se está haciendo referencia a la simple acción de comprar por comprar, se trata de una función que debe cumplir con ciertos objetivos claves que contribuyan a su vez con la obtención de mayores beneficios para la empresa, por lo que la profesionalización es muy importante.

Entre las ventajas de la profesionalización en las Compras, se destacan:

a.    Necesidad de Mejorar las Utilidades.
Esta razón sería suficiente para justificar la necesidad de contar en la Función de Compras con verdaderos profesionales.
El objetivo primordial de toda empresa consiste en mejorar sus utilidades, las cuales no se obtienen sólo de las Ventas, sino que se logran en el propio inicio de la operación, es decir, en Las Compras.
Cuando se habla de utilidades se debe aclarar que las mismas no sólo se ven reflejadas en las cantidades de dinero que son generadas como ganancia, sino también en la conveniencia, oportunidad, necesidad, calidad y cantidad que se adquiere al cerrar la compra.
Una excelente gestión en el proceso de compras será la garantía reflejada en esas cantidades de dinero sean cada vez mayores.

b.    Cambio de Imagen.

¿Por qué cambiarle la imagen a la Función de Compras?
Tradicionalmente la función de compras ha venido adquiriendo muy mala reputación, ya que se trata de un área donde existen riesgos de fraude, es decir, individuos inescrupulosos han visto en esa área la oportunidad o una manera fácil para enriquecerse en forma ilegítima.

Por la razón antes expuesta es que las empresas se han esforzado en colocar en esos cargos claves, a personas que cumplan con el requisito fundamental de parecer y ser honradas, dejando de lado otros factores que resultan determinantes en el correcto desempeño de la función e incidiendo de manera directa en las utilidades y demás funcionamiento de la empresa.

Por múltiples razones el concepto que se tiene y que prevalece acerca de quienes se desempeñan en de compras, no es el más positivo.

En tal sentido, las empresas le han otorgado a la función de compras mayor importancia, reconociendo la necesidad de contar con verdaderos profesionales en esta área, con el objetivo de lograr un mejor entendimiento con los proveedores, conocer integralmente el negocio, tomar decisiones rápidas e inteligentes y, en consecuencia, proyectar una nueva imagen de la empresa.

c.    Las Compras controlan entre el 70 % y el 80 % de los Costos.

¿Qué significa esto?

Las empresas comerciales están destinando cerca del 70 % de los ingresos por ventas al pago de proveedores por concepto de compras de mercancía. Con sólo desviarse de manera significativa el manejo de inventarios se puede generar una situación de iliquidez en la compañía. Los activos más líquidos en una empresa están representados por Efectivo (caja y banco), cuentas por cobrar (ventas a crédito) y el Inventario.
Un inventario inmovilizado genera altos gastos administrativos y financieros (es capital inmóvil), por lo que las políticas de inventarios se están volviendo más exigentes considerándose objetivos de la gestión integral para lograr una gestión eficaz y eficiente.
Visto así, es por ello que la empresa requiere de compradores Profesionales que sepan además de comprar, administrar un inventario muy bien balanceado y así poder contribuir a que la administración logre una liquidez permanente.

d.    Necesidad de Reducir los Gastos.
Partiendo del hecho de que los inventarios tienen una alta incidencia en los gastos generales de la empresa, es primordial que el profesional de compras contribuya a la disminución de los mismos, procurando mantenerlos balanceados, evitando gastos financieros, productos obsoletos y disminuyendo el número de renglones agotados, los cuales generan pérdidas en ventas y desmejoran la imagen de la compañía.

Dos ejemplos de causas que aumentan o disminuyen los gastos, dependiendo de cómo se administren: 

  • Efectuar pedido de tamaño reducido en número de referencias y cantidad solicitada, lo que implica un mayor gasto en tiempo de elaboración de pedidos, papelería, recepción de mercancía, legalización de los documentos, productos agotados y generación de más pagos.
  • Traslados o devoluciones de mercancías de poco valor en los que se utilizan medios de transportes costosos e inadecuados. En este caso se recomienda agrupar varios traslados para aprovechar al máximo el transporte a utilizar, al mismo tiempo de utilizar rutas pre establecidas.

Conociendo las fuentes de la profesionalización y sus ventajas con relación a la gestión de compras, se entiende mejor su importancia y su conveniencia.